分類彙整:知識分享

流會與談話會有何差別?

流會與談話會有何差別?

參與社團應依章程的規定,定期召開理事會、監事會、會員(會員代表)大會等,其出席數應有理事、監事、會員總數各過半數之出席,始得開會(註1)。

若未達過半數的出席,主席得視狀況宣布流會,意謂該次會議開不成,假以時日須以同次會再發文通知出席人來開會。

若主席宣布改開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知未出席人,並須於下次正式會議,提出追認之(請參考註2)。

追認上次談話會紀錄時,當次會得對上次會談話會紀錄給予照案通過,修正後通過,或否決,若談話會紀錄遭修正後通過或否決,其財務損失,由參與談話會的出席人共同承擔責任。

談話會中,若有議案經議決而通過,且在下次會議前須執行時,建議盡速由過半數的出席人連署召開臨時會議,來追認談話會紀錄,免得因修正後通過或否決的議案橫生枝節。

陳勁達 筆 2018 / 4 / 9

註1:督導各級人民團體實施辦法第7條
人民團體理事會議、監事會議應分別舉行,必要時,得召開理事監事聯席會議。
前項聯席會議,應有理事、監事各過半數之出席,始得開會。其決議各以出席理事、監事過半數或較多數之同意行之。

註2:會議規範
第 6 條   談話會 因天災人禍,須為緊急處理,而出席人因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知未出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

 

你怎麼辦? 

你怎麼辦?

若議案(提案與臨時動議)經議決通過後,因有新事實理由要再議,或因外在因素要變更議案內容,該如何處理?

已通過的議案因有新事實理由,要求重新再議,建議使用「復議動議」(註1),若是當次會(同次會)對已通過的議案提「復議動議」,需由得勝方提出,提出於同次會,須有他事相間(若該提案為提案三,議決通過,有必要重新討論,須於提案五進行宣讀前,對提案三提出復議動議)。

復議動議有人附議,動議成立,進行復議動議的討論,如獲表決通過,才能對提案三重新討論。

議案在當次會若未提復議動議,可在同一會期的下次會提出,然我們對「會期」的定義為一次理事會、會員大會為一會期。因此下一次理事會又是一個新的會期,就不得對上次會的議案提復議動議。

議事規則是一體適用,當次會員大會若未提復議動議,下次是半年後(青商會是一年召開2次會員大會,其他社團依人團法規定,每年召開一次會員大會,若於下次會提復議動議,已經是一年後的事。)

註1:會議規範

第七十八條   提請復議之理由 議案經表決通過或否決後,如因情勢變遷或有新資料發現而認為原決議案確有重加研討之必要時,得依第七十九條之規定提請復議。

第七十九條   提請復議之條件 決議案之復議,應具備左列條件:
(一)原決議案尚未著手執行者。
(二)具有與原決議案不同之理由者。
(三)須提出於同次會或同一會期之下次會,提出於同次會,須有他事相間,提出於下次會,須證明提出人係屬於原決議案之得勝方面者,如不能證明,應得議決該案之會次出席人十分之一以上之附議,並列入再下次會議事日程。
前款附議人數,如另有規定者,從其規定。

案例:提案三:定於4月1日舉辦見習會友講習會,該案議決通過,然進行提案四討論時,有人警覺4月1日已經通過要舉辦金口獎講習活動,且有不少見習會友報名,顯然是撞期了,此時須於提案四結束表決後,出席人向主席對提案三提復議動議,理由,四月1日若有2個活動,參加者會相對的減少,工作人員也不足。

若是當次會議無人查覺4/1有2個活動在同一天舉辦,而於會後才發覺,得對該次會議的提案三,提出「修正式的提案」,

因時間緊迫得對修正式提案,召開臨時會議,若時間許可得於下次會以提案方式提交,不過在提案內容要與上次會的該提案做連結,提案「第X次理事會提案三活動日期變更為4月8日,說明:原定4月1日與見習會友講習會撞期。

陳勁達 筆 2018/3/16

戊戌首役在台南  公益講座來開講

戊戌首役在台南  公益講座來開講

2/6下午台灣議事效率促進會與南科國際青年商會共同舉辦一場「公益議事講座」,南科青商會提供志綱金屬創意館場地,7時已聚集了40多人,皆是來參加講座,在南科青商謝采潔會長致詞後,邀請顏國名執行長勉勵,接著就交給今晚的主講者陳勁達講師,首先徵詢在場的會友,曾經上過會議規範課程的請舉手,7個人,代表有80% 的人未聞其道。

