百人群聚習議事 習練演試品新知

百人群聚習議事 習練演試品新知

2018第4場議事公益講座6/15下午在新北市議會揭開序曲,由新北市議事效率促進會主辦,台灣議事效率促進會與中華民國健言社協辦,在主協辦單位的大力宣傳下有百人登記參加,竟然有8成的人是第一次來聽講。

從「議事123 權益不受傷」開鑼,1是一套議事規則,沒有規則就是沒有對錯,依規則議事是最基本的概念;2是規則處處展現民主與效率的核心價值,民主就是人人平等,相互尊重,不是一個人說了就算,效率更是藏在規則裡;3是開會的目的在解決問題,其3步曲是動議、討論、表決。

學習就應學以致用,現學現用是最實際,「習練演試」是此課程學習的高潮,將講授的討論5要領-請求發言地位、聲明發言性質、不得發言離題、一時不議二事、發言限次限時等發揮的淋漓盡致,在有限的時間內讓大家見識到會議的好、會議的美、會議在解決問題。

陳勁達 筆 2018/6/19

主席何來2票之說?

主席何來2票之說?

您聽過民主會議的主席有2票之說嗎?這是有些會議人不明究理,張冠李戴的誤解所致。

表決有5種方法(註1),舉手、起立、唱名、正反兩方分立表決等4種表決方式都是公開表達個人的意向,若表決為正反雙方同數時,主席不表示意見為否決(註2),主席是出席人,也有表決權,主席若要參加表決,須公開聲明加入贊成方,因主席的聲明,使得贊成票數多於反對,此議案為通過(註3)。

若行使投票表決時,主席與在場出席人要一起領票,主席若不領票,意謂主席棄權,當開票後,正反雙方為同數時,以抽籤定之(註4)。

然有些主席與出席人一起領票,開票後,遇到正反雙方同數時,主席卻說他可以表達加入贊成方,使其議案為通過,這就是主席有二票之說的訛傳。

主席若不領票,是意謂主席棄權,開票後,若正反雙方同數時,主席卻說他要表達加入贊成方,試想出席人都是秘密投票,開票後同數時,主席卻公開表達他的投票權,與會眾格格不入。

切記!當行使投票表決時,主席與出席人要同時領票,主席不領票,代表主席棄權。

陳勁達 筆 2018 / 5 /16

註1:會議規範第55條    表決之方式
表決應由主席就左列方式之一行之,但出席人有異議時,應徵求議場多數之意見決定之。
(一)舉手表決。(或用機械表決。)
(二)起立表決。
(三)正反兩方分立表決。
(四)唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。
出席人應名時,應起立答應﹁贊成﹂,﹁反對﹂或﹁棄權﹂。如未應名,再唱一次,但不得三唱。
(五)投票表決。
前項第五款,除對人之表決應採無記名投票外,對事之表決,以記名投票表示負責為原則。

註2:會議規範第58條    可決與否決
表決除本規範及各種會議另有規定外,以獲參加表決之多數為可決,可否同數時,如主席不參與表決,為否決。
參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準。如以投票方式表決,空白及廢票不予計算。

註3:會議規範第56條    通過與無異議認可
(一)通過 以表決之方式,獲得多數之贊同者。
(二)無異議認可 第六十條所列之事項,得由主席徵詢議場有無異議。稍
待。如無異議,即為認可。如有異議,仍須提付討論及表決,但經主席徵
詢無異議並已宣佈
認可後,不得再行提出異議。
無異議認可之效力與表決通過同。

註4:會議規範第95條  選舉之當選
選舉以得票比較多數者為當選,票數相同時,以抽籤定之。如各該會議另有規定者,從其規定。

戊戌首役在台南  公益講座來開講

戊戌首役在台南  公益講座來開講

2/6下午台灣議事效率促進會與南科國際青年商會共同舉辦一場「公益議事講座」,南科青商會提供志綱金屬創意館場地,7時已聚集了40多人,皆是來參加講座,在南科青商謝采潔會長致詞後,邀請顏國名執行長勉勵,接著就交給今晚的主講者陳勁達講師,首先徵詢在場的會友,曾經上過會議規範課程的請舉手,7個人,代表有80% 的人未聞其道。

以「會議效率」來啟動思維,用案例來做解說,三人成會是基本人數,而監事會若有3席,只來2人,可以成會嗎?大多數人認為可以成會,理由是過半數出席。會議講究邏輯推理,若2人可以成會,1人說yes,另一人說no,兩個人沒有交集,如何做決議?因此內政部對此問題做成行政命令的解釋。

