開會通知單的3個概念

開會通知單有3個概念

開會之前一定要發開會通知單,有何依據?

依公文程式條例第2條第6款  其他公文:開會通知單、會勘通知單(註1)等,若不依就不能開會嗎?「條例」是法律的位階(註2),若不依法其會議是無效的,這是開會通知的第一個概念。

註˙1 : 公文程式條例第2條
公文程式之類別如下:
一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文。
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

6、其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如: (1) 書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使 用。 乙、舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情,寄送普 通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時 均可使用,其性質不如函之正式性。 (2) 開會通知單或會勘通知單:召集會議或辦理會勘時使用 。

註2:中央法規標準法
第2條 法律得定名為法、律、條例或通則。

第3條 各機關發布之命令,得依其性質,稱規程、規則、細則、辦法、綱要、標準或準則。

召開理事會、監事會需於會議7天前發文(註3),是依督導各級人民團體實施辦法第3條,「辦法」是行政命令(註2),若違法,由主管機關行文糾正,建議在會議前10天發文,這是第2個概念。

註3:督導各級人民團體實施辦法  第5條  人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。

會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。

會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。

主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

有人提問為什麼要從會議前7天提早到10天?  若是依七天前發文,5天前提交提案,若稍為擔擱,超過5天,就喪失行使提案權的權利了,3天前要將提案彙整排序,然後再發文告知出席人當次會議的所有提案,其目的是要讓出席人在會議前對提案做準備,這是第3個概念。

尤其是第3個概念,若缺此步驟,出席人提交提案,只有提案人自己知道有這個提案,其他出席人一無所知,怎樣讓出席人在會議前知道該次會議的所有提案,一定要在開會通知單宣告。

因此建議在開會10天前發開會通知單,在通知單上告知出席人應於會議前7天提交提案,在會議4天前應將所有提案排序並告知出席人,才有機會讓會議發揮到最高的效率。

請參閱新竹市議會議事規則第8條 議員與市府單位需於會議前7天提交提案(註4),在開會前5天需將提案送達議員與市府單位(註5),然這個程序有9成的團體沒這樣做,使得出席人在會議當天簽到時,才看到所有的提案,合理嗎?不合理就要立即改善。

註4:新竹市議會議議事規則
第 八 條 議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員四人以上之連署;市規章之提案, 應有議員總額五分之一以上之連署。

二、市政府提案,以府函提出。 前項提案均應於大會開會七日前以書面提出,但經大 會同意之緊急提案不在此限。

註5:新竹市議會議議事規則
第 二十 條 本會議事日程由議事組編擬經程序委員會審定後,於開會五日前送達各議員及市政府。 前項議事日程,得提報預備會議。 第一項所定送達時限,如因緊急或臨時決定召開之臨 時會,不在此限。

想讓會議有始有「終」,應在開會通知單上告知預定散會時間,才不會讓開會開了7小時的人,在凌晨2點散會時,拍照為證,認為是很了不起的事!

若不做此告知,有可能被主席綁架,要求議案需全部議決後,才能散會!

陳勁達 筆 2018/11/22

 

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百人群聚習議事 習練演試品新知

百人群聚習議事 習練演試品新知

2018第4場議事公益講座6/15下午在新北市議會揭開序曲,由新北市議事效率促進會主辦,台灣議事效率促進會與中華民國健言社協辦,在主協辦單位的大力宣傳下有百人登記參加,竟然有8成的人是第一次來聽講。

從「議事123 權益不受傷」開鑼,1是一套議事規則,沒有規則就是沒有對錯,依規則議事是最基本的概念;2是規則處處展現民主與效率的核心價值,民主就是人人平等,相互尊重,不是一個人說了就算,效率更是藏在規則裡;3是開會的目的在解決問題,其3步曲是動議、討論、表決。

學習就應學以致用,現學現用是最實際,「習練演試」是此課程學習的高潮,將講授的討論5要領-請求發言地位、聲明發言性質、不得發言離題、一時不議二事、發言限次限時等發揮的淋漓盡致,在有限的時間內讓大家見識到會議的好、會議的美、會議在解決問題。

陳勁達 筆 2018/6/19

西螺青商顯真情 台灣議效展議聲

西螺青商顯真情  台灣議效展議聲

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主席何來2票之說?