以「會議效率」來啟動思維,用案例來做解說,三人成會是基本人數,而監事會若有3席,只來2人,可以成會嗎?大多數人認為可以成會,理由是過半數出席。會議講究邏輯推理,若2人可以成會,1人說yes,另一人說no,兩個人沒有交集,如何做決議?因此內政部對此問題做成行政命令的解釋。

無庸置疑,三人成會是基本原則,若監事來2人,須改開談話會做成紀錄,會後徵詢未出席者的意見,若贊成,該案就通過,若反對,該案為否決。諸如此類的內容用互動式的教學,讓在場參加者動動腦去做思考。

在議事講座中,介紹議事基本功,動議、討論、表決等操作細節,然在演練中就很自然地運用到修正的概念,然時間有限,只能點到為止。

經過2階段的演練,讓在場會眾了解學功夫要先練好基本功。

確認本次會議議程

確認本次會議議程

議場上,到底是確認本次會議議程,還是通過本次會議議程?有準則(註一),就有所本。社團與單位每次會議都需列有「確認本次會議議程」這個程序,而不是通過本次會議議程。

當主席進行到這個程序時,主席應徵詢會眾說「各位對本次議程『有無異議』」,若無,「本席宣布本次會議議程認可。」,然有不少主席在此時卻說「本席宣布本次會議議程通過。」是對通過與認可的定義混淆不清所致(註二)。若有異議,出席人應提出異議之處,實務上,有異議者就要對議程提修正案來應對。

有不少團體列出「通過本次會議議程」這樣的程序,不能苛責,因為有90%的主席不知何謂會議規範?當然就不知道有這個條文的規定,使用「有無異議」的徵詢不是只有議程,還有會議紀錄、預定休息與散會時間、例行報告等(註三)。

陳勁達 筆  2018/1/29

註一:會議規範
第 八 條   會議程序 開會應於事先編訂會議程序,其項目如左:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣布開會。
(1)推選主席。(由臨時主席宣布開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。)
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(已另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提付討  論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略。)
(2)報告上次會決議案執行情形。(無此項報告者從略。)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略。)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事項或報告人,一一列舉,無則從略。)(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議案之執行,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應將其一一列舉,如無此種事項者,從略。)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉。)
(3)臨時動議。
(四)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(五)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第一項第二款第一目從略。
會議紀錄,如未失去機密性質者,應在秘密會中宣讀之。

註二:會議規範
第五十六條  通過與無異議認可
(一)通過 以表決之方式,獲得多數之贊同者。
(二)無異議認可 第六十條所列之事項,得由主席徵詢議場有無異議。稍待。如無異議,即為認可。如有異議,仍須提付討論及表決,但經主席徵詢無異議並已宣佈認可後,不得再行提出異議。
無異議認可之效力與表決通過同。

註三:會議規範
第六十條    無異議認可之事項 左列各款,得由主席徵詢全體出席人意見,如無異議,即為認可,如有異議,仍應提付討論及表決。
(一)宣讀會議程序。
(二)宣讀前次會議紀錄。
(三)依照預定時間宣布散會或休息。
(四)例行之報告。
第五十八條所定以獲參加表決之多數為可決之議案,得比照前項規定以徵詢無異議方式行之,但主動議及修正動議,不在此限。

簡單的提案 不簡單問題

簡單的提案   不簡單的問題

(1)      提案人不在議場上  可「換提案人」嗎?

(2)     提案人不在議場上,可「不討論或刪除提案」嗎?

(3)     提案的說明、辦法可以修改嗎?

(4)     確認議程時,可增加新的提案嗎?

(5)     確認議程時,可刪除或修改提案嗎?

(6)     主席可以提案嗎?主席可以對提案做說明與參與討論嗎?

(7)     主席對提案可以採用主席交議嗎?

看似簡單的提案,卻有不少人對提案提出不少問題,是鑽牛角尖嗎?