無庸置疑,三人成會是基本原則,若監事來2人,須改開談話會做成紀錄,會後徵詢未出席者的意見,若贊成,該案就通過,若反對,該案為否決。諸如此類的內容用互動式的教學,讓在場參加者動動腦去做思考。

在議事講座中,介紹議事基本功,動議、討論、表決等操作細節,然在演練中就很自然地運用到修正的概念,然時間有限,只能點到為止。

經過2階段的演練,讓在場會眾了解學功夫要先練好基本功。

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台北市百齡高中同青社「公民意識課程」活動

台北市百齡高中同青社「公民意識課程」活動

台北市百齡高中同青社為台北市遠東國際同濟會輔導成立,在指導老師授意下,由第5屆社長邀約該社幹部一起策畫活動主題,卻選擇「公民意識課程」的議事知能教育訓練,這是5年來首次安排這樣的課程,從選定舉辦日期與地點、邀請講師、參加研習對象(包括邀約同青社前社長、班年會主席與幹部)、影印資料、研習流程等相關活動事宜都由同學打理,於今日(21日)上午在校史館舉行,首先邀請母會遠東會林聰錫會長致詞,也邀請教務主任及指導老師勉勵。
隨即由講師用「開會、開會、愈開愈不會」來做開場,以循序漸進方式對提案、動議、討論、表決等意涵做詳細解說,進而介紹議案決議內容的7種選項,並告知出席人有6大基本權利及4種維護出席人的權益,為了檢驗同學研習效能,由社長當主席,秘書長當司儀,從報告出席人數開始,主席宣布開會,朗讀國際同濟會信條與定義宣言,確認議程到提案討論,一絲不茍的進行會議程序,尤其對提案「蘇迪勒颱風對本校至真樓外牆修繕工程,造成校園環境不小的破壞,同學無法清理,「是否」請校外清潔公司來處理」的討論,同學在講師的引導下,使用停止討論動議,最後由主席宣布表決結果,該案為通過,然提案有「是否」的語詞,可討論,但無法表決,經講師解說其理,須由在場出席人提刪除「是否」,並加入「要」的修正案,才能解決提案內容的不恰當,因此講師要求回到原提案的討論,經修正程序,而改變原提案為「蘇迪勒颱風對本校至真樓外牆修繕工程,造成校園環境不小的破壞,同學無法清理,「要」請校外清潔公司來處理」,修正案後,主席還須徵詢會眾有無意見,若無,經過表決通過後,由主席宣布本次會議散會,才結束本次的活動。指導老師很欣慰同學們能主動策劃「公民意識課程」,經過習練演試後,同學們對如何開會程序確實精進不少知識。

民主政黨 不民主

民主政黨 不民主

開會有幾個潛規則,一、開會通知:會議在開會前須寄發開會通知給全體出席人,依會議性質的不同,須依規定日期寄出才算合法,如召開會員大會須於會議前15天通知各會員 (註1)。二、議必決:會議的目的在解決問題,因此議場上任何問題須做成決議(註2),若不幸因疏失而未做決議,其會議紀錄也要空著,若有任何文字出現在該議案的決議內容,視為明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書(註3)。三、依規則議事:人民團體分3種為職業團體,社會團體,政治團體(註4),任一團體須以人團法為母法,會議須依法議事,會員(會員代表)過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之(註2)。綜觀以上的潛規則來檢視國民黨代理主席第一次主持中常會是否有面面俱到,據媒體報導,林榮德等廿一位中常委連署提案,請代理主席主動撤回王金平黨籍上訴案;提案還主張「如果吳代主席感到為難,則交由中常會討論,必要時可採不記名投票表決,再照中常會決議處理。」但議事人員念完提案後,沒有進入討論。吳代理主席裁示,黨籍案並非代理期間能夠處理,上周已交組發會、考紀會通盤研議,交由新任主席衡量處置。現場中常委未再發表意見,也無人要求表決。一個民主政黨的主席可以對出席人臨時動議的提案,用主席身份做裁示嗎?民主政黨所召開的中常會,其會議主席與在場會眾皆是一人一票,票票等權,主席如果可以用他的一票,而做這樣的裁示,而與獨裁式的主席有何不一樣,依該黨中常會議議事規則第6條規定,會議決議以實際出席人過半數行之(註5),沒有主席裁示這樣的規定,依潛規則「議要決」,若是有提案沒有做決議,那開會的目的何在?若是依代理主席的意思此案應交由新任主席來主持較恰當,那就依規則進行議事,主席應說明本意並引導出席人提議延期討論,延到新主席選出再議,明正言順的處理,如獲通過,就不會每次中常會都有人來舊事重談,看來代理主席與在場的中常委大概是一時都忘記還有這一招「延期討論」的動議權,期待新主席不要再玩主席裁示這個沒有民主素養的把戲。