主席何來2票之說?

您聽過民主會議的主席有2票之說嗎?這是有些會議人不明究理,張冠李戴的誤解所致。

表決有5種方法(註1),舉手、起立、唱名、正反兩方分立表決等4種表決方式都是公開表達個人的意向,若表決為正反雙方同數時,主席不表示意見為否決(註2),主席是出席人,也有表決權,主席若要參加表決,須公開聲明加入贊成方,因主席的聲明,使得贊成票數多於反對,此議案為通過(註3)。

若行使投票表決時,主席與在場出席人要一起領票,主席若不領票,意謂主席棄權,當開票後,正反雙方為同數時,以抽籤定之(註4)。

然有些主席與出席人一起領票,開票後,遇到正反雙方同數時,主席卻說他可以表達加入贊成方,使其議案為通過,這就是主席有二票之說的訛傳。

主席若不領票,是意謂主席棄權,開票後,若正反雙方同數時,主席卻說他要表達加入贊成方,試想出席人都是秘密投票,開票後同數時,主席卻公開表達他的投票權,與會眾格格不入。

切記!當行使投票表決時,主席與出席人要同時領票,主席不領票,代表主席棄權。

陳勁達 筆 2018 / 5 /16

註1:會議規範第55條    表決之方式
表決應由主席就左列方式之一行之,但出席人有異議時,應徵求議場多數之意見決定之。
(一)舉手表決。(或用機械表決。)
(二)起立表決。
(三)正反兩方分立表決。
(四)唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。
出席人應名時,應起立答應﹁贊成﹂,﹁反對﹂或﹁棄權﹂。如未應名,再唱一次,但不得三唱。
(五)投票表決。
前項第五款,除對人之表決應採無記名投票外,對事之表決,以記名投票表示負責為原則。

註2:會議規範第58條    可決與否決
表決除本規範及各種會議另有規定外,以獲參加表決之多數為可決,可否同數時,如主席不參與表決,為否決。
參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準。如以投票方式表決,空白及廢票不予計算。

註3:會議規範第56條    通過與無異議認可
(一)通過 以表決之方式,獲得多數之贊同者。
(二)無異議認可 第六十條所列之事項,得由主席徵詢議場有無異議。稍
待。如無異議,即為認可。如有異議,仍須提付討論及表決,但經主席徵
詢無異議並已宣佈
認可後,不得再行提出異議。
無異議認可之效力與表決通過同。

註4:會議規範第95條  選舉之當選
選舉以得票比較多數者為當選,票數相同時,以抽籤定之。如各該會議另有規定者,從其規定。

不合秩序 – 主席須知事務 第54項

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取銷議案 – 主席須知事物 第53項

取銷議案 – 主席須知事務 第53項

 

對人對事應力求公平 – 主席須知事務 第35項

對人對事表決應力求公平- 主席須知事務 第35項

 

流會與談話會有何差別?

流會與談話會有何差別?

參與社團應依章程的規定,定期召開理事會、監事會、會員(會員代表)大會等,其出席數應有理事、監事、會員總數各過半數之出席,始得開會(註1)。

若未達過半數的出席,主席得視狀況宣布流會,意謂該次會議開不成,假以時日須以同次會再發文通知出席人來開會。

若主席宣布改開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知未出席人,並須於下次正式會議,提出追認之(請參考註2)。

追認上次談話會紀錄時,當次會得對上次會談話會紀錄給予照案通過,修正後通過,或否決,若談話會紀錄遭修正後通過或否決,其財務損失,由參與談話會的出席人共同承擔責任。

談話會中,若有議案經議決而通過,且在下次會議前須執行時,建議盡速由過半數的出席人連署召開臨時會議,來追認談話會紀錄,免得因修正後通過或否決的議案橫生枝節。

陳勁達 筆 2018 / 4 / 9

註1:督導各級人民團體實施辦法第7條
人民團體理事會議、監事會議應分別舉行,必要時,得召開理事監事聯席會議。
前項聯席會議,應有理事、監事各過半數之出席,始得開會。其決議各以出席理事、監事過半數或較多數之同意行之。

註2:會議規範
第 6 條   談話會 因天災人禍,須為緊急處理,而出席人因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知未出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

 

您怎麼辦 ?

你怎麼辦?