提案的基本原則是「凡是會議的出席人就有提案的權利(註1),依開會通知規定,在會議前多少天提交提案,有附署人,提案就成立了(註2)」,就是這麼簡單。若開會通知未告知,出席人應於什麼時後提交,就不對盤。不是出席人可以提案嗎?當然不行,違反規定。

(1) 提案人不在議場上,可「換提案人」嗎?提案人因故而無法出席,提案人的提案權可以被「他人」取代嗎?這是霸道,而非民主。提案有附署人成立後,主席應做接述而交付討論。「他人」知道「提案人」提交提案的動機與實施辦法嗎?不見得知道,那提案人有何意義?因此這邏輯是說不通的。

(2) 提案人不在議場上,可「不討論或刪除提案」嗎?提案成立,進行討論,出席人可以對提案表示贊成,或反對,或修正,或提其他有關動議,如擱置、延期等等,要不要討論是在場出席人的權利,刪除提案似乎等同反對,多數會眾表達反對,還需經表決程序,如獲通過,該案為否決,否決就是不能執行。提案不受提案人在場或不在場的影響,提案權是個人行為,討論權是會眾的。

(3) 提案有案由、說明、辦法等,若該提案的「說明」錯的太離譜,難到將錯就錯嗎?有錯,難到不能修正嗎?

(4) 確認議程時,可增加新的提案嗎?提案依規定須在會議前提出,若在議事進行中,提交提案就是違反議事規則的規定(註3),行不得也!需等到臨時動議時,以口頭方式提出。

(5) 確認議程時,可刪除或修改提案嗎?若要在確認議程時,對提案做修改或刪除,那提案在討論時還有什麼事可做?因此,對提案的修改與討論應在提案進行討論時為之,不可以在確認議程時對提案動手腳。

(6) 主席可以提案嗎?主席可以對提案做說明與參與討論嗎?主席必定是出席人,當然有提案權,主席若要發言或討論,請參閱會議規範第18條的規定。

(7)     主席對提案可以用主席交議嗎?主席是出席人,依規則規定,有提案須附署,主席的提案找不到用主席交議的法源依據,主席沒有特權。

以上對提案的問題只限在民主會議上行使,致於行政會議請參考行政院會議議事規則。

陳勁達  筆 2016 / 4 / 6

註1:會議規範

地20條 出席人之權利義務 出席人有發言、動議、提案、討論、表決及選舉等權利。出席人有遵守會議規則,服從決議等義務。未出席亦同。

註2:會議規範

第 30條   動議之種類 動議之種類如左:
(一)主動議 一動議不附屬於任何動議而能獨立存在者,屬之。其種類如下:
(1)一般主動議 凡提出新事件於議場,經附議成立,由主席宣付討論及表決者,屬之。

第32條   動議之附議 動議必須有一人以上附議始得成立。主席對動議得自為附議。各種會議,對附議另有規定者,從其規定。

註3:立法院議事規則
臨時提案之旨趣,如屬邀請機關首長報告案者,由主席裁決交相關委員會。其涉及各機關職權行使者,交相關機關研處。
第9條 出席委員提出臨時提案,以亟待解決事項為限,應於當次會議上午十時前,以書面提出,並應有十人以上之連署。每人每次院會臨時提案以一案為限,於下午五時至六時處理之,提案人之說明,每案以一分鐘為限。

法律案不得以臨時提案提出。

臨時提案如具有時效性之重大事項,得由會議主席召開黨團協商會議,協商同意者,應即以書面提交院會處理。

新竹市議會議事規則
第 8 條    議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員四人以上之連署;市規章之提案,應有議員總額五分之一以上之連署。
二、市政府提案,以府函提出。
前項提案均應於大會開會七日前以書面提出,但經大會同意之緊急提案不在此限。

註4:會議規範
第 18 條   主席之發言 主席對於討論事項,以不參與發言或討論為原則,如必須參與發言,須聲明離開主席地位行之。

主席如必須參與討論時,如有副主席之設置,應由副主席暫代主席,如副主席亦須參與討論,應選舉臨時主席主持會議。但機關之幕僚會議,由首長主持者,不在此限。

 

選舉操作流程

選舉操作流程

選舉流程

1主席提名監票員2名、發票員1名、唱票員1名及計票員1名(最基本數)。

2主席宣布停止會員報到,並報告出席人數、發票數,投票截止時間後,由發票員開始發票。

3、主席宣布請監票員檢查後,當場封閉票匭。

4、主席宣布開始領票,會員領票以親自報到者依序領票,次為委託出席領票。

5、主席宣布停止領票。

6、主席宣布開始開票。

7、唱票人、計票人配合監查人清點票數。

8、開票時,1名監票人要監督唱票人唱票,1名監票人要監督計票。

9、主席宣布候選人得票數。

10、主席宣布當選名單(包括候補1、候補2….)

