百人群聚習議事 習練演試品新知

百人群聚習議事 習練演試品新知

2018第4場議事公益講座6/15下午在新北市議會揭開序曲,由新北市議事效率促進會主辦,台灣議事效率促進會與中華民國健言社協辦,在主協辦單位的大力宣傳下有百人登記參加,竟然有8成的人是第一次來聽講。

從「議事123 權益不受傷」開鑼,1是一套議事規則,沒有規則就是沒有對錯,依規則議事是最基本的概念;2是規則處處展現民主與效率的核心價值,民主就是人人平等,相互尊重,不是一個人說了就算,效率更是藏在規則裡;3是開會的目的在解決問題,其3步曲是動議、討論、表決。

學習就應學以致用,現學現用是最實際,「習練演試」是此課程學習的高潮,將講授的討論5要領-請求發言地位、聲明發言性質、不得發言離題、一時不議二事、發言限次限時等發揮的淋漓盡致,在有限的時間內讓大家見識到會議的好、會議的美、會議在解決問題。

陳勁達 筆 2018/6/19

主席何來2票之說?

主席何來2票之說?

您聽過民主會議的主席有2票之說嗎?這是有些會議人不明究理,張冠李戴的誤解所致。

表決有5種方法(註1),舉手、起立、唱名、正反兩方分立表決等4種表決方式都是公開表達個人的意向,若表決為正反雙方同數時,主席不表示意見為否決(註2),主席是出席人,也有表決權,主席若要參加表決,須公開聲明加入贊成方,因主席的聲明,使得贊成票數多於反對,此議案為通過(註3)。

若行使投票表決時,主席與在場出席人要一起領票,主席若不領票,意謂主席棄權,當開票後,正反雙方為同數時,以抽籤定之(註4)。

然有些主席與出席人一起領票,開票後,遇到正反雙方同數時,主席卻說他可以表達加入贊成方,使其議案為通過,這就是主席有二票之說的訛傳。

主席若不領票,是意謂主席棄權,開票後,若正反雙方同數時,主席卻說他要表達加入贊成方,試想出席人都是秘密投票,開票後同數時,主席卻公開表達他的投票權,與會眾格格不入。

切記!當行使投票表決時,主席與出席人要同時領票,主席不領票,代表主席棄權。

陳勁達 筆 2018 / 5 /16

註1:會議規範第55條    表決之方式
表決應由主席就左列方式之一行之,但出席人有異議時,應徵求議場多數之意見決定之。
(一)舉手表決。(或用機械表決。)
(二)起立表決。
(三)正反兩方分立表決。
(四)唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。
出席人應名時,應起立答應﹁贊成﹂,﹁反對﹂或﹁棄權﹂。如未應名,再唱一次,但不得三唱。
(五)投票表決。
前項第五款,除對人之表決應採無記名投票外,對事之表決,以記名投票表示負責為原則。

註2:會議規範第58條    可決與否決
表決除本規範及各種會議另有規定外,以獲參加表決之多數為可決,可否同數時,如主席不參與表決,為否決。
參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準。如以投票方式表決,空白及廢票不予計算。

註3:會議規範第56條    通過與無異議認可
(一)通過 以表決之方式,獲得多數之贊同者。
(二)無異議認可 第六十條所列之事項,得由主席徵詢議場有無異議。稍
待。如無異議,即為認可。如有異議,仍須提付討論及表決,但經主席徵
詢無異議並已宣佈
認可後,不得再行提出異議。
無異議認可之效力與表決通過同。

註4:會議規範第95條  選舉之當選
選舉以得票比較多數者為當選,票數相同時,以抽籤定之。如各該會議另有規定者,從其規定。

你怎麼辦? 

你怎麼辦?

若議案(提案與臨時動議)經議決通過後,因有新事實理由要再議,或因外在因素要變更議案內容,該如何處理?