陳勁達 筆  2015 / 1 / 24

註1:人民團體法
第 26 條 人民團體會員(會員代表)大會之召集,應於十五日前通知各會員(會員代表)。
但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
前項會議應報請主管機關派員列席。

註2:人民團體法
第 27 條 人民團體會員(會員代表)大會之決議,應有會員(會員代表)過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之。但左列事項之決議應有出席人數三分之二以上同意行之:
一、章程之訂定與變更。
二、會員(會員代表)之除名。
三、理事、監事之罷免。
四、財產之處分。
五、團體之解散。
六、其他與會員權利義務有關之重大事項。
註3:刑法
第213條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:人民團體法
第 4 條 人民團體分為左列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

註5:中國國民黨中央常務委員會議議事規則
第 6 條 本會議以主席、副主席及中央常務委員總額半數為法定人數。
中央常務委員應親自出席本會議,如因故不能出席時,應出具委託書,委請一位中央常務委員代理出席;每位中央常務委員,僅能受託代理一位中央常務委員出席。
本會議決議以實際出席人過半數行之。

馬總統是真辭?還是假辭?

馬總統是真辭?還是假辭?

中國國民黨為政治團體(註1)應受人民團體法的約定,其理事長(黨主席)辭職須以書面提出,並經理事會(中央委員會)議決通過,准其辭職(註2),才是真辭,今天送中常會議決通過,他日須再送中央委員會追認,才合乎法定程序。馬總統的真辭或假辭?就看今天中常會是否有提案提出黨主席辭職案,如獲通過,就是真辭,如果在中常會中沒有此項提案,那就是假辭?我們以此來拭目以待,以求真假。依規定應自出缺之日起一個月內補選之(註3),若要符合此項規定而補選黨主席若有困難,須明確告知全國同胞時程,總之,是為了讓國民黨能從谷底翻身,不要辜負馬主席的心願。

陳勁達   筆  2014 / 12 / 3

註1:人民團體法
第 4 條 人民團體分為下列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

註2:人民團體選舉罷免辦法
第44條 人民團體之理事長、常務理事、常務監事或理事、監事之辭職應以書面提出,並分別經由理事會或監事會之決議,准其辭職,並於會員(會員代表)大會舉行時提出報告。
理事長、常務理事、常務監事、理事、監事辭職後,不得在原任期內再行當選同一職務,經辭職之理事、監事,不得退為候補理事、候補監事;候補理事、候補監事以書面放棄遞補者,不得保留其候補身分。

註3:人民團體選舉罷免辦法
第27條 人民團體理事、監事出缺時,應以候補理事、候補監事依次遞補,經遞補後,如理事、監事人數未達章程所定名額三分之二時,應補選足額。人民團體之理事長、常務理事或監事會召集人(常務監事)出缺時,應自出缺之日起一個月內補選之。但理事長所遺任期不足六個月者,得自出缺之日起一個月內,依章程規定或由常務理事互推一人代理之,其未設常務理事者,由理事互推一人代理之。

主席應維持公正超然立場 不然會遭人嗆聲(035)

主席應維持公正超然立場  不然會遭人嗆聲(035)

整場會議是主席拿麥克風的時間佔多數的時間,主席的公正性不言可喻。因此為了避免主席鍾愛特對象發言而限制會眾,每人對每個問題發言兩次,而發言兩次不是連續發言,而是出席人第一次發言之後,須待想第一次發言的會眾都表示意見之後,還想再次表示意見的出席人,主席才可讓他做第二次的發言,若違反此項規定,在場會眾得以”權宜問題”糾正主席的不是;每人發言時間限時5分鐘,若主席對某人有不公平的對待,給予特殊的寬容,會眾也是提”權宜問題”,糾正主席的不公;對於會眾發言離題,違反一時議二事皆是違規事實,主席應適時的制止,若主席稍有怠慢,會眾得提出”秩序問題”糾正主席,因為此種行為是在浪費會眾的時間;出席人經主席同意取得發言權,開口的第一句話必聲明發言性質,若主席對出席人不做要求,會眾依然提出”秩序問題”,以上現象都是討論的5個要領,之外,表決時只問贊成方,不問反對方,違反表決兩面俱呈原則;主席主動請提案人或動議者做說明,違反會議規範第26條 發言先後之指定;進行表決時,只能提出席人4個特權動議,其他的動議不得提出,若違反此規定,也是主席違規;總之,主席必須依議事規則主持會議,若違反規則,會眾得提秩序問題糾正主席,當主席只要堅守公正超然立場,任何暗箭都傷不了他,反之,就會傷痕累累,被叮的滿頭包。(035)

