提問 10 談話會紀錄

提問 10   談話會紀錄

上次會議紀錄與談話會紀錄都可以修正嗎?(新北市一社團提問)

開完會後,首要工作就是會議紀錄的整理,而紀錄須以當時所做的決議內容,須詳實記載為原則,其會議紀錄須經主席與紀錄分別簽署為正式會議紀錄(註1),而上次會議紀錄須於下次會議提出宣讀並確認為必要的會議程序(註2),然會議紀錄在下次會議中宣讀時,若有錯字或登載不時時,要如何處理?若有錯字,主席須說明因一時失誤而打錯字,請在場會眾「更正」,若是登載內容與當時所做的決議內容有出入,那就非同小可了,何者為對?就需求證,因此任何會議都要錄音存證以求事證明確,若是明知為不實之事項而登載,就有違反刑法第215條(註3)的可能,主席與紀錄須承擔其責任,如原決議為否決,會議紀錄卻登載為通過,或者在原案內容自行增加文字,為無中生有,都要背負刑責,若是因外在環境所致,以致於其決議執行有困難,不能在宣讀會議紀錄時,以修正案來便宜行事,這樣做法其原決議就失真了,因此須依議事程序來處理,對該案提修正後的新提案來前後呼應,才有連慣性的接軌。若是因法定出席人數不足,以致於會議不能開議,可以改開談話會,其談話會記錄須於下次會議追認(註4),有些團體將談話會紀錄當做正式紀錄來處理,亦屬不當,追認談話會會議紀錄須以提案方式入列於提案討論中,經討論、表決,其決議為通過、修正後通過、否決,如同常務理事會之決議也需在理事會追認,因常務理事成員為理事成員的1/3,不足全體理事的過半數之故。

陳勁達  筆  2015 / 5 / 25

註1:會議規範
第 11 條(議事紀錄) 開會應備置議事紀錄,其主要項目如下:
(一)會議名稱及會次。
(二)會議時間。
(三)會議地點。
(四)出席人姓名及人數。
(五)列席人姓名。
(六)請假人姓名。
(七)主席姓名。
(八)紀錄姓名。
(九)報告事項。
(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略)
(十一)討論事項,表決方法及結果。
(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向 大會提出報告。

註2:會議規範
第 8 條(會議程序) 開會應於事先編制會議程序,其項目如下:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣佈開會:
(1)推選主席。(由臨時主席宣佈開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。)
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(以另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提付討論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略)
(2)報告上次會議決議案執行情形。(無此項報告者從略)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事或報告人,一一列舉,無則從略)
(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議之情形,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應將其一一列舉,如無此種事項者,從略)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉)
(3)臨時動議。
(4)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(5)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第二項第一目從略。會議紀錄,如未失去機密性質者,應在祕密會中宣讀之。

註3:刑法
第215條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:會議規範
第六條(談話會) 因天災人禍,須為緊急處理,而出席人數因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知為出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

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