主席須知事務 第87項 (散會與延會)

主席須知事務 第87項 (散會與延會)

會議要有始有終,會議須由主席宣布開議,會議散會時亦同,經主席宣布散會後,始得散會(註1),主席依照經認可的會議程序進行議事,若有排定休息時間,時間已屆,應由主席宣布休息,若無此程序其會議中出席人得提休息動議,如獲可決,主席須依決議宣布休息數分鐘,休息時間結束,主席須宣布復會,同樣在議事進行中出席人亦得提散會動議(註2),此動議非同小可,如獲可決,會議就到此結束,未了之議案,應於下次會中繼續討論,然有些主席認為既然議程已經認可,應依照會議程序進行,不得在議事進行中提散會動議,事實不然,散會動議與休息動議都是出席人的動議權(註3),既然可提休息動議,當然亦可提散會動議,之所以有些主席認為不可,是休息後還得繼續開會,然散會動議可決後,議案未了,要如何善後?尤其是有些提案因時間因素非討論不可,此次不討論、議決,無法對會員做交待,若是散會之後,縱使召開臨時會議,其手續繁雜,再發開會通知等作業程序,不但耗時且不見得能滿足多數人對開會日期的同意,如果能在散會動議可決後,主席尚未宣布散會前,由出席人提出「延會動議」(Fix the Time for Adjourned Meeting),明確延會日期、地點(註4),經在場多數人議決通過,拍板定案,此延會會議與本次會議為同一次會議,中間為休會期間,延會最主要的目的是為了讓未了的議案繼續討論,此「延會動議」在羅伯特議事規則中屬於權利動議(Privileged Motion),優先於附屬動議,在今年議事論壇中將提出討論入列於未來的議事規則範例中。

陳勁達  筆 2015 / 4  / 9

註1:會議規範
第17條  (主席之任務)   主席之任務如下:
(一)依時宣布開會及散會或休息,暨按照程序,主持會議進行。
(二)維持會場秩序,並確保議事規則之遵行。
(三)承認發言人地位。
(四)接述動議。
(五)依序將議案宣付討論及表決,並宣布表決結果。
(六)簽署會議紀錄及有關會議之文件。
(七)答復一切有關會議之詢問,及決定權宜問題與秩序問題。
其他有關大會會務之重大問題或事件,得依本規範第六十三條第四款之規定,設立綜合委員會處理之,以維持主席公正超然之地位。副主席之任務,在協助主席處理有關會議進行之事務,或因主席因故不能主持會議時,代行主席職務。

註2:會議規範
第37條  (散會動議)   會議進行中,得提出散會動議,如得可決,應即宣佈散會。散會時,未了之議案,應於下次會中繼續討論。

註3:會議規範
第30條   (動議之種類)   動議之種類如下:
一、主動議
一動議不附屬於任何動議而能獨立存在者,屬之。其種類如下:
(一)一般主動議 凡提出新事件於議場,經附議成立,由主席宣付討論及表決者,屬之。
(二)特別主動議 一動議雖非實質問題而有獨立存在之性質者,屬之。其種類如下:
1復議動機。
2取銷動議。
3抽取動議。
4預定議程動議。
二、附屬動議
一動議附屬於他動議,而以改變其內容或處理方式為目的者,屬之。其種類如下:
(一)散會動議。(休會動議)
(二)擱置動議。
(三)停止討論動議。
(四)延期討論動議。
(五)付委動議。
(六)修正動議。
(七)無期延期動議。
三、偶發動議
議事進行中偶然發生之問題,得提出偶發動議,其種類如下:
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)收回動議。
(五)分開動議。
(六)申訴動議。
(七)變更議程動議。
(八)暫時停止實施議事規則一部之動議。
(九)討論方式動議。
(十)表決方式動議。

註4:羅伯特議事規則
「延會動議」(Fix the Time for Adjourned Meeting):指定下一次會議的時間、地點,以繼續完成本次會議的議案,其使用時機是本次會議的下一次會議時間尚未確定的情況下。

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