主席善用關鍵語 主持議事更分明

主席善用關鍵語 主持議事更分明

開會的目的在解決問題,提出問題有會前的「提案」與會中的「動議」兩種途徑,面對問題應就題論事為「討論」,不同意見相並存,應以「表決」方式見分曉,贊成多於反對為「通過」,反對多於贊成為「否決」,然主席對動議、討論、表決須用明確的關鍵字來呈現,使其段落更分明。 2016/3/10在國家教育研究院與147期國小校長儲訓班分享經驗。
主席主持議事關鍵性用語

一、 提案在場時,主席應說:「提案有提案人、附署人,本席宣布提案成立,提案為…, 進行討論,請各位表示意見。」

二、 修正案有人附議時,主席應說:「修正案有人附議,本席宣布修正案成立,修正案為….進行討論,請各位表示意見。」

三、 修正案無人附議時,主席應說:「修正案無人附議,本席宣布修正案不成立,不予接述,繼續討論。」

四、延期討論動議在場時,出席人提付委動議,有人附議,主席應說:「付委動議有人附議,但付委動議位階比延期討論動議低,本席宣布付委動議不合秩序,不予接述,繼續討論。」

五、延期討論動議在場時,出席人提停止討論動議,有人附議,主席應說:「停止討論動議有人附議,本席宣布停止討論動議成立,不需討論,逕付表決。」

六、權宜問題(秩序問題)在場時,主席若認同,主席應說:「本席宣布權宜問題(秩序問題)成立。」

七、 權宜問題(秩序問題)在場時,主席若不認同,主席應說:「本席宣布權宜問題(秩序問題)不成立。」

八、 出席人提申訴動議,有人附議時,主席應說:「申訴動議有人附議,本席宣布申訴動議成立,進行討論,請各位表示意見。」

九、 議案討論中,有人持反對意見時,主席應說:「各位還有其他意見嗎?(稍待5秒),各位還有其他意見嗎?(稍待5秒),若無意見(連續徵詢2次),本席宣布本案進行表決,贊成的,請舉手,反對的,請舉手,贊成10票,反對9票,本席宣布表決結果本案通過。」

十、 議案討論中,有人持反對意見時,主席應說:「各位還有其他意見嗎?(稍待5秒),各位還有其他意見嗎?(稍待5秒),若無意見(連續徵詢2次),本席宣布本案進行表決,贊成的,請舉手,反對的,請舉手,贊成10票,反對9票,本席聲明加入反對方,贊成10票,反對為10票,本席宣布表決結果本案否決。」

十一、 議案進行討論時(該團體對表決採無異議認可時),主席應說:「各位對本提案有無異議(稍待5秒),各位有無異議(稍待5秒),若無異議(連續徵詢2次),本席宣部本動議(提案)無異議認可。」(無異議認可之效力與表決通過同)

十二、 動議不須討論時,主席應說:「動議有人附議,本席宣布動議成立,該動議不須討論,逕付表決,贊成的,請舉手(稍待),反對的,請舉手,贊成x票,反對x票,本席宣布表決結果本案通過(否決)。」

十三、對事投票表決採記名為原則,若出席人提議採不記名表決時,主席應說:「各位對事採不記名表決,有無異議。」,若有任1人反對,就不得為之,主席應說:「對事採不記名表決,有人反對,本席宣布不接納。」

十四、 表決後,贊成10票,反對10票時,主席不參與表決,應說:「本席宣部表決結果本案否決。」

十五、 表決後,贊成10票,反對10票時,主席參與表決,應說:「本席聲明加入贊成方,表決為贊成11票,反對10票,本席宣部表決結果本案通過。」

十六、 表決後,贊成10票,反對9票,主席不參與表決,應說:「本席宣布表決結果本案通過。」

十七、 表決後,贊成10票,反對9票,主席參與表決,應說:「本席聲明加入反對方,表決為贊成10票,反對10票,本席宣部表決結果本案否決。」

十八、 表決後,贊成10票,反對5票,達3/2決時,主席不參與表決,應說:「停止討論動議達2/3決,本席宣布表決結果停止討論動議通過。」

十九、 表決後,贊成10票,反對5票,達3/2決時,主席參與表決,應說:「本席聲明加入反對方,表決為贊成10票,反對6票,未達2/3決,本席宣布表決結果停止討論動議否決。」

二十、 表決後,贊成9票,反對5票,未達3/2決時,主席不參與表決,主席應說:「停止討論動議未達2/3決,本席宣布表決結果停止討論動議否決。」

二十一、 表決後,贊成9票,反對5票,未達3/2決時,主席參與表決,應說:「本席聲明加入贊成方,表決為贊成10票,反對5票,達2/3決,本席宣布表決結果停止討論動議通過。」

陳勁達 筆 2016 / 3 / 10

法定會議與臨時會議的不同

法定會議與臨時會議的不同

法定會議就是章程所規定須召開的會議,如理事會、監事會、會員大會等,而臨時會議是法定會議已召開,因突發或特別事件無法等待下次會議來議決,非得即時開會討論不可,然不是主席一個人說了就算,須由理事(主席也是成員之一)過半數連署,得函請會長(理事長)召開(註1)。

