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台北市百齡高中同青社「公民意識課程」活動

台北市百齡高中同青社「公民意識課程」活動

台北市百齡高中同青社為台北市遠東國際同濟會輔導成立,在指導老師授意下,由第5屆社長邀約該社幹部一起策畫活動主題,卻選擇「公民意識課程」的議事知能教育訓練,這是5年來首次安排這樣的課程,從選定舉辦日期與地點、邀請講師、參加研習對象(包括邀約同青社前社長、班年會主席與幹部)、影印資料、研習流程等相關活動事宜都由同學打理,於今日(21日)上午在校史館舉行,首先邀請母會遠東會林聰錫會長致詞,也邀請教務主任及指導老師勉勵。
隨即由講師用「開會、開會、愈開愈不會」來做開場,以循序漸進方式對提案、動議、討論、表決等意涵做詳細解說,進而介紹議案決議內容的7種選項,並告知出席人有6大基本權利及4種維護出席人的權益,為了檢驗同學研習效能,由社長當主席,秘書長當司儀,從報告出席人數開始,主席宣布開會,朗讀國際同濟會信條與定義宣言,確認議程到提案討論,一絲不茍的進行會議程序,尤其對提案「蘇迪勒颱風對本校至真樓外牆修繕工程,造成校園環境不小的破壞,同學無法清理,「是否」請校外清潔公司來處理」的討論,同學在講師的引導下,使用停止討論動議,最後由主席宣布表決結果,該案為通過,然提案有「是否」的語詞,可討論,但無法表決,經講師解說其理,須由在場出席人提刪除「是否」,並加入「要」的修正案,才能解決提案內容的不恰當,因此講師要求回到原提案的討論,經修正程序,而改變原提案為「蘇迪勒颱風對本校至真樓外牆修繕工程,造成校園環境不小的破壞,同學無法清理,「要」請校外清潔公司來處理」,修正案後,主席還須徵詢會眾有無意見,若無,經過表決通過後,由主席宣布本次會議散會,才結束本次的活動。指導老師很欣慰同學們能主動策劃「公民意識課程」,經過習練演試後,同學們對如何開會程序確實精進不少知識。

民主政黨 不民主

民主政黨 不民主

開會有幾個潛規則,一、開會通知:會議在開會前須寄發開會通知給全體出席人,依會議性質的不同,須依規定日期寄出才算合法,如召開會員大會須於會議前15天通知各會員 (註1)。二、議必決:會議的目的在解決問題,因此議場上任何問題須做成決議(註2),若不幸因疏失而未做決議,其會議紀錄也要空著,若有任何文字出現在該議案的決議內容,視為明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書(註3)。三、依規則議事:人民團體分3種為職業團體,社會團體,政治團體(註4),任一團體須以人團法為母法,會議須依法議事,會員(會員代表)過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之(註2)。綜觀以上的潛規則來檢視國民黨代理主席第一次主持中常會是否有面面俱到,據媒體報導,林榮德等廿一位中常委連署提案,請代理主席主動撤回王金平黨籍上訴案;提案還主張「如果吳代主席感到為難,則交由中常會討論,必要時可採不記名投票表決,再照中常會決議處理。」但議事人員念完提案後,沒有進入討論。吳代理主席裁示,黨籍案並非代理期間能夠處理,上周已交組發會、考紀會通盤研議,交由新任主席衡量處置。現場中常委未再發表意見,也無人要求表決。一個民主政黨的主席可以對出席人臨時動議的提案,用主席身份做裁示嗎?民主政黨所召開的中常會,其會議主席與在場會眾皆是一人一票,票票等權,主席如果可以用他的一票,而做這樣的裁示,而與獨裁式的主席有何不一樣,依該黨中常會議議事規則第6條規定,會議決議以實際出席人過半數行之(註5),沒有主席裁示這樣的規定,依潛規則「議要決」,若是有提案沒有做決議,那開會的目的何在?若是依代理主席的意思此案應交由新任主席來主持較恰當,那就依規則進行議事,主席應說明本意並引導出席人提議延期討論,延到新主席選出再議,明正言順的處理,如獲通過,就不會每次中常會都有人來舊事重談,看來代理主席與在場的中常委大概是一時都忘記還有這一招「延期討論」的動議權,期待新主席不要再玩主席裁示這個沒有民主素養的把戲。

陳勁達 筆  2015 / 1 / 24

註1:人民團體法
第 26 條 人民團體會員(會員代表)大會之召集,應於十五日前通知各會員(會員代表)。
但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
前項會議應報請主管機關派員列席。

註2:人民團體法
第 27 條 人民團體會員(會員代表)大會之決議,應有會員(會員代表)過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之。但左列事項之決議應有出席人數三分之二以上同意行之:
一、章程之訂定與變更。
二、會員(會員代表)之除名。
三、理事、監事之罷免。
四、財產之處分。
五、團體之解散。
六、其他與會員權利義務有關之重大事項。
註3:刑法
第213條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:人民團體法
第 4 條 人民團體分為左列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

註5:中國國民黨中央常務委員會議議事規則
第 6 條 本會議以主席、副主席及中央常務委員總額半數為法定人數。
中央常務委員應親自出席本會議,如因故不能出席時,應出具委託書,委請一位中央常務委員代理出席;每位中央常務委員,僅能受託代理一位中央常務委員出席。
本會議決議以實際出席人過半數行之。

馬總統是真辭?還是假辭?

