按月存檔:五月 2015

提問12 常務理事會

提問12 常務理事會

開會通知已寄出,要變更開會日期與地點要如何處理?(台中市一社團提問)

開會有一定的法定程序,召開會員(會員代表)大會須會議前15日發會議通知(註1),理事會、監事會、理監事聯席會須會議前7天函告(註1),以郵戳為憑,開會通知因特別狀況要改變先前的開會日期、地點,要如何妥善處理才合乎法定程序?眾人之事應由眾人承擔,團體事務絕不是一個人說了就算,因此在特別狀況下,常務理事會是一個很好應變的機制,常務理事是理事成員的三分一(註2),9名理事中有3名常務理事,15名理事中有5名常務理事,依此類推,召開常務理事會亦須過半數的出席才是合法的會議,因此常務理事會的會議紀錄須送請理事會追認之,理事會在追認常務理事會會議紀錄時,可以議決通過,修正後通過,當然也可以否決,若經理事會否決的常務理事會紀錄,其損失或損害須由常務理事會成員共同承擔,然改變開會日期與地點經常務理事會議決通過,仍須依照上述所規定的開會通知期限去公告。學生家長會的運作亦是如此,開學後21天召開班級家長會選出會員代表(註4),由各班會員代表組成會員代表大會選出家長委員、會長、副會長(註5),家長委員至多25名,常務委員至多9名(註6),家長會得設常務委員會,照理說常務委員會其位階應是社團常務理事會的位階,常委會會議紀錄應送家長委員會追認才符合運作原則,然自治條例並沒有明文規定,而實務上不少學校以家長會常務委員會為運作模式,此種運作模式有待商榷。

陳勁達   筆 2015 / 5 / 29

註1:督導各級人民團體施辦法
第5條 人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。
會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。
主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註2:人民團體法
第 17 條 人民團體均應置理事、監事,就會員(會員代表)中選舉之,其名額依左列之規定:
一、縣(市)以下人民團體之理事不得逾十五人。
二、省(市)人民團體之理事不得逾二十五人。
三、中央直轄人民團體之理事不得逾三十五人。
四、各級人民團體之監事名額不得超過該團體理事名額三分之一。
五、各級人民團體均得置候補理監事;其名額不得超過該團體理監事名額三分之一。
前項各款理事、監事名額在三人以上者,得分別互選常務理事及常務監事,其名額不得超過理事或監事總額之三分之一;並由理事就常務理事中選舉一人為理事長,其不設常務理事者,就理事中互選之。常務監事在三人以上時,應互推一人為監事會召集人。

註3:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 6 條 家長會設班級學生家長會、家長委員會、會員代表大會。會員代表大會為家長會最高決策組織。會員代表大會閉會期間,由家長委員會代行職權。
家長會依實際運作需要,得設立常務委員會。

註4:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 12 條 每學年第一次班級家長會由班級導師協助於開學後二十一日內召開,召開時由出席家長公推一人擔任主席,並推選出班級家長代表。
各班級導師應列席班級家長會就班級事務與家長溝通。

註5:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 8 條 會員代表大會任務如下:
一 研討參與學校推展教育及提供改進建議事項。
二 審議家長會組織章程。
三 審議會務計畫,收支預、決算案。
四 選舉及罷免家長委員會委員、會長、副會長。
五 選派代表參與學校各種依法令必須參與之委員會會議及執行教育法令明定家長會之職權。

註6:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 9 條 家長委員會置委員七至二十五人,由會員代表大會就會員代表中選舉組成之;全校班級數四十八班以上學校(包括國小附設幼稚園),每滿十班得增置二人。
學校有特殊教育學生者,於前項委員總額內至少一人應為特殊教育學生家長;學校附設幼稚園者,至少應有幼教班班級代表一人為委員;每校原住民學生超過五人者,由原住民家長互推一人列席。
前項家長會委員,任期一學年,連選得連任。
家長委員會組成後,得由委員互選五至九人為常務委員,組成常務委員會,負責執行家長委員會經常性會務,會長及副會長應為當然常務委員,常務委員人數至多以九人為限。設常務委員會時,應於組織章程中自定常務委員任務,開會時由會長擔任主席,可否同數時取決於會長。
會員代表大會於每學年召開時,得依優先順序增置家長委員總數三分之一為候補委員,家長委員出缺時,依次遞補至原任期屆滿為止。