社會團體在改選後(任期開始)須召開第一次理事會,在確定召開第一次理事會日期後,因突發狀況須即時召理事會處理,卻定調為臨時理事會,是本末倒置,哪有法定第1次理事會未召開,卻以第一次臨時理事會來應急。應該是把預定照開理事會日期改期提早,然理事會有會議前7天的法律告知,可以召開第一次常務理事會應變,在會後送理事會追認。

陳勁達  筆  2016/1/29

註1 :督導各級人民團體實施辦法
第6條 人民團體理事或監事認為必要,並經理事或監事過半數之連署,得函請理事長或監事會召集人 (常務監事) 召開臨時理事會議或監事會議。如理事長或監事會召集人 (常務監事) 無故不為召開時,得由連署人報請主管機關指定理事或監事一人召集之。

態度決定高度(1)-談動議提出的程序

態度決定高度(1)-談動議提出的程序

動議者向主席提出動議(1),大多數的主席就立即接手,問在場的出席人:有人附議嗎(2)?會眾才會口呼附議(3),有人附議後,主席就做接述動議內容,並交付討論(4)。前後有4個動作,若是依會議規範第33條條文只有3個動作(註1),動議者向主席提出動議(1),在場出席人認為該動議值得討論,立即口呼附議(2),因為有附議,主席就接述動議內容,並交付討論(3)。

出席人要全神貫注會場,並立即下判斷,才能對當下的動議做口呼附議,這個過程涵蓋3個層面,出席人的專注力,若不專注,就不會做出附議,出席人不待主席徵詢,而直接做主動的附議,是主動的意念,其過程與過去的操作程序,少了1個動作是有效率的效能。哪一個比較有效率,不言可喻。

大都數的主席是人云亦云,撿現成的,也沒有興緻去翻條文,因此對於頗好此道者,就有不一樣的態度,有人說:「沒有做不到,只有沒想到」,當他動腦去想對的事情,就有不同的高度。2個小時的會議,如果大家善用議事規則,可能會出現20~30個動議,每個動議都少1個動作,其省下的時間雖是有限,然出席人主動做附議與經主席徵詢會眾,才做被動的附議,其層面就差很大了。主席何樂不為,少說己句話,由會眾主動做附議,然後主席立即做接述,並交付討論。

曾有主席對出席人提出的動議,未徵詢附議時,主席就將原味的動議經過加工而成j為的變味的動議,要求會眾來徵詢附議,結果讓會眾茫然,不知要附議經主席加工的動議?還是原動議者的動議,因此為避免有此現象,還是依規則施行,比較安穩。

聰明的主席要鼓勵出席人主動做附議,還是捉住主席的發求權,徵詢會眾來做被動的附議,全在主席一念之間,態度決定高度。

陳勁達 筆 2016/1/19

註1:會議規範第33條  動議之程序如下:
一、動議者向主席請求發言地位。
二、主席承認動議者之發言地位。
三、動議者發動議而坐。
四、附議(以口呼附議為之)。
五、主席接述動議,並付討論。

學習會議規範要從哪個點切入?

學習會議規範要從哪個點切入?

開會中有上半場,下半場,中場休息,然會議進行是玩全套規則,而不是只玩半套,如果身一個主席,不懂權宜問題、秩序問題?那是很愻的!會被被出席人笑的。

有人提問:動議與臨時動議有什麼不一樣?那就非從動議談起不可。
動議(問題)分三大類:主動議、附屬動議、偶發動議。
(一) 主動議又分為一般主動議為提案與臨時動議,與特別主動議有抽出動議、取銷動議、復議動議、預定議程動議等4個。
(二) 附屬動議有散會(位階最高)、休息(老二)、擱置(老三)、停止討論(老四)、延期(老五)、付委(老六)、修正(老七)、無期延期(老八)等8個。每個動議各有其位階。
附屬動議不能單獨使用,要有主動議在議場上討論時,才可以行使該動議。
(三) 偶發動議有權宜問題、秩序問題、會議詢問、申訴動議、收回動議、分開動議、討論方式動議、表決方式動議、變更議程動議、暫時停止議事規則一部份動議等10個。其中權宜問題位階最高、秩序問題次之。(註1)
這3類動議中以偶發動議位階最高、附屬動議次之,主動議最低。

動議是問題的統稱,臨時動議屬於一般主動議。

茲將動議做歸納整理如下:
(一) 哪些動議不需附議、不需討論、不需表決:權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議等4個。(註2)
(二) 哪些動議不需主席同意,甚至間斷他人發言:權宜問題、秩序問題、會議詢問、申訴動議等4個。(註3)
(三) 哪些動議不需討論,但要表決:
1、 特別主動議中的抽出動議不需討論。
2、 附屬動議中不需討論的動議有散會動議、休息動議、擱置動議、停止討論等4個。
3、 偶發動議中要討論的動議有申訴動議、變更議程動議。其餘皆不討論。
4、 表決額數為2/3決的動議有停止討論動議、變更議程動議、暫時停止議事規則一部份動議,其表決額數以參加表決的人數來計算。其他的偶發動議的表決額數為多數決。(註4)
5、主席對權宜問題、秩序問題須做裁定;會議詢問須做答覆;收回動議須做徵詢。
6、處理問題的程序為動議(提案)、討論、表決。