已通過的議案因有新事實理由,要求重新再議,建議使用「復議動議」(註1),若是當次會(同次會)對已通過的議案提「復議動議」,需由得勝方提出,提出於同次會,須有他事相間(若該提案為提案三,議決通過,有必要重新討論,須於提案五進行宣讀前,對提案三提出復議動議)。

復議動議有人附議,動議成立,進行復議動議的討論,如獲表決通過,才能對提案三重新討論。

議案在當次會若未提復議動議,可在同一會期的下次會提出,然我們對「會期」的定義為一次理事會、會員大會為一會期。因此下一次理事會又是一個新的會期,就不得對上次會的議案提復議動議。

議事規則是一體適用,當次會員大會若未提復議動議,下次是半年後(青商會是一年召開2次會員大會,其他社團依人團法規定,每年召開一次會員大會,若於下次會提復議動議,已經是一年後的事。)

註1:會議規範

第七十八條   提請復議之理由 議案經表決通過或否決後,如因情勢變遷或有新資料發現而認為原決議案確有重加研討之必要時,得依第七十九條之規定提請復議。

第七十九條   提請復議之條件 決議案之復議,應具備左列條件:
(一)原決議案尚未著手執行者。
(二)具有與原決議案不同之理由者。
(三)須提出於同次會或同一會期之下次會,提出於同次會,須有他事相間,提出於下次會,須證明提出人係屬於原決議案之得勝方面者,如不能證明,應得議決該案之會次出席人十分之一以上之附議,並列入再下次會議事日程。
前款附議人數,如另有規定者,從其規定。

案例:提案三:定於4月1日舉辦見習會友講習會,該案議決通過,然進行提案四討論時,有人警覺4月1日已經通過要舉辦金口獎講習活動,且有不少見習會友報名,顯然是撞期了,此時須於提案四結束表決後,出席人向主席對提案三提復議動議,理由,四月1日若有2個活動,參加者會相對的減少,工作人員也不足。

若是當次會議無人查覺4/1有2個活動在同一天舉辦,而於會後才發覺,得對該次會議的提案三,提出「修正式的提案」,

因時間緊迫得對修正式提案,召開臨時會議,若時間許可得於下次會以提案方式提交,不過在提案內容要與上次會的該提案做連結,提案「第X次理事會提案三活動日期變更為4月8日,說明:原定4月1日與見習會友講習會撞期。

陳勁達 筆 2018/3/16

分享知識 接受考驗 學習新知 承受磨練

分享知識 接受考驗 學習新知 承受磨練

宜蘭青商在2016/5/14舉辦議事規則進階研習,議事研習人數雖不多,學員卻踴躍提問,真是難得,人少,享受最多時間的分配。學員中仍有幾位是未曾接觸開會的過程,當然也要快速的將4/26的基礎課程做複習,好讓他們也能跟上進度。

做中學,學中做是一般人學習這門議事藝術的途逕,然學到的是片段的知識,不知所以然,使用上就相當困難,心裡虛虛的,深怕一出手就被恥笑,因此學習開會知識就要學好基本功。開會的目的在解決問題,處理問題的步奏是動議、討論、表決是議事基本程序,也是公民民主素養,會議須講究效率與民主,將學員分成3組,實作練習寫提案,這是會議效率的第1門檻,透過寫作了解提案的「眉角」,透過研討讓團隊知到民主的魅力,經過「習練演試」,讓每位學員感受「聲明發言性質」是會議效率第2門檻的威力。從不知到知,須用對的方法教學,才能讓學員學到真功夫,並能現學現用。

