開會通知是公文嗎?

開會通知是公文嗎?

連續7年參加台中市議事效每月一次的議事研討會,第76次例會談「開會通知是公文嗎?」。開會通知若是公文,有何依據?
依據公文程式條例第2條第1項第6款其他公文,何謂其他公文?
查行政院文書處理手冊第4頁,召集會議時使用開會通知單,因此開會不發開會通知公文,是否為正式的會議就值得探討?
發開會通知公文之前須先確定3件事,開會事由,開會日期,開會通知,
請參考工會法第22條 召開會會議時,其會議通知之記載事項如下:
一、事由。
二、時間。
三、地點。
四其他事項。何謂其他事項?稍後再談。
其公文須有發文日期、發文字號(字號第xxx號,須10個數字)及發文者,請參考公文程式條例第6條。
為了減少紙本,可以用電傳文件,傳真或其他電子方式行之,請參考程式條例第2條第2項。
有哪些是其他事項?在開會通知上須告知出席人應於會議前多少天(內規自訂)提交提案,若未告知,出席人的提案權就被剝奪了,因為提案一定要在開會前提出,動議以書面為之提案,請參考會議規範第34條 ,不是書面提案就是動議,在各縣市議會議事規則明訂議員提案與市府提案須於會議前7天(各縣市規定不一)提交(註1),提交之後,彙整提案後,須於會議會議前4天將提案發文給議員及市府單位,因此開會通知須告知提案須於會議前多少天將會議資料予與會人員(註2);除此之外,還須告知預定散會時間,若未告知,開會就變成有始無終。

陳勁達 筆 2015 / 11  / 27

註1:新竹市議會議事規則
第八條 議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員四人以上之連署;市規章之提案,應有議員總額五分之一以上之連署。
二、市政府提案,以府函提出。
前項提案均應於大會開會七日前以書面提出,但經大會同意之緊急提案不在此限。

註2:新北市新莊國小校務會議實施要點:
第7條 本會議之承辦單位為總務處。會議之通知、提案單彙整、會議記錄及整理等由文書組長擔任之。
一、本會議應於召開前10日通知與會人員,會議提案於開會前6日提出。
二、臨時會於召開前3日內通知之,如緊急時隨時召開之。
三、應於開會前3日提供會議資料予與會人員,前二款所述皆不含例假日

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