開會通知單的3個概念

開會通知單有3個概念

開會之前一定要發開會通知單,有何依據?

依公文程式條例第2條第6款  其他公文:開會通知單、會勘通知單(註1)等,若不依就不能開會嗎?「條例」是法律的位階(註2),若不依法其會議是無效的,這是開會通知的第一個概念。

註˙1 : 公文程式條例第2條
公文程式之類別如下:
一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函:各機關間公文往復,或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文。
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

6、其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如: (1) 書函: 甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使 用。 乙、舉凡答復內容無涉准駁、解釋之簡單案情,寄送普 通文件、書刊,或為一般聯繫、查詢等事項行文時 均可使用,其性質不如函之正式性。 (2) 開會通知單或會勘通知單:召集會議或辦理會勘時使用 。

註2:中央法規標準法
第2條 法律得定名為法、律、條例或通則。

第3條 各機關發布之命令,得依其性質,稱規程、規則、細則、辦法、綱要、標準或準則。

召開理事會、監事會需於會議7天前發文(註3),是依督導各級人民團體實施辦法第3條,「辦法」是行政命令(註2),若違法,由主管機關行文糾正,建議在會議前10天發文,這是第2個概念。

註3:督導各級人民團體實施辦法  第5條  人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。

會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。

會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。

主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

有人提問為什麼要從會議前7天提早到10天?  若是依七天前發文,5天前提交提案,若稍為擔擱,超過5天,就喪失行使提案權的權利了,3天前要將提案彙整排序,然後再發文告知出席人當次會議的所有提案,其目的是要讓出席人在會議前對提案做準備,這是第3個概念。

尤其是第3個概念,若缺此步驟,出席人提交提案,只有提案人自己知道有這個提案,其他出席人一無所知,怎樣讓出席人在會議前知道該次會議的所有提案,一定要在開會通知單宣告。

因此建議在開會10天前發開會通知單,在通知單上告知出席人應於會議前7天提交提案,在會議4天前應將所有提案排序並告知出席人,才有機會讓會議發揮到最高的效率。

請參閱新竹市議會議事規則第8條 議員與市府單位需於會議前7天提交提案(註4),在開會前5天需將提案送達議員與市府單位(註5),然這個程序有9成的團體沒這樣做,使得出席人在會議當天簽到時,才看到所有的提案,合理嗎?不合理就要立即改善。

註4:新竹市議會議議事規則
第 八 條 議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員四人以上之連署;市規章之提案, 應有議員總額五分之一以上之連署。

二、市政府提案,以府函提出。 前項提案均應於大會開會七日前以書面提出,但經大 會同意之緊急提案不在此限。

註5:新竹市議會議議事規則
第 二十 條 本會議事日程由議事組編擬經程序委員會審定後,於開會五日前送達各議員及市政府。 前項議事日程,得提報預備會議。 第一項所定送達時限,如因緊急或臨時決定召開之臨 時會,不在此限。

想讓會議有始有「終」,應在開會通知單上告知預定散會時間,才不會讓開會開了7小時的人,在凌晨2點散會時,拍照為證,認為是很了不起的事!

若不做此告知,有可能被主席綁架,要求議案需全部議決後,才能散會!

陳勁達 筆 2018/11/22