議事燈謎不多見 唯有台灣議效會

議事燈謎不多見 唯有台灣議效會

元月十五觀燈猜燈謎,謎題五花八門樣樣有,唯獨少見議事謎題面,歡迎邀伴動腦猜議題。

1、 打道回府 –猜一動議名詞
2、 委身相許 –猜一動議名詞
3、 不恥下問 –猜一動議名詞
4、 動議大哥大 –猜一動議名詞
5、 事緩則圓 –猜一動議名詞
6、 主席違規 –猜一動議名詞
7、 否決代名詞 –猜一動議名詞
8、 到此為止 –猜一動議名詞
9、 狀告官老爺 –猜一動議名詞
10、 喘口氣 –猜一動議名詞
11、 會議主角 –猜一會議用詞
12、 會議配角 –猜一會議用詞
13、 會議裁判 –猜一會議用詞
14、 對號入座 –猜一表決方式
15、 閃一邊涼快 –猜一動議名詞
16、 問題分身 –-猜2個會議用詞
17、 胡說八道 –猜一會議用詞
18、 表決原則 –猜一會議用詞
19、 自圓其說 –猜一會議用詞
20、 不說話不會把你當啞吧 –猜一會議用詞
21、 擱置動議的裙帶關係 –猜一會議用詞
22、 殺出程姣金–猜一會議用詞
23、 一了百了– 猜一會議用詞
24、 會議最後手段 –猜一會議用詞
25、 對一半–猜一動議名詞
26、 堅持到底–猜一會議用詞
27、 會議效率第一關–猜一會議用詞
28、 不二心–猜一會議用詞
29、 自討沒趣 –猜一動議名詞
30、 主席宣判 –猜一會議用詞
31、 會議效率第二關–猜一會議用詞
32、 最有效率的表決–猜一表決方式
33、 對抗沒有民主素養的表決–猜一表決方式
34、 回到討論原點 –猜一動議名詞
35、 延期討論動議的裙帶關係–猜一動議名詞
36、會議核心價值–猜2會議用詞
37、 會議目的–猜一會議用詞

謎題揭曉

1、 打道回府 — 散會動議
2、 委身相許 –付委動議
3、 不恥下問 — 會議詢問
4、 動議大哥大 — 權宜問題
5、 事緩則圓 — 延期討論動議
6、 主席違規 — 秩序問題
7、 否決代名詞 — 無期延期動議
8、 到此為止 — 停止討論動議
9、 狀告官老爺 — 申訴動議
10、 喘口氣 — 休息動議
11、 會議主角 — 出席人
12、 會議配角 — 列席人
13、 會議裁判 — 主席
14、 對號入座 — 唱名表決
15、 閃一邊涼快 — 擱置動議
16、 問題分身 — 猜2個議事用語
17、 胡說八道 — 發言離題
18、 表決原則 — 兩面俱呈
19、 自圓其說 — 潤飾 –自己對自己的提案提修正案為潤飾
20、 不說話不會把你當啞吧 — 討論
21、 擱置動議的裙帶關係 — 抽出動議
22、 殺出程姣金 — 變更議程動議
23、 一了百了 — 取銷動議
24、 會議的最後手段 — 表決
25、 對一半 — 修正案
26、 堅持到底 – 保留發言權
27、 會議效率第一關 — 提案
28、 不二心 — 一時不議二事
29、 自討沒趣 — 收回動議 –提案不受歡迎得收回
30、 主席宣判 — 表決結果
31、 會議效率第二關 — 聲明發言性質
32、 最有效率的表決 — 聲決 — 在數百人的議場上不用點數
33、 對抗沒有民主素養的表決 — 正反兩方分立表決 — 不可既贊成有反對
34、 回到討論原點 — 復議動議
35、 延期討論動議的裙帶關係 — 預定議程動議
36、 會議核心價值 — 效率與民主
37、會議目的 — 解決問題

議事講師培訓營第15期招生

議事講師培訓營第15期招生

有90%的人對開會知識一知半解,若要成為10%的議事領頭羊,歡迎參加議事講師培訓營,只要對議事有興趣的人都有報名。

研習日期:105年2月27日8時30分~17時,3月13日上午8時30分~20時

研習地點:新北市板橋區實踐路3號2樓(深福活動中心)

研習課程:議事基本程序(1)、提案與動議的寫作(2)、妥協之計(3)、第3種選擇(4)、開放填空及替代案(5)、突發狀況處置(6)、特別主動議(7)、會議程序及紀錄(8)、綜合演練(9)、開會通知與(10)、議事市場解析(11)、Q&A及新得分享(12)、相識相惜(13)等13單元,共18小時,採互動式教學,每堂課有習練演試。

研習費用:非會員3500元,會員3000元 (學員回訓每人1000元 ,限5名)