陳勁達  筆 2012 / 1 / 9

華納社區空轉四個月下次不敢領教了(034)

華納社區空轉四個月下次不敢領教了(034) — 陳勁達

政府為提昇居住品質,加強公寓大廈管理而立法通過公寓大廈管理條例,自84年6月28日公告後三日實施,目前全國約有5萬個社區管委會,依各地地方法院公告之事項以社區管委會訴訟案件為最大量,何以故?因為有9成的居民不很清楚開會的常識,非理性的討論,造成議事空轉,管委會停擺,日子一天一天的飛逝,管理費按月繳納,卻得不到應有的安全清潔管理水準,情緒一來,居民起鬨就走上興訟一途,告主委失職。華納社區有144戶,因不滿管委會不執行區分所有權人會議的決議,由該住戶1/5以上的連署向政府提出召開臨時區分所有權人會議,有100戶出席(達96戶2/3以上的出席),提出改選管委會主委案,須3/4決為通過,表決結果贊成改選的60人,反對的20人,主席宣布本案通過,當下有人提出異議,應以100人當基數,贊成須要75人才算通過;當主席的住戶在會前有做功課,依會議規範第58條參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準,而主委早也知道臨時會的提案,是衝著他而來,他也找了一些住戶來當打手,就這樣兩方人馬在議場上對通過的標準起爭執而不歡而散,行文給鄉公所,公所再請示縣政府,最後以在場參加表決的會眾為基數,函告該次會議決議有效,就這樣公文往返耗時四個月,該住戶管委會才恢復正常運作。要維持社區和諧,應於平時加強住戶開會的常識使其住戶都有開會的應有素養,才不會飽嘗居住品質惡質的苦果。(034)

陳勁達  筆 1212 / 1 / 5

786人的會員大會在150分完成不可能的任務(033)

786人的會員大會在150分完成不可能的任務(033)  – 陳勁達

紅花也要綠葉配,才能顯出紅花的嬌豔。786人的會員大會在11月6日上演,它的應到人數是987人,大會中有15個提案,比較吊詭的是15提案中前面5個是理事會的提案,有關年度的工作計畫與財務預結算案,後面10個是由1名理事與1名常務理事共同的提案,針對會務不滿的問題而提出,依照上次會員大會的經驗,明眼人一看,又是這2名仁兄想藉會員大會來給理事長下馬威,為求天下大亂,而展現個人魅力。之前,這2名仁兄在另外一個有1832人出席(應出席人數為2300人)的公會會員大會上,大有斬獲,讓一個提案花了2個多小時,使討論陷入空轉,最後因主席無法招架而宣布散會,遺留13提案列為臨時會員大會處理,此次大會主席為未雨綢繆-而防患未然,會前先開沙盤推演會議,與會人員分配任務,只有一個原則,必須依計畫於規定時間內完成會員大會工作,否則250萬的經費就泡湯,其壓力可想而知,這三年來該會翁理事長與我的互動蘋繁,他自掏腰包付費給我,安排給理監事成員分享我的議事經驗,頗獲好評,這次為了臨別卸任改選之責,不得不慎重,在會前會上我提供幾個意見:遵守討論5個要領,若有人違規而置之不理,訴之會眾支持,用會眾的力量來壓制對方的無理,購置LCD大型倒數計時器以昭公信,表決時,備妥計數工作人員,勿必做到滴水不漏,事實證明,事在人為,當天主席獲得滿堂彩,更使出殺手鍵,當場制止未經主席同意,逕自發言的那2名仁兄,要求閉嘴,會眾抱以掌聲賀采,正因為2名無理取鬧的人,在主席堅守主席該有的責任,而完成一場非常令人激賞的會員大會,真可謂時勢造英雄。(033)

陳勁達  筆  2012 / 1 / 3

開對了會議,三天內讓我贏回三佰萬!

開對了會議,三天內讓我贏回三佰萬!

2005年底,我代表出席公司廠辦大樓的區分所有權人會議,並被選為管理委員會監察一職。其實在這之前,我也出席過好幾屆的管理委員會議。只是這一次讓我感覺到不對勁的是,財務資料(包括銀行存摺,收支明細報表等)遲遲無法呈現;主任委員的託辭是,所有財務資料都是委託他自己公司的會計做帳,她還在整理。然而距離交接已過了四個多月,身為監委竟然還看不到帳冊,這未免離譜到不行吧?!