馬總統是真辭?還是假辭?

中國國民黨為政治團體(註1)應受人民團體法的約定,其理事長(黨主席)辭職須以書面提出,並經理事會(中央委員會)議決通過,准其辭職(註2),才是真辭,今天送中常會議決通過,他日須再送中央委員會追認,才合乎法定程序。馬總統的真辭或假辭?就看今天中常會是否有提案提出黨主席辭職案,如獲通過,就是真辭,如果在中常會中沒有此項提案,那就是假辭?我們以此來拭目以待,以求真假。依規定應自出缺之日起一個月內補選之(註3),若要符合此項規定而補選黨主席若有困難,須明確告知全國同胞時程,總之,是為了讓國民黨能從谷底翻身,不要辜負馬主席的心願。

陳勁達   筆  2014 / 12 / 3

註1:人民團體法
第 4 條 人民團體分為下列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

註2:人民團體選舉罷免辦法
第44條 人民團體之理事長、常務理事、常務監事或理事、監事之辭職應以書面提出,並分別經由理事會或監事會之決議,准其辭職,並於會員(會員代表)大會舉行時提出報告。
理事長、常務理事、常務監事、理事、監事辭職後,不得在原任期內再行當選同一職務,經辭職之理事、監事,不得退為候補理事、候補監事;候補理事、候補監事以書面放棄遞補者,不得保留其候補身分。

註3:人民團體選舉罷免辦法
第27條 人民團體理事、監事出缺時,應以候補理事、候補監事依次遞補,經遞補後,如理事、監事人數未達章程所定名額三分之二時,應補選足額。人民團體之理事長、常務理事或監事會召集人(常務監事)出缺時,應自出缺之日起一個月內補選之。但理事長所遺任期不足六個月者,得自出缺之日起一個月內,依章程規定或由常務理事互推一人代理之,其未設常務理事者,由理事互推一人代理之。

主席應維持公正超然立場 不然會遭人嗆聲(035)

主席應維持公正超然立場  不然會遭人嗆聲(035)

整場會議是主席拿麥克風的時間佔多數的時間,主席的公正性不言可喻。因此為了避免主席鍾愛特對象發言而限制會眾,每人對每個問題發言兩次,而發言兩次不是連續發言,而是出席人第一次發言之後,須待想第一次發言的會眾都表示意見之後,還想再次表示意見的出席人,主席才可讓他做第二次的發言,若違反此項規定,在場會眾得以”權宜問題”糾正主席的不是;每人發言時間限時5分鐘,若主席對某人有不公平的對待,給予特殊的寬容,會眾也是提”權宜問題”,糾正主席的不公;對於會眾發言離題,違反一時議二事皆是違規事實,主席應適時的制止,若主席稍有怠慢,會眾得提出”秩序問題”糾正主席,因為此種行為是在浪費會眾的時間;出席人經主席同意取得發言權,開口的第一句話必聲明發言性質,若主席對出席人不做要求,會眾依然提出”秩序問題”,以上現象都是討論的5個要領,之外,表決時只問贊成方,不問反對方,違反表決兩面俱呈原則;主席主動請提案人或動議者做說明,違反會議規範第26條 發言先後之指定;進行表決時,只能提出席人4個特權動議,其他的動議不得提出,若違反此規定,也是主席違規;總之,主席必須依議事規則主持會議,若違反規則,會眾得提秩序問題糾正主席,當主席只要堅守公正超然立場,任何暗箭都傷不了他,反之,就會傷痕累累,被叮的滿頭包。(035)

陳勁達  筆 2012 / 1 / 9

華納社區空轉四個月下次不敢領教了(034)