報名人數:限額30名,至少15名開課。

主辦單位:台灣議事效率促進會 (立案字號台內社字第9030057號)

聯 絡 人:  陳勁達  0939-522757  鐘耀通 0918-656503

講師簡介

陳勁達 講師

 學歷:真理大學 工業管理畢業  中興大學企業管理研究所肄業

(台灣議事效率促進會 專任講師證:灣議效師證字第002001號)

經歷

考試院國家文官學院(高考3級公務員基礎訓練、官等升等訓練)   聘任講師

教育部國家教育研究院(國中小校長、主任儲訓班、督學科長增能研習)  聘任講施

☆ 行政院人事行政局地方行政研習中心 (委任人員職能研習、中階主管會議研習)    聘任講師

☆ 台北市、新北市、桃園縣國中、小候用校長班   聘任講師

☆ 台北市、新北市、花連縣、台中市等在職校長班 聘任講師

☆ 全國教師會、台北市、新北市等13個教師會    聘任講師

☆ 國際青年商會中華民國總會   聘任講師

☆ 國際同濟會臺灣總會   聘任講師

☆ 國際扶輪社華陽、東南等扶青團    聘任講師

☆ 國際獅子會民生、友心等獅子會   聘任講師

☆ 台北市、新北市、新竹縣等職業總工會   聘任講師

社團

☆ 台北市國際青年商會   第33屆(1989)副會長

☆ 台北市真理大學校友會   創會(1995)理事長

☆ 台北市議事效率促進會   創會(1999)理事長

☆ 台灣議事效率促進會   創會(2001)理事長

☆ 新北市議事效率促進會   第2屆(2013~2015)理事長

☆ 台北市福華國際同濟會   第8屆(2010~2011)  會  長

☆ 台北市大理國小87、88學年度家長會(1999~2000)  會  長

☆ 台北市士林商職94學年度家長會(2005~2006)    副會長

☆ 新北市議事效率促進會   第2屆(2013~2015)   理事長

著作 ☆ 開會的葵花寶典(2006年初版)

☆ 議中求同(2004年)

☆ 會議導航(1992年)

☆ 主席須知事務(2016年校稿中)

現職

☆ 中原議事文創工坊          聯絡電話:0939-522757

e-mail:rocky390101@gmail.com.tw   議事效率推廣中心網站:www.cpepc.org

公文文書寫作是公務員基礎訓練課程

公文文書寫作是公務員基礎訓練課程

公務員常有職務輪調的機會,因此公文文書寫作是公務員的基礎課程訓練。然一般市民是很難得寫公文,對此事是很生疏的,而身為社團秘書的工作人員就不能置身事外。茲將公文幾個要點做說明:

一、 公文程式的類別,包括令、呈、咨、函、公告、其他公文:開會通知、便箋、聘書等。(公文程式條例第2條)
二、公文字體規範
(一) 發文機關全銜為20號字
(二) 受文者、主旨、說明、辦法為16號字。
(三) 其他為12號字。

三、印信蓋的位置與受文者同高,限令、公告使用。

四、 發文字號:○○字第0000000000號(須10個數字)

五、期望語分上行文、平行文、下行文:
(一) 上行文期望語:請 鑒核、請備查。
(二) 平行文期望語:請查照、請查照轉知。
(三) 下行文期望語:希 查照、希切實辦理。

六、准駁語分上行文、平行文、下行文:
(一)上行文准駁語:應予照准、准予照辦。
(二)平行文准駁語:敬表同意、應從緩議。
(三)下行文准駁語:礙難同意、無法照辦。

七、文稿分一段稿,只有主旨。二段稿為主旨、說明。三段稿為主旨、說明、辦法。

陳勁達 筆 2016/1/5 (曾任教育部國家教育研究院主講公文書管理與寫作課程講師)