提問11 對事後提先決

提問11   對事後提先決

對人先提先決,對事後提先決,是正確的概念嗎?(桃園市一學校老師提問)

在校園裡從50年代就曾有「對人先提先決,對事後提先決」的論述,直到現在104年還有人對這句話仍是傳述不墜,似乎言之鑿鑿,可見是公說公有理,婆說婆有理。議事須講求效率,「對人先提先決」是天經地意,不容懷疑其效率,然「對事後提先決」這句話以效率來驗證就可議多了,為了求「先表決」就得「後提」的概念若能成立的話,這個會議必定拖拖拉拉的,若是有心人都想先決,你等我,我等你,就是不提案,那到底要等到何時才會有人提案呢?為什麼會有這樣的論述?如果從修正案的邏輯推理去探究就不難找到答案,先從議事基本程序談起,處理問題的步驟是動議(提案)、討論、表決,一主動議經附議成立,由主席宣付討論及表決(註1),在主動議討論中得提出附屬動議中的修正案,居於附屬動議優先於主動議(註2),此時須將主動議擺在一邊,優先處理修正案的討論,稱為第一修正案,第一修正案討論中得提出另一修正案,稱為第二修正案,其修正案的處理順序是第二修正案、第一修正案(註3),再回到本題(主動議),不就是後提的第二修正案先做表決,如獲可決,再處理第一修正的表決,如獲可決,再處理主動議的表決,如獲可決,本題就拍板定案,因此對於「對事後提先決」是斷章去義的說法,大都數人不探究修正案的論理,而自編其理(註4),正確的說詞是「對於修正案是後提先決」。

陳勁達  筆  2015 / 5 / 27

註1:會議規範
第30條 (動議之種類)動議之種類如下:
一、主動議 一動議不附屬於任何動議而能獨立存 在者,屬之。其種類如下:
(一)一般主動議 凡提出新事件於議場,經附議成立,由主席宣付討論及表決者,屬之。
(二)特別主動議 一動議雖非實質問題而有獨立存在之性質者,屬之。其種類如下:
1復議動機。
2取銷動議。
3抽取動議。
4預定議程動議。
二、附屬動議
一動議附屬於他動議,而以改變其內 容或處理方式為目的者,屬之。其種類如下:
(一)散會動議。(休會動議)
(二)擱置動議。
(三)停止討論動議。
(四)延期討論動議。
(五)付委動議。
(六)修正動議。
(七)無期延期動議。
三、偶發動議
議事進行中偶然發生之問題,得提出 偶發動議,其種類如下:
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)收回動議。
(五)分開動議。
(六)申訴動議。
(七)變更議程動議。
(八)暫時停止實施議事規則一部之動議。
(九)討論方式動議。
(十)表決方式動議。

註2:會議規範
第36條 (附屬動議之優先順序) 附屬動議優先於主動議。其本身之優先順序如下:
(一)散會動議。(休息動議)
(二)擱置動議。
(三)停止討論動議。
(四)延期討論動議。
(五)付委動議。
(六)修正動議。
(七)無期延期動議。
前項附屬動議如有順序較低之附屬動議待決時,得另提出順序較高 之附屬動議。但有順序較高之附屬動議待決時,不得提出順序較低之附屬動議。

註3:會議規範
第50條 (七)修正案之處理 有修正案之動議,其處理依下列順 序:
甲、第二修正案。
乙、第一修正案。
丙、本題。
第二修正案經討論後,即提出表決, 如經可決,即納入第一修正案,而變為修正後之第一修正案。
對前項修正後之第一修正案,如尚有修正意見提出,即為其他第二修正案,如又經可決,即納入該項修正後之第一修正案,而變為再度修正後之第一修正案。
對前項再度修正後之第一修正案,得再提其他第二修正案,其處理如前,直至再無其他第二修正案提出時,即將最後修正之第一修正案,提付表決。前項表決結果,如又經可決,即納入本題,而變為修正後之本題。
對前項修正後之本題,如尚有修正意見提出,即為其他第一修正案,如又經可決,即納入該向修正後之本題,而變為再度修正後之本題。
對前向再度修正後之本題,得再提其他第一修正案,其處理如前,直至再無其他第一修正案提出時,即將最後修正之本題,提付表決。
第二修正案如經否決,並無其他第二修正案提出時,即將第一修正案提付表決,第一修正案如經否決,並無其他第一修正案提出時,即將本題提付表決。

