按月存檔:十月 2015

問21 會議紀錄失真要如何善了?

提問21 會議紀錄失真要如何善了?

開完會,還有一項善後工程就是整理會議紀錄,紀錄者須以當時主席宣布的表決結果(註1),真實登載為原則。有人提問:有一活動提出2個執行方案A案與B案,討論中眾說分歧,主席一時不察,竟宣布「照案通過」,10天後會議紀錄出爐,卻登載「修正後通過」,顯然與事實不符,該如何善了?主席與紀錄須全責承擔會議紀錄的責任(註2),若有不實,需承受刑事責任,業務上明知為不實之事項刑責(註3)。每次開會其會議議程中有一項「宣讀並確認上次會議紀錄」程序(註4),若是以公告的會議紀錄來確認,與事實不符,定會出包,不要心存僥倖,姑且一試,與其知道會有難堪的場面,何不亡羊補牢,撤回會議紀錄的公告,更正後,再重新張貼,在下次會議時坦然面對失誤之責;然執行方案只能二擇一,無法兩案並存執行,會議中亦有一項「報告上次會決議案執行情形」程序(註4),必須實話實說,該案無法執行,然後對該案提議取消,如獲通過,就圓滿處置,若該活動仍然要辦理的需要,則重新提案,重新討論,重新議決,才能善了。在執行上若有時間困擾,得適時召開臨時會議來解燃眉之急。

陳勁達  筆   2015 / 10 / 26

註1:會議規範
第 17 條  主席之任務 主席之任務如左:
(一)依時宣布開會及散會或休息,暨按照程序,主持會議進行。
(二)維持會場秩序,並確保議事規則之遵行。
(三)承認發言人地位。
(四)接述動議。
(五)依序將議案宣付討論及表決,並宣布表決結果。
(六)簽署會議紀錄及有關會議之文件。
(七)答復一切有關會議之詢問,及決定權宜問題與秩序問題。
其他有關大會會務之重大問題事事件,得依本規範第六十三條第四款之規定,設立綜合委員會處理之,以維持主席公正超然之地位。副主席之任務,在協助主席處理有關會議進行之事務,或因主席因故不能主持會議時,代行主席職務。

註2:會議規範
第 11 條 議事紀錄 開會應備置議事紀錄,其主要項目如左:
(一)會議名稱及會次。
(二)會議時間。
(三)會議地點。
(四)出席人姓名及人數。
(五)列席人姓名。
(六)請假人姓名。
(七)主席姓名。
(八)紀錄姓名。
(九)報告事項。
(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略。)
(十一)討論事項,表決方法及結果。
(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向大會提出報告。

註3:刑法
第 215 條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:會議規範
第8條 會議程序 開會應於事先編訂會議程序,其項目如左:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣布開會。
(1)推選主席。(由臨時主席宣布開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。)
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(已另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提
付討論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略。)
(2)報告上次會決議案執行情形。(無此項報告者從略。)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略。)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事項或報告人,一一列舉,無則從略。)
(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議案之執行,或其他會務進行情形,檢討其利弊
得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,
應將其一一列舉,如無此種事項者,從略。)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉。)
(3)臨時動議。
(四)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(五)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第一項第二款第一目從略。
會議紀錄,如未失去機密性質者,應在秘密會中宣讀之。