主席須知事務—第2階段工作

主席須知事務—第2階段工作

一個計畫案的摧生過程絕不是草率行事,在2014年6月找到一個構思,理事長是社團會員大會與理事會的召集人,也是會議當然的主席,像這樣的主席還有學生家長會的會長,區分所有權人會議的主委,然主席不是永遠的理事長、會長、主委,任期屆滿就得換人來承接,依組織分工原則,所有的事都有幕僚行政人員來分擔執行,然會議主席在主持會議,必然對議事程序駕輕就熟,理事長、會長、主委對一些與議事有關的會議行政卻不盡然皆知,萬一出現差錯,都要概括承受,因此茗出一個構思,想編寫「主席須知事務」,設定100項,細分章節,第一項為「開會的法律要件」,第100項為「會員大會」,依照事務發生的先後與開會過程一一的順序,原定2014年7月1日開始每週二、五發表一篇議事短文,預定在2015年6月12日結束,想不到為了提早執行第3階段工作,而於4月25日完成第一階段工作,超前6個禮拜,從今日開始執行第二階段工作,邀請5名以上講師對100項論述做編飾、補述、編排等工作,預定以1個月來動筆,以銜接第3階段印書、發行、宣傳、銷售等事務,行百里者半九十,最後一哩路是最辛苦的任務,最重要的是要把它做好,也歡迎大家提供意見,讓「它」更貼近現任主席、未來主席、卸任主席的需要。

陳勁達  筆  2015 / 4 / 27

註1:人民團體法
第25條 人民團體會員(會員代表)大會,分定期會議與臨時會議二種,由理事長召集之。
定期會議每年召開一次;臨時會議於理事會認為必要,或經會員(會員代表)五分之一以上之請求,或監事會函請召集時召開之。

章程修改可以在臨時動議提出嗎?

章程修改可以在臨時動議提出嗎?

章程的定訂與變更須提交到會員大會討論、議決(註1),章程是怎樣定訂的?當籌組社團時須向主管機關提出申請,依內政部申請須知須提交申請書、章程草案、發起人名冊及發起人身分證明影本黏貼表等(註2),章程草案誰擬的?至少30個發起人中必有一名發起人代表人,依照內政部章程草參考範例寫出章程草案,送交申請,經主管機關核備准於籌組,才能召開發起人會議,推選籌備委員,再由籌備委員互選1名為主任委員,由主委召開籌備委員會議,其中一項工作就是審議章程草案,該草案經籌備會議決通過,再送請第一屆第一次會員大會審議,審議前15天須發開會通知,公告會員大會審議事項,最重要就是章程草案,年度工作計畫與年度財務預算,該草案經審議通過而有憑有據,才能選舉第一屆理事、監事,從整個過程中不難看出章程草案須經三關,是何等謹慎!章程變更亦不可等閒視之,須經會員大會議決(註3),其表決額數為2/3決。誰來修改變更章程?目前法規沒有規定,但有脈絡可循,當初章程草案是先於籌備會審議通過,再送請會員大會議決,籌備會等同理事會,因此章程修改亦須經理事會議決通過,然法規並沒有定訂修改程序,就屬於社團自主管理,有些社團規定對於章程修改的提案須經多少名理事連署才能成案,表示慎重其事,若無規定就須一人提案,一人附署,提案後其表決額數亦須2/3決(註4與註1),章程修改變更後須送請主管機關核備後實施,但有例外,在法定名額內增加理事、監事名額時,其增加之名額,應先由候補理事、候補監事依次遞補後,如有缺額,再辦補選(註5),也就是說全國性社團至多35名理事(註6),目前章程規定15名,經會員大會變更修改為21名,應由候補理事優先遞補,不足名額再補選,得由該次會員大會行使,同樣因社團自主須減少理事名額亦是如此操作,而社團設有21名理事若有理事辭職,由理事會議決通過,須由候補理事遞補,若無候補理事,並不需要即時補選,其理事、監事人數未達章程所定名額三分之二時,應補選足額(註7)。話說回來,章程修改可以在臨時動議提出嗎?居於對章程變更修改的敏感與尊重,須事先公告週知全體出席人,由出席人決定是否出席會議,並經2/3決才能議決通過,這種慎重處理的態度事關全體會員的權益,不可草率為之。