華納社區空轉四個月下次不敢領教了(034) — 陳勁達

政府為提昇居住品質,加強公寓大廈管理而立法通過公寓大廈管理條例,自84年6月28日公告後三日實施,目前全國約有5萬個社區管委會,依各地地方法院公告之事項以社區管委會訴訟案件為最大量,何以故?因為有9成的居民不很清楚開會的常識,非理性的討論,造成議事空轉,管委會停擺,日子一天一天的飛逝,管理費按月繳納,卻得不到應有的安全清潔管理水準,情緒一來,居民起鬨就走上興訟一途,告主委失職。華納社區有144戶,因不滿管委會不執行區分所有權人會議的決議,由該住戶1/5以上的連署向政府提出召開臨時區分所有權人會議,有100戶出席(達96戶2/3以上的出席),提出改選管委會主委案,須3/4決為通過,表決結果贊成改選的60人,反對的20人,主席宣布本案通過,當下有人提出異議,應以100人當基數,贊成須要75人才算通過;當主席的住戶在會前有做功課,依會議規範第58條參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準,而主委早也知道臨時會的提案,是衝著他而來,他也找了一些住戶來當打手,就這樣兩方人馬在議場上對通過的標準起爭執而不歡而散,行文給鄉公所,公所再請示縣政府,最後以在場參加表決的會眾為基數,函告該次會議決議有效,就這樣公文往返耗時四個月,該住戶管委會才恢復正常運作。要維持社區和諧,應於平時加強住戶開會的常識使其住戶都有開會的應有素養,才不會飽嘗居住品質惡質的苦果。(034)

陳勁達  筆 1212 / 1 / 5

786人的會員大會在150分完成不可能的任務(033)

786人的會員大會在150分完成不可能的任務(033)  – 陳勁達

紅花也要綠葉配,才能顯出紅花的嬌豔。786人的會員大會在11月6日上演,它的應到人數是987人,大會中有15個提案,比較吊詭的是15提案中前面5個是理事會的提案,有關年度的工作計畫與財務預結算案,後面10個是由1名理事與1名常務理事共同的提案,針對會務不滿的問題而提出,依照上次會員大會的經驗,明眼人一看,又是這2名仁兄想藉會員大會來給理事長下馬威,為求天下大亂,而展現個人魅力。之前,這2名仁兄在另外一個有1832人出席(應出席人數為2300人)的公會會員大會上,大有斬獲,讓一個提案花了2個多小時,使討論陷入空轉,最後因主席無法招架而宣布散會,遺留13提案列為臨時會員大會處理,此次大會主席為未雨綢繆-而防患未然,會前先開沙盤推演會議,與會人員分配任務,只有一個原則,必須依計畫於規定時間內完成會員大會工作,否則250萬的經費就泡湯,其壓力可想而知,這三年來該會翁理事長與我的互動蘋繁,他自掏腰包付費給我,安排給理監事成員分享我的議事經驗,頗獲好評,這次為了臨別卸任改選之責,不得不慎重,在會前會上我提供幾個意見:遵守討論5個要領,若有人違規而置之不理,訴之會眾支持,用會眾的力量來壓制對方的無理,購置LCD大型倒數計時器以昭公信,表決時,備妥計數工作人員,勿必做到滴水不漏,事實證明,事在人為,當天主席獲得滿堂彩,更使出殺手鍵,當場制止未經主席同意,逕自發言的那2名仁兄,要求閉嘴,會眾抱以掌聲賀采,正因為2名無理取鬧的人,在主席堅守主席該有的責任,而完成一場非常令人激賞的會員大會,真可謂時勢造英雄。(033)

陳勁達  筆  2012 / 1 / 3

開對了會議,三天內讓我贏回三佰萬!

開對了會議,三天內讓我贏回三佰萬!

2005年底,我代表出席公司廠辦大樓的區分所有權人會議,並被選為管理委員會監察一職。其實在這之前,我也出席過好幾屆的管理委員會議。只是這一次讓我感覺到不對勁的是,財務資料(包括銀行存摺,收支明細報表等)遲遲無法呈現;主任委員的託辭是,所有財務資料都是委託他自己公司的會計做帳,她還在整理。然而距離交接已過了四個多月,身為監委竟然還看不到帳冊,這未免離譜到不行吧?!

早在這事的一年多前,年度的區分所有權人大會改選管理委員時,這位年輕的主委就自告奮勇,願意為大家分擔解憂來擔任主委。因為我們廠辦大樓的業主,都有自己的事業,實在無暇處理大樓公共事務;所以,感念年輕人願意犧牲付出,表決無異議通過,讓他擔任主委。

但是,這事開始有了蹊蹺。首先,主委推託自己繁忙,改由太太代表主持每個月的委員會議;大家對女性辦事的細膩,不疑有它就更加地放心。其次,原先委外的保全改由主委推薦的保全公司接手(事後得知,這家保全公司的幕後老闆是主委的舅舅);大樓自聘十多年的總幹事老趙、清潔的何嫂(半年後因失業、經濟困頓引起家庭失合,跳淡水河自殺身亡)相繼被逼迫辭退,也改由同一家保全公司統包。隔年,例年七月的區分所有權人大會也沒召開、也沒改選委員;主委的說詞竟然是,大家沒意見就繼續當啊! 這樣的說法,真是匪夷所思,令人啼笑皆非!不可思議的是,業主們都放心地讓年輕的主委夫婦亂搞;甚至監委也為他們緩頰與肯定。最後在我不斷向前任李姓主委(知名上櫃公司老闆,兩年後股東會失去經營二十多年的經營權,改列名董事不到一年心肌梗塞死亡)追問提議,才在年底重新改選委員會,並通過一屆兩年的任期。

