主席須知事務 第2項 (起動提案權)

主席須知事務 第2項 (起動提案權)

開會通知是開會的第一關卡,若不足會議前通知日期,鐵定是白開,因為違反法律規定,然在開會通知前須先確定開會日期與地點,同時也要事出有名的事由,為什麼要開會?開什麼會要說清楚,講明白,因此開會通知須告知開會日期、地點、事由等,其事由如召開會員大會、理事會、監事會是根據章程的規定而召開,舉辦各項活動是根據年度計畫,另外開會通知內須附上一份附件「提案單」,以維護出席人的基本權利之一的提案權(註1),既然開會是因問題而起,如何提出問題?出席人接到開會通知,有必要時就須起動提案的念頭,提案有3個方向,例行活動的執行方案、改善團體品質的改良方案、創新活動的計畫方案,提案須具體且完備,才不會在議場上讓與會者不斷提出會議詢問來諮詢,提案有案由、說明、辦法、提案人、附署人等5項,提案有提案人而沒有附署人不合乎成案的要件,提案須依規定日期提出,提案經彙整依經驗法則排序後,須再回流交給全體出席人(註2),提案的目的是期待出席人在會議前就知道提案內容而有所準備,使得在議場上能有效率的進行議事討論,因此在開會通知須告知何時提交提案,何時須將彙整排序的提案再交給出席人,如此才能發揮提案的功能。主席對於合乎要件的提案應給予尊重,然有些提案內容不夠嚴謹,為了會議效率,主席應適時給予協助,以建立人助自助的人際關係。(277)

陳勁達 筆 2014 / 7 / 3

註1:會議規範
第20條(出席人之權利義務) 出席人有發言、動議、提案、討論、表決及選舉等權利。出席人有遵守會議規則,服從決議等義務。未出席者亦同。

註2:新北市豐年國小校務會議實施要點
第7條 本會議之承辦單位為總務處。會議之通知、提案單彙整、會議記錄及整理等由文書組長擔任之。
一、本會議應於召開前10日通知與會人員,會議提案於開會前6日提出。
二、臨時會於召開前3日內通知之,如緊急時隨時召開之。
三、應於開會前3日提供會議資料予與會人員,前二項所述皆不含例假日。
四、提案單交由文書組長彙整後,送交主席審查。
五、為求議事效率之提升,本會議得由主席召集有關人員事先審議提案。
六、審議提案時,得邀請相關人員列席說明,經審議委員三分之一表決同意即可排入會議議程,不適宜提交校務會議之提案應轉交相關行政處室辦理或說明,並將處理情形告知提案人及連署人。通過之議案經補充整理後,作成書面,提交校務會議議決。
七、會議紀錄應於會後7日內送交主席審查無誤後,應公告周知,以昭公信,正本由總務處存查。

 

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