陳勁達 筆 2015 / 1  / 29

註1:全國性社會團體章程草案參考範例
第27條 會員(會員代表)大會之決議,以會員(會員代表)過半數之出席,出席人數較多數之同意行之。但下列事項之決議以出席人數三分之二以上同意行之。
一、章程之訂定與變更。
二、會員(會員代表)之除名。
三、理事、監事之罷免。

註2:申請須知
申請階段:申請組織全國性社會團體請檢具以下文件函報內政部審查:
一.全國性社會團體申請書
二、全國性社會團體章程草案
三、發起人名冊 (個人名冊格式 ) (團體名冊格式) (外僑人士名冊格式)
四、籌組全國性社會團體發起人區域分布概況一覽表
五、全體發起人身分證明影本黏貼表(一份即可)
六、其他依規定之必要文件

註3:全國性社會團體章程草案參考範例
第35條 本章程經會員(會員代表)大會通過,報經主管機關核備後施行,變更時亦同。

註4:會議規範
第59條  表決之特定額數 左列各款,須分別達到其特定額數,方為可決:
(一)須得參加表決之四分之三以上之贊同者。
甲、關於變更團體宗旨或目的之表決。
乙、關於團體解散之表決。
(二)須得參加表決之三分之二以上之贊同者。
甲、關於修改團體組織或議事規則之表決。
乙、關於罷免會員之表決。
丙、關於處分團體財產之表決。
丁、關於已通過議事程序變更之表決。
戊、暫時停止實施議事規則一部之動議之表決。
巳、停止討論動議之表決。

註5:人民團體選舉罷免辦法
第24條 人民團體之會員(會員代表)大會因修改章程在法定名額內增加理事、監事名額時,其增加之名額,應先由候補理事、候補監事依次遞補後,如有缺額,再辦補選。

註6:人民團體法
第 17 條 人民團體均應置理事、監事,就會員(會員代表)中選舉之,其名額依左列之規定:
一、縣(市)以下人民團體之理事不得逾十五人。
二、省(市)人民團體之理事不得逾二十五人。
三、中央直轄人民團體之理事不得逾三十五人。
四、各級人民團體之監事名額不得超過該團體理事名額三分之一。
五、各級人民團體均得置候補理監事;其名額不得超過該團體理監事名額三分之一。
前項各款理事、監事名額在三人以上者,得分別互選常務理事及常務監事,其名額不得超過理事或監事總額之三分之一;並由理事就常務理事中選舉一人為理事長,其不設常務理事者,就理事中互選之。常務監事在三人以上時,應互推一人為監事會召集人。

註7:人民團體選舉罷免辦法
第27條 人民團體理事、監事出缺時,應以候補理事、候補監事依次遞補,經遞補後,如理事、監事人數未達章程所定名額三分之二時,應補選足額。人民團體之理事長、常務理事或監事會召集人(常務監事)出缺時,應自出缺之日起一個月內補選之。但理事長所遺任期不足六個月者,得自出缺之日起一個月內,依章程規定或由常務理事互推一人代理之,其未設常務理事者,由理事互推一人代理之。

章程未訂的會務職稱,可以在公共場合大呼小叫嗎?(267)

章程未訂的會務職稱,可以在公共場合大呼小叫嗎?(267)

主席在議場上主持議事,想參與議案的討論,須聲明暫時離開主席地位,找誰來暫代呢?若章程明定由常務理事暫代,然常務理事至少有2名,誰來代理較為恰當?為了避免紛爭,須在章程上訂得更明確,以得票數排序較妥,才不會造成彼此的明爭暗鬥。常務理事是法定的會務職稱,有些社團自訂副理事長職稱,由理事長就常務理事中聘任,須經理事會議決通過,雖經理事會通過,卻尚未修改而列入於章程,事實上這樣的做法,會讓副理事長成為被消譴的對象,有人在背後稱副理事長為黑官,有人在公開場合說副理事長是理事長的接班人,總之,會對副理事長造成很大的困擾,為避免因人設置,最妥善的方式,經會員大會修改章程,設置副理事長一職,由理事長提名經理事會議決通過,其副理事長為常務理事得票數較高者。(267)

陳勁達  筆  2014 / 2 / 21