於是,我不得不向主委下最後通碟;假如再不交出相關帳務資料,我就辭去監委一職。這招總算引起其他委員的重視;然而,主委還是只給我銀行存摺的影本,想矇混了事。當我檢視存摺影本時,發現整本打印的字體竟然完全相同!而且每一行的次序,都十分工整;這實在太非比尋常了!原來這四個月來,就是花時間在假造存摺影本?雖然影本上,最後一筆刷印有結餘三佰伍拾幾萬元;但是,令人存疑。於是,我透過認識銀行友人的關係,查出帳戶內實際只剩台幣四仟多元而已!這是大樓管理委員會從未發生過的事!整個委員會的防弊機制,出現了嚴重的漏洞。身為監委的我會同現任副主委,立即緊急發文通知,隔日召開區分所有權人臨時會議;並將管理委員會前任執行委員(主委、副委及監委三人)與總幹事,視同弊案嫌疑人列入調查。短短不到二十四小時之內,區分所有權人全部到齊;這也是從未有過的事,畢竟這是影響個人的重大權利,輕忽不得。

會議順利進行,並做成決議。除要求主委辭去職務,並選任代理主委全面清查帳目;同時限定三日內,依其所提供銀行存摺影本的三佰多萬元額數,回補入帳。否則依背信、侵占與偽造文書(公訴罪,七年以下刑期),提出告訴。就這樣,三日後三佰萬元入了帳戶,大家終於鬆了一口氣!雖然最後同意,不予追究主委的刑責;但我卻因為這事件處理得宜,贏得所有業主們的信賴與敬重。

其實我在職場上,未曾擔任過要職;所以,也沒有主持過重要會議的經歷。只是憑藉著參加健言社(口才訓練的社團)時,該社曾邀請過陳勁達講師到健言社來闡述「會議規範」的課程,有了幾堂「會議規範」課程的認知,就冒然行事。從「開會通知」的發文、「會議議程」的訂定、「簽到名單」的出席人數統計、「會議主席」的選任、「提案討論」的內容選定、「會議紀錄」的撰寫,這時都將所學的完全應用上去了。當然最重要的是,如何主持會議。主席必須要熟稔議事規則,公正明快地引導會議按程序進行;並且掌控議事的效率,避免冗長與離題的發言,這些都是令人害怕開會的主因。尤其,面對不同意見雙方的運作,要更能以寬容的氣度去化解紛爭。倘若不是曾經上過這樣的課,我想擔任起主席主持會議,是難以服人的。

因為這事件的經歷,讓我建立起自信;並且每次主持的會議,都能達到效率,參加開會的人也更加地踴躍。不久之後,也被推舉擔任國小家長會的會長。這事已經是好幾年前的事了,這次健言社又再次推出議事課程,上課的內容比上次更豐富,上課時間當然也更長,陳講師談到「會議管理」分為五個層次,會而有議、議而有決、決而有行、行而有果、果而有檢,而這次九個小時的課程只談到「會而有議、議而有決」而已,可見「會議管理」是一門很專業的學問。這次上課在心得分享時,說出我心中的塵封往事,陳講師希望我能用筆道出這段事故的原委,以喚起國人不要輕忽學習會議的重要,學以致用時確實能發揮致勝的效果。

開對了會議,三天內讓我贏回三佰萬!

蘇仁杰 2011/01/23

基本議事程序 — 陳紹鑫

基本議事程序 — 陳紹鑫

動議、討論、表決是議事的基本程序,無論多麼複雜的議案都要遵守此程序,這是大家所熟知的,然而要如何提出動議呢?動議提出後要如何進入討論程序呢?討論時要注意那些原則,及如何結束討論程序以進入表決程序呢?表決時又有什麼重點要注意的呢?會議規範第十八條主席之任務中即有“按照程序主持會議進行”之規定,那主席要如何判斷何時該進入下一個程序呢?

