法定與臨時會議 – 主席須知事務 第9項

主席須知事務 第9項 (法定與臨時會議)

職業團體、社會團體、政治團體等團體的母法為人民團體法(註1),人民團體會員(會員代表)大會,分定期會議與臨時會議二種,由理事長召集之。定期會議每年召開一次(註2)。

依人團法規定而召開的會議為法定會議,然有些社團規定會員大會每年須召開2次,應於該團體章程明定,其典型的案例就是青商會,每年3月召開第1次會員大會,審議上年度財務決算及當年度工作計畫與財務預算,9月召開第2次會員大會改選會長、理事、監事,就社團運作與財務管理的合理性應該召開2次會員大會。

法定會議之外,因事實需要而召開的會員(會員代表)大會為臨時大會,須有理事會認為必要,或經會員(會員代表)五分之一以上之請求,或監事會函請召集時召開之,以上3項其中任一項就得召開臨時大會,為什麼監事會須函請理事會召開會員(會員代表)大會?監事會職權是監督會務與財務,若監事會履次函請理事會改善其財務不妥之處,或會務執行不當,而理事會置若罔聞,監事會居於職權之所在得向會員大會說明實情,因此必須函請理事會召開大會(註3)。理事會仍置之不理,最後一招是五分之一以上的會員(會員代表)連署,經理事會審議連署人無誤,得召開臨時大會。

社團須定期召開理事會、監事會(註4),理事或監事認為必要,並經理事或監事過半數之連署,得函請理事長或監事會召集人 (常務監事) 召開臨時理事會議或監事會議,如理事長或監事會召集人 (常務監事) 無故不為召開時,得由連署代表人報請主管機關,由主管機關指定理事或監事一人召集之(註5)。

然現況對臨時理事會的召開並不是如此,大都是理事長認為有需要就發文,因為理事長的方便行事,有時就顯得浮濫,從民主機制的運作,應是由下而上,而非由上而下的運作,須有過半數的連署才能召開,而非一人自覺必要而召開。

定期會員(會員代表)大會須15天前寄發開會通知,但因緊急事故而召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限(註6)。然會議的召開若無法達法定出席人數的規定,其召開是無法律效力的,因此召開臨時會議還須以出席人的出席數為首要,至於多少天前發開會通知是要深思熟慮。

經管理負責人或管理委員會請求者、或經區分所有權人五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上,以書面載明召集之目的及理由請求召集者,得召開臨時區分所有權人會議(註7)。召開臨時會者,得以公告為之;公告期間不得少於二日(註8)。

學校發生重大事故或有必要時,校長得隨時召開臨時校務會議。校務會議成員認有必要召開會議時,得經全體成員五分之一以上之連署,請求校長召開臨時校務會議。但經全體成員二分之一以上連署時,校長應即召開臨時校務會議。召開臨時校務會議其開會日前七日通知與會成員並公告,不適用之(註9)。

陳勁達 筆 2014 / 7 / 28

註1:人民團體法
第 4 條 人民團體分為左列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

註2:人民團體法
第 25 條   人民團體會員(會員代表)大會,分定期會議與臨時會議二種,由理事長召集之。
定期會議每年召開一次;臨時會議於理事會認為必要,或經會員(會員代表)五分之一以上之請求,或監事會函請召集時召開之。

註3:督導各級人民團體實施辦法
第 10 條  人民團體之經費收支及工作執行情形,應於每次理事會議時提出審議,並由理事會送請監事會監察,監事會監察發現有不當情事者,應提出糾正意見,送請理事會處理,如理事會不為處理時,監事會得提報會員 (會員代表) 大會審議。

註4:人民團體法
第 29 條   人民團體理事會、監事會,每三個月至少舉行會議一次,並得通知候補理事、候補監事列席。
前項會議之決議,各以理事、監事過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之。

第 43 條   社會團體理事會、監事會,每六個月至少舉行會議一次。

註5:督導各級人民團體實施辦法
第 6 條  人民團體理事或監事認為必要,並經理事或監事過半數之連署,得函請理事長或監事會召集人 (常務監事) 召開臨時理事會議或監事會議。如理事長或監事會召集人 (常務監事) 無故不為召開時,得由連署人報請主管機關指定理事或監事一人召集之。

註6:督導各級人民團體實施辦法
第 5 條  人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註7:公寓大廈管理條例
第25條 區分所有權人會議,由全體區分所有權人組成,每年至少應召開定期會議一次。
有下列情形之一者,應召開臨時會議:
一、發生重大事故有及時處理之必要,經管理負責人或管理委員會請求者。
二、經區分所有權人五分之一以上及其區分所有權比例合計五分之一以上,以書面載明召集之目的及理由請求召集者。
區分所有權人會議除第二十八條規定外,由具區分所有權人身分之管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員為召集人;管理負責人、管理委員會主任委員或管理委員喪失區分所有權人資格日起,視同解任。無管理負責人或管理委員會,或無區分所有權人擔任管理負責人、主任委員或管理委員時,由區分所有權人互推一人為召集人;召集人任期依區分所有權人會議或依規約規定,任期一至二年,連選得連任一次。但區分所有權人會議或規約未規定者,任期一年,連選得連任一次。
召集人無法依前項規定互推產生時,各區分所有權人得申請直轄市、縣(市)主管機關指定臨時召集人,區分所有權人不申請指定時,直轄市、縣(市)主管機關得視實際需要指定區分所有權人一人為臨時召集人,或依規約輪流擔任,其任期至互推召集人為止。

註8:公寓大廈管理條例
第30條 區分所有權人會議,應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容,通知各區分所有權人。但有急迫情事須召開臨時會者,得以公告為之;公告期間不得少於二日。

註9:臺北市國民中小學校務會議實施要點
九、學校發生重大事故或有必要時,校長得隨時召開臨時校務會議。
校務會議成員認有必要召開會議時,得經全體成員五分之一以上之連署,請求校長召開臨時校務會議。但經全體成員二分之一以上連署時,校長應即召開臨時校務會議。
前點第二項之規定於召開臨時校務會議時,不適用之。

 

 

 

 

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