陳勁達  筆  2017/12/25

人民團體選舉罷免辦法:

第4條    人民團體之選舉,其應選出名額為一名時,採用無記名單記法;二名以上時,採用無記名連記法。但以集會方式選舉者,得經出席會議人數三分之一以上之同意,採用無記名限制連記法。前項無記名限制連記法,其限制連記額數為應選出名額之二分之一以內,並不得再
作限制名額之主張。

第6條    人民團體之選舉或罷免如經出席人數過半數之同意,得移列於報告事項之後,討論事項之前舉行。

第8條    人民團體之選舉票或罷免票,應由各該團體依前條規定格式自行印製,並於蓋用各該團體圖記及由監事會推派之監事或由監事會召集人(常務監事)簽章後,始生效力。許可設立中之團體蓋用籌備會戳記及由召集人簽章。
人民團體之選舉票或罷免票,無法依前項規定蓋用圖記或簽章時,經會員(會員代表)過半數之出席,出席過半數之同意選出會員(會員代表)一人協同會議主席共同簽章者,亦生效力。
人民團體召開理事會或監事會,其選舉票或罷免票,無法依第一項規定蓋用圖記或簽章時,經理事或監事過半數之出席,出席過半數之同意選出理事或監事一人協同會議主席共同簽章者,亦生效力。

第10條   人民團體之會員 (會員代表) 親自或受委託出席會員 (會員代表) 大會時,應在簽到簿上簽到,並出示身分證明,經與會員 (會員代表) 名冊核對無誤後,領取出席證或委託出席證,佩掛進入會場。

前項出席證與委託出席證應區分顏色印製,分別書明會員 (會員代表) 姓名及委託人姓名,並按簽到先後次序編號。

第11條   人民團體之選舉或罷免,在發選舉或罷免票前應由會議主席或其指定人員說明選舉或罷免之名稱、職稱、應選出名額、或被聲請罷免人姓名、選舉或罷免方法、無效票之鑑定及選務工作人員之職責等有關選舉或罷免注意事項,並由選舉人或罷免人互推或由會議主席指定監票員、發票員、唱票員及記票員各若干人,辦理監票、發票、唱票及記票事宜。

第12條   人民團體之選舉或罷免,於發票前主席應宣佈停止辦理簽到,並報告出席人數及投票截止時間後,由發票員開始發票。

第14條   人民團體之選舉或罷免,應設置投票匭,經監票員檢查後,當場封閉。

第17條   人民團體之選舉或罷免,應以集中開票為原則。但如選舉票或罷免票過多時,得分組開票,再行彙計各被選舉人或被聲請罷免人實得總票數。

第21條   人民團體之選舉,凡具有被選舉資格者,均得為當選人。前項當選人,不以親自出席會議者為限。

第41條   人民團體之選舉或罷免,經截止投票後,應即當場開票,並由會議主席或其指定人員宣布選舉或罷免結果。但如發覺選舉或罷免有違法舞弊之嫌者,會議主席得會同監票員宣布將票匭加封,並報請主管機關核辦。
對前項宣布之選舉或罷免結果有異議者,出席之選舉人、被選舉人、罷免人或被罷免人應當場向會議主席提出,並應於三日內 (以郵戳為憑) 以書面申請主管機關核辦。未出席或出席未當場表示異議或逾期提出異議者,於事後提出異議,均不予受理。
選舉人對分區選舉會員代表之結果有異議者,應當場向會議主席或主持人提出,由會議主席或主持人轉報主管機關核辦,事後提出者,主管機關不予受理。

開會一定要發開會通知單嗎?

開會一定要發開會通知單嗎?

有人提問:開會一定要發「開會通知單」嗎?不發有什麼關係嗎?發開會通知單有何法源依據?

依開會性質的不同,在開會幾天前應寄發開會通知給每一位出席人,其法源依據是公文程式條例第2條 其他公文(註1)。開會通知應列開會事由、開會日期、開會地點、其他事項(註2)。若開會不發開會通知單其會議是沒有法律效力。

陳勁達 筆 2017/11/21

註1:公文程式條例
第2條  公文程式之類別如下:
一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文。(開會通知單 會勘通知單等)
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。(其他公文請參考行政院秘書處文書處理手冊 第4頁。)

註2:工會法
第22條  工會召開會議時,其會議通知之記載事項如下:
一、事由。
二、時間。
三、地點。
四、其他事項。