任何團體中的事情,都會對應到有權力或有責任該去處理這件事情的人或單位,即所謂的權責單位(或人),在民主的團體中任何事情都應由大家,或有民意基礎的人共同來決定,故權責單位(或人)應先提出處理的辦法,再經由該團體的決策單位召開會議依民主程序通過後處理之。而權責單位(或人)對事情提出的處理辦法就叫做“動議或稱提案”。 國父說:「動議者為對事體處分之提案也」(民權初步第三十一節),也就是說:「動議是對事情處理的提案」。簡單的說就是提案人或提案單位問出席人說:「有一件事情我要這麼做,請問大家同不同意?」請出席人決定可否如此做。而非提出問題來考出席人,要事前毫無準備的出席人腦筋急轉彎,臨時提供解決辦法。

至於事情該如何做,應於開會前由負責的單位或人,也就是提案人或提案單位蒐集資料,並與該事情相關的單位或人,溝通協調後擬訂出具體的辦法後提出,不可以只提出問題來考大家,浪費大家的時間,且大家在倉促間也很難想出好辦法。動議提出的方法,簡單的問題,把想要做的事情(想要決議的內容)當成主動議提出,也就是把“解決問題的方法”,提出來讓大家來討論及決定。複雜的問題,則以“案由、說明、辦法”的方式提出,說明部份屬於陳述此案的理由,是補充資料可有可無,討論時還可以口頭補充說明,案由及辦法部份才是動議內容,討論、修正皆針對“辦法”行之。

動議的內容以達意為主,發動議前應先整理文意通順易懂為原則,並且可以直接對提案內容做成“決議”或“修正”,例如:決議:可決(通過)、決議:否決(打銷)、決議:修正后通過,或決議:擱置、延期討論、付委…等其他“附屬動議”,如此才符合會議規範第二十六條之精神。還有動議內容要與該會議性質有關之問題,且在權責範圍內,不可抵觸法令規章。動議(提案)內容不可以有「如何」、「是否」等字眼出現,提案應正面、肯定、具體,出席人才能依贊成與反對做言詞辯論。

常見只有“案由”而無“辦法”的動議(提案)內容。例如:XXX研討案、XXX討論案、工作進度追蹤案、活動檢討案、總幹事聘任案、執行委員聘任案、諮議聘任案…等,只有問題而無執行辦法的動議(提案)內容,再請出席人提供解決辦法。這樣的動議變成了“有一件事請問大家要怎麼做”這完全與動議的原意相反。尤其工作進度追蹤案,是屬於“報告上次會議決議案執行(進行)情形”,應列在議程的報告事項中,提出報告及討論,且相關工作人員必須到場,出席人如對活動有任何新的要求或建議,亦可在報告事項中提出;活動檢討案,屬於“報告上次會議決議案執行(結果)情形”,應列在議程的“報告事項”中,提出報告及討論,且相關工作人員必須到場。本會會議規範第九條會議程序(五)報告事項。(1)報告上次會議決議案執行情形。之規定僅簡單提及並未詳述。但在內政部公布之會議規範第八條會議程序(二)報告事項。(2)報告上次會議決議案執行情形。(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議案之執行,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,及其改進之方法。有具體而明確之規範。

口頭提出稱為“動議”,書面提出稱為“提案”,任何主動議(提案)都要是具體明確之肯定句。動議要有人附議、提案要有人附署才能成立(會議規範第三十一、三十五條),經此步驟動議程序即完成,議案成立主席接述動議內容後,得以進入討論程序。在臨時動議中出席人提出動議時,常見主席先以表決方式對動議本身做成立與否之認定,表決成立後才進行討論,這是錯誤的,因為動議之成立,是有人“附議”即動議成立,就應交付討論。

討論是對動議或提案之“文字內容”,做贊成與反對的言詞辯論。討論時首要原則是「一時不議二事」(會議規範第四十五條),再者是發言的人要先聲明發言性質,對在場之問題,為贊成、為反對、為修正、或為其他有關動議(會議規範第二十五條),此處所指之其他有關動議是指“附屬動議”及“偶發動議”,而非另提主動議來處理原來的主動議,若如此即違反一時不議二事原則,而不符秩序。往往發言者未先強調其發言性質,在長篇大論後與會者尚不知其發言目的,於是多數意見無法產生,而形成冗長之討論,且每次發言以不超過五分鐘為宜(會議規範第二十八條)。

主席常犯錯誤,進入討論程序時主席應說「交付討論」或「請討論」,而非詢問「有沒有其他意見」及「有沒有反對意見」此為詢問動作並非討論,而討論則是在場有任何正、反意見都可以隨時提出相互辯論。會議規範第二十五條中明文規定,出席人取得發言地位後,須首先聲明發言性質,對在場之問題,為贊成、為反對、為修正、或為其他有關動議,若此時發言提出“其他意見”即不符上述的規定,而是發言離題,不符秩序。再者主席詢問:「有沒有反對(或贊成)意見?」有強行要求表態之嫌,違反“民主原則”,尤其不可以把不發表意見的人都視為贊成,反對者一樣可以不發表意見,而留待“表決”時才表達立場,這就是為什麼“無異議”不能做為表決方式的原因。所以詢問「有沒有反對意見?」或「有沒有贊成意見?」的動作是錯誤的。且並非有人反對就要逕付表決,尚需待正反兩方意見充分表達後才能表決。

