提問 9 開會通知

提問 9  開會通知

開會要開6、7個小時,要如何改善?(台北市一社團提問)

參加會議的出席人要謹記在心,開會要養成有始有終的開會概念,然不少機關、單位、團體的開會文化是有始無終,從哪裡可以見真章?看看開會通知公告(註1)便可見分曉,只告知開會時間,但無告知預定散曾時間,因此有從下午7點開到次日凌晨2點的社團理事會,有從下午1點開到下午7點的校務會議,不禁要問,有必要開那麼久嗎?一般會議以2小時為原則,最多不超過3小時,為什麼會開到6-7個小時呢?曾有主席為滿足所有出席人的需求,臨時動議一個一個的提出,直到沒有人提臨時動議才宣布散會,如果有公告預定散會時間,會出現這種情況嗎?要如何改善呢?首先要建立開會通知須公告開會時間,也要預告散會時間,這樣才叫做有始有終的開會文化。準時開會是必然的,預定散會時間已到,要依狀況處理,若散會時間已屆,主席須問在場會眾是否同意依公告的預定散會時間而散會,會眾若同意,主席則當下立即宣布散會,皆大歡喜,若不同意,要延長會議時間多久,須說清楚,談妥就可繼續開會,延會時間已到,如前法泡製處理,延一次,二次就很多了,每次以半小時計,了不起也只延長1小時而已; 如果開會通知無預告散會時間,參加會議的出席人就被主席軟性綁架,主席想開多久,就得奉陪到底,尤其是公家機關為甚,因此開會通知預告散會時間須劍及履及,才能達到會議有始有終的地步。

陳勁達  筆 2015 / 5 / 22

註1:公文程序條例
第2條 公文程式之類別如下:
一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函:各機關間公文往復或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文。
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。

Comments

Leave a Reply

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>