主席須知事務 第88項 (會議紀錄)

主席須知事務 第88項 (會議紀錄)

開完會後,還有一件文書工程要善後就是整理會議紀錄,會議中以錄音、錄影的語音僅能當做紀錄人的輔助工具,應以文字登載的會議紀錄經紀錄人與主席簽署始為正式紀錄(註1),會員(會員代表)大會閉會後三十日內,會議紀錄須報請主管機關及目的事業主管機關備查(註2)。公寓大廈區分所有權人會議應作成會議紀錄,載明開會經過及決議事項,由主席簽名,於會後十五日內送達各區分所有權人並公告之(註3)。然台北市中小學校務會議規定須於會議結束次日起三日內送經校長簽署公告(註4),致於會議紀錄須於閉會後多少天內完成備查或公告,由各級主管機關訂之。當次會議紀錄須於下次會提出宣讀並確認(註5),這是任一會議程序中必須排入的程序,若欠缺此程序,當發生訴訟時,其敗訴機會大於百分之五十以上,其理是會議紀錄需宣讀並確認,無法以不知為搪塞之詞,是否心虛而不做就不得而知,若有文字錯打或語意不清須為更正,不得提出修改,若意圖修改使其背離原意,可能涉及偽造、變造公文書之罪(註6),若議案在議事進行中因故未能做成決議,其會議紀錄應老老實實空著,不得登載任一文字以呈現事實,若其議案決議內容明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,當心已屬違法之事實(註7)。紀錄人員須認清何事可做,何事不可做,而不要受主席之脅迫而犯下違法之事,事後卻遭受難以承受之罪。

陳勁達  筆 2015 / 4  / 10

註1:會議規範
第17條   (主席之任務)   主席之任務如下:
(一)依時宣布開會及散會或休息,暨按照程序,主持會議進行。
(二)維持會場秩序,並確保議事規則之遵行。
(三)承認發言人地位。
(四)接述動議。
(五)依序將議案宣付討論及表決,並宣布表決結果。
(六)簽署會議紀錄及有關會議之文件。
(七)答復一切有關會議之詢問,及決定權宜問題與秩序問題。
其他有關大會會務之重大問題或事件,得依本規範第六十三條第四款之規定,設立綜合委員會處理之,以維持主席公正超然之地位。副主席之任務,在協助主席處理有關會議進行之事務,或因主席因故不能主持會議時,代行主席職務。

註2:督導各級人民團體實施辦法
第5條 人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。
會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。
主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註3:公寓大廈管理條例
第34條 區分所有權人會議應作成會議紀錄,載明開會經過及決議事項,由主席簽名,於會後十五日內送達各區分所有權人並公告之。
前項會議紀錄,應與出席區分所有權人之簽名簿及代理出席之委託書一併保存。

註4: 臺北市國民中小學校務會議實施要點
十五、校務會議所作成之決議,應於會議結束次日起三日內送經校長簽署公告;送交各相關業務單位執行。並以書面通知家長會及教師會。
依第五點規定辦理校務會議之學校,並應於會議結束後七日內向全校教職員工說明校務會議決議情形。
前項期間應扣除例假日,校長並得於公開集會時以口頭先行宣布。
但至遲應於口頭宣布次日起三日內,以書面補行公布。
校務會議決議執行情況,應於下次會議時報告並公告。

註5:會議規範
第8條 (會議程序) 開會應於事先編制會議程序,其項目如下:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣佈開會:
(1)推選主席。(由臨時主席宣佈開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(以另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提付討論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略)
(2)報告上次會議決議案執行情形。(無此項報告者從略)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事或報告人,一一列舉,無則從略)(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議之情形,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應將其一一列舉,如無此種事項者,從略)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉)
(3)臨時動議。
(4)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(5)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第二項第一目從略。會議紀錄,如未失去機密性質者,應在祕密會中宣讀之。

註6:刑法
第211條 偽造、變造公文書,足以生損害於公眾或他人者,處一年以上七年以下有期徒刑。

註7:刑法
第215條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

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