早在這事的一年多前,年度的區分所有權人大會改選管理委員時,這位年輕的主委就自告奮勇,願意為大家分擔解憂來擔任主委。因為我們廠辦大樓的業主,都有自己的事業,實在無暇處理大樓公共事務;所以,感念年輕人願意犧牲付出,表決無異議通過,讓他擔任主委。

但是,這事開始有了蹊蹺。首先,主委推託自己繁忙,改由太太代表主持每個月的委員會議;大家對女性辦事的細膩,不疑有它就更加地放心。其次,原先委外的保全改由主委推薦的保全公司接手(事後得知,這家保全公司的幕後老闆是主委的舅舅);大樓自聘十多年的總幹事老趙、清潔的何嫂(半年後因失業、經濟困頓引起家庭失合,跳淡水河自殺身亡)相繼被逼迫辭退,也改由同一家保全公司統包。隔年,例年七月的區分所有權人大會也沒召開、也沒改選委員;主委的說詞竟然是,大家沒意見就繼續當啊! 這樣的說法,真是匪夷所思,令人啼笑皆非!不可思議的是,業主們都放心地讓年輕的主委夫婦亂搞;甚至監委也為他們緩頰與肯定。最後在我不斷向前任李姓主委(知名上櫃公司老闆,兩年後股東會失去經營二十多年的經營權,改列名董事不到一年心肌梗塞死亡)追問提議,才在年底重新改選委員會,並通過一屆兩年的任期。

於是,我不得不向主委下最後通碟;假如再不交出相關帳務資料,我就辭去監委一職。這招總算引起其他委員的重視;然而,主委還是只給我銀行存摺的影本,想矇混了事。當我檢視存摺影本時,發現整本打印的字體竟然完全相同!而且每一行的次序,都十分工整;這實在太非比尋常了!原來這四個月來,就是花時間在假造存摺影本?雖然影本上,最後一筆刷印有結餘三佰伍拾幾萬元;但是,令人存疑。於是,我透過認識銀行友人的關係,查出帳戶內實際只剩台幣四仟多元而已!這是大樓管理委員會從未發生過的事!整個委員會的防弊機制,出現了嚴重的漏洞。身為監委的我會同現任副主委,立即緊急發文通知,隔日召開區分所有權人臨時會議;並將管理委員會前任執行委員(主委、副委及監委三人)與總幹事,視同弊案嫌疑人列入調查。短短不到二十四小時之內,區分所有權人全部到齊;這也是從未有過的事,畢竟這是影響個人的重大權利,輕忽不得。

會議順利進行,並做成決議。除要求主委辭去職務,並選任代理主委全面清查帳目;同時限定三日內,依其所提供銀行存摺影本的三佰多萬元額數,回補入帳。否則依背信、侵占與偽造文書(公訴罪,七年以下刑期),提出告訴。就這樣,三日後三佰萬元入了帳戶,大家終於鬆了一口氣!雖然最後同意,不予追究主委的刑責;但我卻因為這事件處理得宜,贏得所有業主們的信賴與敬重。

其實我在職場上,未曾擔任過要職;所以,也沒有主持過重要會議的經歷。只是憑藉著參加健言社(口才訓練的社團)時,該社曾邀請過陳勁達講師到健言社來闡述「會議規範」的課程,有了幾堂「會議規範」課程的認知,就冒然行事。從「開會通知」的發文、「會議議程」的訂定、「簽到名單」的出席人數統計、「會議主席」的選任、「提案討論」的內容選定、「會議紀錄」的撰寫,這時都將所學的完全應用上去了。當然最重要的是,如何主持會議。主席必須要熟稔議事規則,公正明快地引導會議按程序進行;並且掌控議事的效率,避免冗長與離題的發言,這些都是令人害怕開會的主因。尤其,面對不同意見雙方的運作,要更能以寬容的氣度去化解紛爭。倘若不是曾經上過這樣的課,我想擔任起主席主持會議,是難以服人的。

因為這事件的經歷,讓我建立起自信;並且每次主持的會議,都能達到效率,參加開會的人也更加地踴躍。不久之後,也被推舉擔任國小家長會的會長。這事已經是好幾年前的事了,這次健言社又再次推出議事課程,上課的內容比上次更豐富,上課時間當然也更長,陳講師談到「會議管理」分為五個層次,會而有議、議而有決、決而有行、行而有果、果而有檢,而這次九個小時的課程只談到「會而有議、議而有決」而已,可見「會議管理」是一門很專業的學問。這次上課在心得分享時,說出我心中的塵封往事,陳講師希望我能用筆道出這段事故的原委,以喚起國人不要輕忽學習會議的重要,學以致用時確實能發揮致勝的效果。

開對了會議,三天內讓我贏回三佰萬!

蘇仁杰 2011/01/23