註4:網路蒐尋「對事後提先決」
有些單位的議事規則會寫人選是先提名先表決,事情是後提名先表決,都是希望達到最高效率,認為越早提名的人選越先表決好,而越後面提出的事情動議越完善,所以事情越後面越先表決,無論如何,都是希望達成最好的效率和結果。

提問 10 談話會紀錄

提問 10   談話會紀錄

上次會議紀錄與談話會紀錄都可以修正嗎?(新北市一社團提問)

開完會後,首要工作就是會議紀錄的整理,而紀錄須以當時所做的決議內容,須詳實記載為原則,其會議紀錄須經主席與紀錄分別簽署為正式會議紀錄(註1),而上次會議紀錄須於下次會議提出宣讀並確認為必要的會議程序(註2),然會議紀錄在下次會議中宣讀時,若有錯字或登載不時時,要如何處理?若有錯字,主席須說明因一時失誤而打錯字,請在場會眾「更正」,若是登載內容與當時所做的決議內容有出入,那就非同小可了,何者為對?就需求證,因此任何會議都要錄音存證以求事證明確,若是明知為不實之事項而登載,就有違反刑法第215條(註3)的可能,主席與紀錄須承擔其責任,如原決議為否決,會議紀錄卻登載為通過,或者在原案內容自行增加文字,為無中生有,都要背負刑責,若是因外在環境所致,以致於其決議執行有困難,不能在宣讀會議紀錄時,以修正案來便宜行事,這樣做法其原決議就失真了,因此須依議事程序來處理,對該案提修正後的新提案來前後呼應,才有連慣性的接軌。若是因法定出席人數不足,以致於會議不能開議,可以改開談話會,其談話會記錄須於下次會議追認(註4),有些團體將談話會紀錄當做正式紀錄來處理,亦屬不當,追認談話會會議紀錄須以提案方式入列於提案討論中,經討論、表決,其決議為通過、修正後通過、否決,如同常務理事會之決議也需在理事會追認,因常務理事成員為理事成員的1/3,不足全體理事的過半數之故。

陳勁達  筆  2015 / 5 / 25

註1:會議規範
第 11 條(議事紀錄) 開會應備置議事紀錄,其主要項目如下:
(一)會議名稱及會次。
(二)會議時間。
(三)會議地點。
(四)出席人姓名及人數。
(五)列席人姓名。
(六)請假人姓名。
(七)主席姓名。
(八)紀錄姓名。
(九)報告事項。
(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略)
(十一)討論事項,表決方法及結果。
(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向 大會提出報告。

註2:會議規範
第 8 條(會議程序) 開會應於事先編制會議程序,其項目如下:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣佈開會:
(1)推選主席。(由臨時主席宣佈開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。)
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(以另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提付討論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略)
(2)報告上次會議決議案執行情形。(無此項報告者從略)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事或報告人,一一列舉,無則從略)
(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議之情形,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應將其一一列舉,如無此種事項者,從略)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉)
(3)臨時動議。
(4)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(5)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第二項第一目從略。會議紀錄,如未失去機密性質者,應在祕密會中宣讀之。

註3:刑法
第215條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:會議規範
第六條(談話會) 因天災人禍,須為緊急處理,而出席人數因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知為出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

提問 9 開會通知

提問 9  開會通知

開會要開6、7個小時,要如何改善?(台北市一社團提問)

