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會議紀錄

1040715會議紀錄

會議紀錄

會議結束後,還有一項重大善後工程要啟動,就是整理會議紀錄,其紀錄有2人須承擔法律責任就是主席與紀錄,而「會議紀錄」的議案決議只有7種選項,通過(修正後通過)、否決、擱置、延期、付委、收回、無期延期等,然有些決議卻是一大串文字,從議事羅輯推理該是修正案的內涵,紀錄千萬不要無中生有,若議案因意見分岐而爭吵不休,卻未做成決議,就老老實實空著,不要下筆寫任何文字,否則就是從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金(刑法第215條)。(12)

宣布表決結果

1040710宣布表決結果

宣布表決結果

主席在議場上是靈魂人物,會議缺主席就得停擺,須即時推舉;主席要開金口,判決「動議」成立與否,才能明對錯,議事才能為繼;主席要接述,問題才能討論;主席要宣布表決結果,議案才算了決,宣布什麼結果呢?議案經正、反兩面俱呈的表決後,贊成多於反對為「通過」,反對多於贊成為「否決」;只有「無異議認可」,沒有「無異議通過」,何謂「認可」?主席將問題徵詢在場會眾,有無異議,若無異議,主席須宣布議案「認可」,而通過是經表決方式,獲得多數贊成者,通過與認可的過程是不一樣的。(11)

表決權

1040708表決權

表決權

每個人在多元社會裡都有表達不同意見的權利,然議場上出席人取得發言權,對在場問題(提案與動議)應明確的表示為贊成,為反對,為修正,或為其他有關的動議,此時主席須要求出席人行使「表決權」,有3種選項,可贊成,可反對,可棄權,出席人可以不說一句話,但應積極的行使表決權,當然也可以棄權。表決有舉手表決、起立表決、唱名表決、正反兩方分立表決、投票表決等5種方式,就是沒有鼓掌通過這一款,國父 孫中山先生在民國6年的「民權初步」一書第67節就明白的告誡「拍掌不宜用於表決」,而表決時一定要做「兩面俱呈」,先問贊成方,在問反對方,如果使用鼓掌方式也做兩面俱呈,仍不失為一種表決方式。(10)

發言限次限時

1040706發研限次限時

發言限次限時

民主是會議的另一個核心價值,民主精神須公開、公正、公平,居於公平原則,出席人對任一問題都有2次發言討論的機會,每次不宜超過高5分鐘,然主席對於出席人第2次發言討論機會要如何公正?已發言過一次的出席人,若要做第2次發言,主席應徵詢在場出席人,還未做第一次發言的出席人都有優先發言權,在場出席人若不願在此時爭取第一次發言,主席方可讓已發言過第1次的人,繼續做第2次發言,這樣才稱為公正,「發言限次限時」是討論中最讓主席專注的焦點。(9)

 

一時不議二事

1040703一時不議二事

 

一時不議二事

效率是會議核心價值之一,出席人發言時「不可發言離題」,若違規,主席須適時制止,否則其時間的無謂流失是全體遭殃,而「一時不議二事」也與效率脫離不了關係,其責任疏失卻在於主席,當有人提議「散會後,大家一起去喝下午茶,聯絡感情。」,有人附議,未決時,另一人提議「到xx咖啡店,現在買一送一」,此案若議決通過,回過頭來要討論「散會後,大家一起去喝下午茶,聯絡感情。」這件事,大多數意見是散會後行程已排定,不方便變動而作罷,此提議就被否決,這就是處理問題本末倒置的後果,若主席回絕「到xx咖啡店,現在買一送一」這個提議,就沒有必要浪費時間來討論了。(8)

不可發言離題

1040701不可發言離題

不可發言離題

出席人取得發言權應就題論事,理清則事明,然不少人卻高談闊論,依老賣老,過往事打頭陣,甚至言不及意,讓人不知所云,若能就題論事,切題發揮,論理清晰,應可獲得好感與認同,就題論事有何範圍?建議以提案上所呈現的文字為範籌去論述,曾有一提案討論委員會的年度工作項目,未列經費預算,而發言者卻大談特談要多少經費才能施展計畫,就是典型的發言離題,因此任一出席人「不可發言離題」,若有此現象出現,主席應適時制止其發言,這是主席主持議事的任務。(7)

聲明發言性質

1040629聲明發言性質

聲明發言性質

出席人取得發言機會,不能隨意說三道四,須遵守「聲明發言性質」的規矩,對在場的問題(提案與動議)須聲明其發言性質,為贊成,為反對,為修正,或為其他有關之動議,其意是對當下問題先說結論,再依結論做論述,主席常徵詢會眾有無其他意見,其實是有無其他動議要提出,若出席人除贊成、反對以外,不能說出一個適當的動議當領頭羊,主席有權利制止其發言,其目的在貫轍「聲明發言性質」之規定,也符合會議效率的提昇。(6)

 

請求發言地位

1040626請求發言地位

請求發言地位

議場上,面對問題(提案與動議)就得參與討論,出席人對問題有討論權,這也是出席人的基本權利之一,當然也有不發言的權利,因此主席不可免強任一出席人表達意見,出席人若要發言須遵守「請求發言地位」的規定,須舉手並口呼主席,經主席同意,才取得發言權,誰有優先發言權?依「發言順序之指定」規定提案人(動議人)對問題要做說明,須與一般會眾一樣,要舉手並口呼主席,只不過要多加一句表明是提案人(動議人)的身份,主席才會優先讓提案人(動議人)做說明,常看到主席主動邀請提案人做說明,曾有提案人回應提案已寫的很清楚,不須再說明,主席就這樣被打臉了,其道理在告知主席不可邀請任一出席人表達意見,包括列席人,因為主席只有一票。(5)

動議權

1040624動議權

 

動議權

開會的目的在解決問題,關心社區、熱愛社團的成員看到待決的問題要如何提出?一是藉著「會議通知」的告知,在會議前以書面方式提出問題稱為提案,視為提案權,每一張提案單只能提一個提案,另一是在會議進行中,用口頭方式提出問題稱為動議,視為「動議權」,每次行使動議權只能提出一個動議,這兩個權利皆是出席人的基本權利,不可為主席所剝奪或不合理的壓制。提案要附署才能成案,動議要附議才能成立。(4)

 

 

提案權

1040622提案權

提案權

開會通知須公正無私的寄發給每位出席人,「提案權」是出席人享有的6大基本權利之一,也是會議前唯一行使的權利,若是開會通知未告知出席人須於會議前多少天提出提案,此提案權就被主席剝奪了,曾有一位主席說開會前都可提出,當出席人提出之後,卻說太慢提出來,來不及印刷裝訂而不了了之,真是強詞奪理,因此才需明確的規定提案須於會議前多少天提出的規定。合理的規定會員(會員代表)大會須於會議前10天提出,理事會、監事會須於會議前5天提出,記住!提案須有另一出席人附署,才能成案。出席人不要讓您的權利睡著了!(3)