經過充分討論後即可進入表決程序,那什麼是充分討論呢?大部份的議題可以很明顯的表現出來,例如當雙方沒有新的論點提出,而在重複相同的論點時,或者沒有人要發言時,即表示已充分討論。此時直接由主席依程序進行說:「現在進行表決」後,稍做停頓向全體出席人徵詢同意,看有沒有人提出反對意見或詢問,經無異意認可後進行“表決程序”,更顯得流暢有效率。但遇到正反兩方立場堅定且實力相近時,要討論多久才算是是充分討論是很難定論的,如果雙方僵持不下,而又沒有人提出停止討論動議,那這個會會開不完的。此時主席適時的提出適當的徵詢說:「再開放二人發言後付諸表決」或「正反兩方各一人發言後付諸表決」或「再討論十分鐘後付諸表決」,人數及時間視狀況而定,向全體出席人徵詢,如無人提出異議,即表示大家認可主席之程序進行,待二人發言或十分鐘後逕付表決。

以上兩種做法有無主席權力過大或不民主之嫌呢?個人認為不會,因為主席在做出程序進行前都要向全體出席人徵詢,任何人有異議時,應在主席徵詢時提出“秩序問題”反對主席的程序進行。如主席還堅持自己的程序進行,可再提出“申訴動議”由全體出席人決定之,只要多數出席人不認同主席之程序進行,相信主席也無法執意要如何做。再者如主席之程序進行經無異意認可後尚未進入“表決程序”前,出席人也可視狀況提出適當之“動議”處理之,例如:延長討論時間、修正、付委、延期討論、擱置、休息…等等。

討論的過程中並不一定要說服全部的人才能解決問題,討論是在溝通協調以形成必要的多數共識,而當形成對立式的辯論時是很難再說服對方了,如無其他動議也只有表決一途,而表決才是議場上解決問題的最後步驟。綜觀會議規範是沒有“表決動議”,只有一個停止討論動議後要進行表決,難道每次都要提停止討論動議表決通過後才能進行表決嗎?停止討論動議之表決數額更高,每個動議或提案都要多此程序才能表決,這也不對。動議、討論、表決這三個步驟是開會的基本程序,主席有“按照程序主持會議進行”之責任(會議規範第十八條),“表決”本身就是議事的“基本程序”。所以主席為維護議事之品質,只要公正客觀的進行基本程序,且經全體出席人無異議認可後產生效力,如此應用即可讓“民主原則”及“效率原則”並存不悖。(出席人則可以應用民權初步第六十五節定時停止討論動議之規則)

表決時首要原則是「兩面俱呈」(會議規範第五十七條),其精神是少數服從多數,多數尊重少數。除了(1)宣讀會議程序,(2)宣讀前次會議記錄,(3)依照預定時間宣佈散會或休息,(4)例行之報告,等四項可以無異議認可外(會議規範第六十條),其他所有動議都需付諸表決。表決方式有(1)口頭表決又稱聲決(民權初步第六十五節),(2)不計人數的舉手或起立表決方式,(3)計算人數的舉手或起立表決,(4)唱名表決,(5)投票表決,(6)正反兩方分立表決。“鼓掌”非表決方式(民權初步第六十八節),“無異議”為認可亦非表決方式。

表決之目的旨在“區分多數跟少數”而已,試問(50:1)相差49票、(35:16)相差19票、(26:25)相差1票,以上三種情形對表決結果有何差異?沒有,因為50、35、26是多數,而1、16、25是少數如此而已。所以只要以最有效率方式區分多數跟少數即可,數不數票是沒有關係的。會議中每一動議皆需經過表決程序,故每次會議會有非常多的表決動作,以美國國會為例,一年下來要表決一萬多次,數一次票以一分鐘計,要花多少時間?更何況他們週休二日,且還有會期間的休會,在開會中還會浪費時去數票嗎?他們也沒有這個美國時間吧?再看 國父當時所設計的國民大會,全中華民國每個縣市至少一個國民大會代表,而中華民國當時有三千多個縣市,也就是開國民大會時至少有千人以上,如表決一定要數票,數一次票含統計要花多少時間,萬一數錯又要重來一次,那開會光是數票就數不完了!

所以最有效率的表決是口頭表決(聲決)。口頭表決的操作方式,由主席先請贊成者說:「贊成」後,再請反對者說:「反對」,然後主席依據聲音的量來判斷是贊成多於反對或者反對多於贊成,之後再宣布表決結果是可決(通過)或否決(打銷)。如出席人懷疑主席的判斷時,應立即口呼:「懷疑」,當有人懷疑時或主席自己無法判斷何方為多數時,主席應改採舉手或起立表決,但仍以不計人數的表決方法(民權初步第七十節)。如主席仍無法判斷何方為多數或出席人仍懷疑時,主席應採舉手或起立並計算人數的表決方法(民權初步第六十六節)。然而此程序是否過於繁複?不會的,只要動議或提案具體明確,實務上大多數的表決是沒有爭議的,只有少數尖銳的問題才會形成五五對立難分,需要重複表決。