參加會議的出席人要謹記在心,開會要養成有始有終的開會概念,然不少機關、單位、團體的開會文化是有始無終,從哪裡可以見真章?看看開會通知公告(註1)便可見分曉,只告知開會時間,但無告知預定散曾時間,因此有從下午7點開到次日凌晨2點的社團理事會,有從下午1點開到下午7點的校務會議,不禁要問,有必要開那麼久嗎?一般會議以2小時為原則,最多不超過3小時,為什麼會開到6-7個小時呢?曾有主席為滿足所有出席人的需求,臨時動議一個一個的提出,直到沒有人提臨時動議才宣布散會,如果有公告預定散會時間,會出現這種情況嗎?要如何改善呢?首先要建立開會通知須公告開會時間,也要預告散會時間,這樣才叫做有始有終的開會文化。準時開會是必然的,預定散會時間已到,要依狀況處理,若散會時間已屆,主席須問在場會眾是否同意依公告的預定散會時間而散會,會眾若同意,主席則當下立即宣布散會,皆大歡喜,若不同意,要延長會議時間多久,須說清楚,談妥就可繼續開會,延會時間已到,如前法泡製處理,延一次,二次就很多了,每次以半小時計,了不起也只延長1小時而已; 如果開會通知無預告散會時間,參加會議的出席人就被主席軟性綁架,主席想開多久,就得奉陪到底,尤其是公家機關為甚,因此開會通知預告散會時間須劍及履及,才能達到會議有始有終的地步。

陳勁達  筆 2015 / 5 / 22

註1:公文程序條例
第2條 公文程式之類別如下:
一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函:各機關間公文往復或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文。
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

提問 8 開放填空

提問 8   開放填空

月例會時間地點討論案,一開始討論可以用開放填空嗎?(新北市一社團提問)

提案人對任一提案要有自我主張的態度,表示是經過一翻審思而提出的,在討論中才能強而有力的說服異議的人,若是不經意的提案,只要符合規定當然可以成案,但不是很正確的態度而已。若是一個「6月份月例會時間地點討論案」的提案,擺明就是要會眾一起動腦討論,有何不可?只不過要花更多時間,費口舌討論吧了!會議須講求效率,顯然易見,何者為優,判若分明。以上例為案在討論時,須以修正方法的加入字句(註1),提出一個明確日期為第一修正案(註2),若是提出的日期很有說服力,會眾反對意見很少,很快日期就拍板定案了,若是七嘴八舌提出二個以上日期,對第一修正案而修正的,須用第3個修正方法,刪除並加入字句稱為第二修正案,依規定沒有第三修正案,若要提出第3個日期該如何進行?會議規範第53條關於人選款項時間數字等之提出及改擬就是在解決這個問題,此條文在羅伯特議事規則稱為開放填空(Filling Blanks),不論人選、款項、時間、數字、地點等,依提出之先後順序,依次表決至通過其一為止,是因修正一與修正二無法滿足會眾的需求,卻沒有修正三而創造出另一種修正的方法,此法因修正案而延伸的例外修正,其操作程序是提案為主動議,在日期後加入字句「為6月6日」為第一修正案,有人提第二修正案,刪除「6日」並加入「7日」,此時若有人要提第3個日期,須先向主席提議採「開放填空」,經討論、表決,如獲通過,出席人就可名正言順的提出第3個日期、第4個日期等等,依提出先後順序,依次表決至通過其一為止,對於地點的操作亦是如此。然對提案討論時,不應一開始就採開放填空,若修正一很有說服力,大多數人能接受,何來修正二?何來開放填空?徒增困擾。

陳勁達  筆 2015 / 5 / 20

註1:會議規範
第50條 (修正案提出及處理之甲式) 修正案提出及處理之甲式,依下列各款規定行之:(一)修正之方法:
甲、加入字句。
乙、刪除字句。
丙、刪除並加入字句。
修正案得與本題相衝突,但必須與本 題有關,方得提出。(例如:「通過擁護節約運動」一本題,得動議將「擁護」二字修正為「反對」二字是。)
凡加入或刪除一「不」字之修正案, 而有否決本題之效果者,不得提出。(例如:「響應提倡食用糙米」一本題,不得動議修正在「響應」之上,加入一「不」字是。)

註2:會議規範
第50條 (三)第一修正案及第二修正案之提出 本題進行討論中,正反兩方意見未決 前,對本題提出之修正,稱第一修正案。第一修正案進行討論中,正反兩方意見未決前,針對第一修正案部份提出之修正,稱第二修正案,或修正案之修正案。

註3:會議規範
第53條 (關於人選款項時間數字等之提出及改擬) 關於人選、款項、時間、數字等,依提出之先後順序,依次表決至通過其一為止。