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法定會議與臨時會議的不同

法定會議與臨時會議的不同

法定會議就是章程所規定須召開的會議,如理事會、監事會、會員大會等,而臨時會議是法定會議已召開,因突發或特別事件無法等待下次會議來議決,非得即時開會討論不可,然不是主席一個人說了就算,須由理事(主席也是成員之一)過半數連署,得函請會長(理事長)召開(註1)。

社會團體在改選後(任期開始)須召開第一次理事會,在確定召開第一次理事會日期後,因突發狀況須即時召理事會處理,卻定調為臨時理事會,是本末倒置,哪有法定第1次理事會未召開,卻以第一次臨時理事會來應急。應該是把預定照開理事會日期改期提早,然理事會有會議前7天的法律告知,可以召開第一次常務理事會應變,在會後送理事會追認。

陳勁達  筆  2016/1/29

註1 :督導各級人民團體實施辦法
第6條 人民團體理事或監事認為必要,並經理事或監事過半數之連署,得函請理事長或監事會召集人 (常務監事) 召開臨時理事會議或監事會議。如理事長或監事會召集人 (常務監事) 無故不為召開時,得由連署人報請主管機關指定理事或監事一人召集之。

態度決定高度(1)-談動議提出的程序

態度決定高度(1)-談動議提出的程序

動議者向主席提出動議(1),大多數的主席就立即接手,問在場的出席人:有人附議嗎(2)?會眾才會口呼附議(3),有人附議後,主席就做接述動議內容,並交付討論(4)。前後有4個動作,若是依會議規範第33條條文只有3個動作(註1),動議者向主席提出動議(1),在場出席人認為該動議值得討論,立即口呼附議(2),因為有附議,主席就接述動議內容,並交付討論(3)。

出席人要全神貫注會場,並立即下判斷,才能對當下的動議做口呼附議,這個過程涵蓋3個層面,出席人的專注力,若不專注,就不會做出附議,出席人不待主席徵詢,而直接做主動的附議,是主動的意念,其過程與過去的操作程序,少了1個動作是有效率的效能。哪一個比較有效率,不言可喻。

大都數的主席是人云亦云,撿現成的,也沒有興緻去翻條文,因此對於頗好此道者,就有不一樣的態度,有人說:「沒有做不到,只有沒想到」,當他動腦去想對的事情,就有不同的高度。2個小時的會議,如果大家善用議事規則,可能會出現20~30個動議,每個動議都少1個動作,其省下的時間雖是有限,然出席人主動做附議與經主席徵詢會眾,才做被動的附議,其層面就差很大了。主席何樂不為,少說己句話,由會眾主動做附議,然後主席立即做接述,並交付討論。

曾有主席對出席人提出的動議,未徵詢附議時,主席就將原味的動議經過加工而成j為的變味的動議,要求會眾來徵詢附議,結果讓會眾茫然,不知要附議經主席加工的動議?還是原動議者的動議,因此為避免有此現象,還是依規則施行,比較安穩。

聰明的主席要鼓勵出席人主動做附議,還是捉住主席的發求權,徵詢會眾來做被動的附議,全在主席一念之間,態度決定高度。

陳勁達 筆 2016/1/19

註1:會議規範第33條  動議之程序如下:
一、動議者向主席請求發言地位。
二、主席承認動議者之發言地位。
三、動議者發動議而坐。
四、附議(以口呼附議為之)。
五、主席接述動議,並付討論。

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聯 絡 人:  陳勁達  0939-522757  鐘耀通 0918-656503

講師簡介

陳勁達 講師

 學歷:真理大學 工業管理畢業  中興大學企業管理研究所肄業

(台灣議事效率促進會 專任講師證:灣議效師證字第002001號)

經歷

考試院國家文官學院(高考3級公務員基礎訓練、官等升等訓練)   聘任講師

教育部國家教育研究院(國中小校長、主任儲訓班、督學科長增能研習)  聘任講施

☆ 行政院人事行政局地方行政研習中心 (委任人員職能研習、中階主管會議研習)    聘任講師

☆ 台北市、新北市、桃園縣國中、小候用校長班   聘任講師

☆ 台北市、新北市、花連縣、台中市等在職校長班 聘任講師

☆ 全國教師會、台北市、新北市等13個教師會    聘任講師

☆ 國際青年商會中華民國總會   聘任講師

☆ 國際同濟會臺灣總會   聘任講師

☆ 國際扶輪社華陽、東南等扶青團    聘任講師

☆ 國際獅子會民生、友心等獅子會   聘任講師

☆ 台北市、新北市、新竹縣等職業總工會   聘任講師

社團

☆ 台北市國際青年商會   第33屆(1989)副會長

☆ 台北市真理大學校友會   創會(1995)理事長

☆ 台北市議事效率促進會   創會(1999)理事長

☆ 台灣議事效率促進會   創會(2001)理事長

☆ 新北市議事效率促進會   第2屆(2013~2015)理事長

☆ 台北市福華國際同濟會   第8屆(2010~2011)  會  長

☆ 台北市大理國小87、88學年度家長會(1999~2000)  會  長

☆ 台北市士林商職94學年度家長會(2005~2006)    副會長

☆ 新北市議事效率促進會   第2屆(2013~2015)   理事長

著作 ☆ 開會的葵花寶典(2006年初版)

☆ 議中求同(2004年)

☆ 會議導航(1992年)

☆ 主席須知事務(2016年校稿中)

現職

☆ 中原議事文創工坊          聯絡電話:0939-522757

e-mail:rocky390101@gmail.com.tw   議事效率推廣中心網站:www.cpepc.org

公文文書寫作是公務員基礎訓練課程

公文文書寫作是公務員基礎訓練課程

公務員常有職務輪調的機會,因此公文文書寫作是公務員的基礎課程訓練。然一般市民是很難得寫公文,對此事是很生疏的,而身為社團秘書的工作人員就不能置身事外。茲將公文幾個要點做說明:

一、 公文程式的類別,包括令、呈、咨、函、公告、其他公文:開會通知、便箋、聘書等。(公文程式條例第2條)
二、公文字體規範
(一) 發文機關全銜為20號字
(二) 受文者、主旨、說明、辦法為16號字。
(三) 其他為12號字。

三、印信蓋的位置與受文者同高,限令、公告使用。

四、 發文字號:○○字第0000000000號(須10個數字)

五、期望語分上行文、平行文、下行文:
(一) 上行文期望語:請 鑒核、請備查。
(二) 平行文期望語:請查照、請查照轉知。
(三) 下行文期望語:希 查照、希切實辦理。

六、准駁語分上行文、平行文、下行文:
(一)上行文准駁語:應予照准、准予照辦。
(二)平行文准駁語:敬表同意、應從緩議。
(三)下行文准駁語:礙難同意、無法照辦。

七、文稿分一段稿,只有主旨。二段稿為主旨、說明。三段稿為主旨、說明、辦法。

陳勁達 筆 2016/1/5 (曾任教育部國家教育研究院主講公文書管理與寫作課程講師)