表決時一定要依序先問贊成的,再問反對的,不可以先問反對者,因為沒有人贊成何需反對。以舉手表決為例:縱使多數的人都舉手贊成了,也要問:「反對的請舉手」這是尊重少數的精神。接著主席宣佈表決結果(不宣佈票數):「贊成多於反對本案通過」或「反對多於贊成本案否決」,宣佈票數:「贊成幾票反對幾票,贊成多於反對本案通過。」或「贊成幾票反對幾票,反對多於贊成本案否決。」對於沒有宣佈票數的結果,如有疑問可立即要求重行表決(會議規範第六十一條),但對於有宣佈票數的表決結果,是不可以要求重行表決的。

表決時過半數議決的問題,很多社團的章程或施行細則的議決是以出席人數的過半數決議之,但「出席人數」有多種解釋,(1)以應到的出席人數,(2)以報到的出席人數,(3)以表決時的在場出席人數,(4)以表決時的參與表決人數。

假設:應出席人數為 100 人,簽到為 51 人,達法定出席人數,主席宣布開會,當表決時只有 40 人在場,表決贊成的有17 票、反對 10 票、棄權 12票,主席未參與表決。其結果如何:

1. 其出席人數若是以“應到的出席人數”的 100 人,則過半數是 51 票,很顯然任何議案都過不了,因為只要有一個人反對議案就否決了,且將不出席會議行使權力或盡義務之人併入計算,對出席會議之人顯然不公平。此例表決時只剩 40 人在場,縱使全部贊成也未達過半數,因此不合理。

2. 一般常以“簽到的出席人數”( 51 人)來計算,若以簽到的出席人數過半數為可決,則過半數是26 票。但會議中常有人遲到、離席、早退,開會的人數是浮動的,若以簽到的出席人數為準,遲到的人要不要計入呢?那每個議案表決前都要先清點一次人數,以確定簽到人數有多少,來決定過半數之數,其效率何在?簽到後又離席的人要不要計入呢?且將棄權者 12人併入反對一方顯然不公平。

3. 若以“表決時的在場出席人數”過半數為可決,則過半數是 21 票。若如此,每個議案表決前要先清點一次人數,以確定在場人數有多少,來決定過半數之數,其效率何在?若要在表決時限制人員進出以利表決,則有限制人身自由之嫌。且並非每個議案對所有的人都很重要,總是有人覺得此案通過與否無所謂;或者是議案有爭議時保持中立避免得罪任何一方,此時將棄權者 12 人併入反對一方顯然不公平,況且未規定表決不可以棄權。

4. 若以“表決時參與表決人數”來計算,就沒有以上各種問題,且完全符合“民主原則”、“效率原則”和“公平原則”。詳閱會議規範有關表決數額之規定全部都是以“參加表決之多數”、“參加表決之三分之二”或“參加表決之四分之三”,其強調的都是“參加表決”之數,如此才符合民主、效率及公平原則,且避免少數人牽制會議。

中國人強調“以和為貴”,不習慣以正反兩面並呈之溝通方式,往往在會議中要求以“無異議”方式通過議案,此乃假民主程序。首先是不符會議規範「兩面俱呈」的原則,再則未經表決怎知反方必然是少數?此有挾眾人壓制反對者之嫌。然而會有此一現象之產生,也是起因於常有人不服表決結果的現象(此事互為因果)。會議規範只是以民主程序(步驟)來處理眾人之事而已,決議內容才是處理事情的方法,所以在討論程序中,儘量提出多數人能接受的,或符合多數人利益的意見做成決議才是會議的真諦。印度聖雄甘地說:「溝通、協調、妥協、接受、欣賞」對於表決結果縱使一票之差輸了,我們也要欣然接受,此乃強調民主程序的同時,必備之民主素養。

陳紹鑫理事  2011 / 12 / 31

二天的研習讓我脫胎換骨 — 李湘雄

二天的研習讓我脫胎換骨 — 李湘雄

經過兩天議事講師培訓營的課程,除了對於議事規則有些基本的了解之外,對於某些課程的設計印象格外深刻,在此和大家分享個人的心得。

首先,值得一提的是實際分組競賽綜合演練,讓學員可以透過分組競賽的方式,學習如何在會議中以合乎議事規則的方式提動議或修正動議,為求競賽獲勝,雙方莫不提起勁,拼命提出動議,或是努力提出修正,努力爭取發言機會,但畢竟大多數學員是第一次接觸議事競賽,由於經驗不足,能夠使用的技巧並不多,當然更無法在動議的論證或邏輯推理上發揮,可是全體學員都相當投入,也覺得收獲很多,如果能夠多操練幾次應該會更好。還有輪流分組派員擔任主席,也是相當特別的經驗,因為在場每位出席者都很專業,也都在虎視眈眈等待機會找出主席主持會議的缺失,這當然和過去任何一次擔任主席的感受截然不同,所以更加可以考驗主席頭腦是否清楚的掌握會議進行的流程。

因為實務演練吸收的效果遠比閱讀教材或是講師授課來的強烈,希望以後在議事訓練課程中能多增加演練的比重。所以可想而知,在日後有機會教授議事規則課程時,不論內容深度如何,都一定要重視實際讓學員演練,才能夠讓學員吸引較快速。

此外,經過研習課程也讓我體會到所有的主動議和附屬動議在設計上都有其目的和意義,視情況不同而適當地運用,有助於協助會議的順利進行。因為會議的目的是在解決問題,所以練習把會議開好,就是練習解決問題。至於動議內容必須參酌現況,與現況有別且有建設性才算是一個好的動議,這就是一種訓練積極正面思考的方法。所以透過會議規範的邏輯,能夠增加參與會議者的專注力與向心力,也可以訓練這個團隊所有成員解決問題的能力。

從小至今有過不少的會議經驗,像是班會或公司會議。但是真正了解如何開會,卻是在去年接任青商會長後,常常需要主持理事會議及例會,才有機會接觸到議事規範,也才知道以前有許多會議上的錯誤,例如以往會議的經驗常常是發言者不知節制的講了一大堆,卻不知所云,甚至於大家東一句、西一句的天馬行空聊起天,這種會議型態屢見不鮮,相當沒有效率。或是在投票選出負責承辦活動的人或是表決出遊地點,以前都不知道要採用開放填空動議。其實乍聽之下,會覺得依序表決至其一通過為止,似乎有些奇怪,但是了解及緣由,才會發現是相當合理又有效率的設計。

既然參加議事講師培訓營,所以每個結訓學員都應該有一個共同的使命,就是要把議事規則推廣出去。如果學會的人越多,就會影響更多人,也可以讓更多人學習如何有效率的開會。不僅可以節省大家開會的時間,更可以增進大家透過會議解決問題的能力。希望就從今天開始,每個議事講師透過自身的力量去影響週遭的社團。慢慢把這種理想散播出去,影響的層面會越來越廣,漸漸的就可以影響到我們的下一代,進而去改善我們的社會。

會長交接典禮是一齣舞台劇 — 陳勁達

會長交接典禮是一齣舞台劇 — 陳勁達

會長交接典禮是充滿喜氣、歡樂的氣份,主席與即將上任的會長都會盛裝待客,甚至邀請外賓、親友觀禮來分享喜躍。同濟會台灣總會北市區最早交接的分會是九月八日新北投會,經過總會長監交後,宣告社會大眾,理應行使會長職權,行嗎?同濟總會規定不論何日舉行會長交接,一律十月一日起行使會長職權,既然不能視事,那麼提早在十月一日之前交接有何意義?或許只是為了避開各會排在同一天分別辦理交接的尷尬窘境罷了。

十一月六日金門同濟會將辦理會長交接,依規定會長也是在十月一日起就能行使職權,那麼這樣的交接到底有何意義呢?個人認為這樣情況的交接典禮是一齣舞台劇的演出,為了凝聚會友的力量,發揮團隊企劃、執行的能力來一次全體會友總動員的操兵實作。若是將交接典禮定位為舞台劇,交接典禮的程序就應該合理化,不要讓外賓丈二金剛摸不著頭序,舉例來說,當司儀宣布:「介紹貴賓與總會來賓」時,司儀居然將當場的主席與即將上任的會長介紹給與會的會友與外賓,這是那門子賓主不分的介紹,確實令人傻眼,大開眼界,是司儀自創,還是另有高人指點;典禮程序上也出現不合邏輯的現象,「新舊任會長、秘書長、財務長交接」程序後,接者「總會長敘獎」程序,由總會長監交人頒贈職務勳章,都是順理成章,然跟者是「新任理監事會職人員宣誓就職」程序,這就令人百思不解了,既然新舊任會長已經印信交接,也頒發了職務勳章,意謂者新會長上任了,為什麼還要來個劃蛇添足的「新任理監事會職人員宣誓就職」程序,一齣舞台劇的演出是要讓看戲的人看得合情合理才是,像這樣的安排,是否在考驗外賓的理解力與專注力?

個人認為應是「新任理監事會職人員宣誓就職」在前,「頒發當選證書」在後,然後「新舊任會長交接」,接者「總會長敘獎」由總會長監交人頒贈職務勳章,這樣一氣呵成的程序該是較合情合理!若有新會長邀約來加入同濟大家庭的新鮮人,應進行「新會員入會宣誓」,來彰顯新會長的企圖心與魄力。順與不順是大多數人皆認同才是,當然先要界定是用何種角度來審視這樣的儀式。

陳勁達 筆 2010/10/25