討論有5個要領:
(一) 請求發言地位。(註5)
(二) 聲明發言性質。(註6)
(三) 不得發言離題。(註7)
(四) 一時不議二事。(註8)
(五) 發言限次限時。(註9)

表決須做兩面俱呈(註10),先問贊成方,再問反對方。主席須宣布表決結果(註10)。
贊成多於反對為通過,反對多於贊成為否決。

第五十八條所定以獲參加表決之多數為可決之議案,得比照前項規定以徵詢無異議方式行之,但主動議及修正動議,不在此限。(註11)

當你知道整個議事架構是從動議切入,還缺一哩路,就是這門課光聽不練,是學不到動議的使用內涵,因此上參加研習,課堂上還要「習練演試」(註12),才算是進入殿堂。

陳勁達  筆 2015 / 12 / 30

註1:會議規範
第 30 條  動議之種類 動議之種類如左:
(一)主動議 一動議不附屬於任何動議而能獨立存在者,屬之。其種類如左:
(1)一般主動議 凡提出新事件於議場,經附議成立,由主席宣付討論及表決者,屬之。
(2)特別主動議 一動議雖非實質問題而有獨立存在之性質者,屬之。
其種類如左:1復議動議。2取銷動議。3抽出動議。4預定議程動議。
(二)附屬動議 一動議附屬於他動議,而以改變其內容或處理方式為目的者,屬之。
其種類如左:
(1)散會動議。(休息動議)
(2)擱置動議。
(3)停止討論動議。
(4)延期討論動議。
(5)付委動議。
(6)修正動議。
(7)無期延期動議。
(三)偶發動議:議事進行中偶然發生之問題,得提出偶發動議,其種類如左:
(1)權宜問題。
(2)秩序問題。
(3)會議詢問。
(4)收回動議。
(5)分開動議。
(6)申訴動議。
(7)變更議程動議。
(8)暫時停止實施議事規則一部之動議。
(9)討論方式動議。
(10)表決方式動議。註2:會議規範
第32條  動議之附議 動議必須有一人以上附議始得成立。主席對動議得自為附議。各種會議,對附議另有規定者,從其規定。左列事項不需附議。
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)收回動議。註3:會議規範
第24條  請求發言地位 主席人發言,須先以左列方式之一,請求發言地位。經主席認可後,始得發言。
(一)舉手並稱呼主席請求發言。
(二)以書面請求,遞交主席,並註明姓名或議席號數。主席對前項各款之請求,應點首示意,或稱呼會員,准其立即發言,或紀錄各請求人之姓名席次,依次准其發言。左列事項無需討得發言地位,並得間斷他人發言:
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)申訴動議。
註4:會議規範
第59條  表決之特定額數 左列各款,須分別達到其特定額數,方為可決:
(一)須得參加表決之四分之三以上之贊同者。
甲、關於變更團體宗旨或目的之表決。
乙、關於團體解散之表決。
(二)須得參加表決之三分之二以上之贊同者。
甲、關於修改團體組織或議事規則之表決。
乙、關於罷免會員之表決。
丙、關於處分團體財產之表決。
丁、關於已通過議事程序變更之表決。
戊、暫時停止實施議事規則一部之動議之表決。
巳、停止討論動議之表決。

註5:會議規範
第87條  裁定及申訴 權宜問題及秩序問題之當否,不經討論,由主席逕行裁定,不服主席之裁定者,得提出申訴。申訴須有附議,始得成立。

註6:會議規範
第25條  聲明發言性質 出席人取得發言地位後,須首先聲明其發言性質,對在場之問題,為贊成,為反對,為修正,或為其他有關動議。

註7:會議規範
第27條  發言禮貌 發言應有禮貌,就題論事,除以對人為主體之議案外,不得涉及私人私事,如言論超出議題範圍,或有失禮貌時,主席應予制止,或中止其發言,其他出席人,亦得請求主席為之。

註8:會議規範
第31條  動議之提出 動議之提出,依左列之規定。
(一)主動議 得於無其他動議或事件在場時提出之。一主動議在場待決時,不得再提另一主動議,如經提出,即為不合秩序,主席應不予接述。
(二)附屬動議 得於其有關動議,進行討論中提出之,並先於其所附屬之動議,提付討論或表決。
(三)偶發動議 得視各該動議之性質於有關動議或事件在場時提出之。

註9:會議規範
第28條  發言次數及時間 發言應簡單扼要,同一議案,每人發言以不超過兩次,每次以不超過五分鐘為宜,但所有出席人均已輪流講畢,或另有規定者不受此限。提案之說明,質疑之應答,事實資料之補充,工作或重要事項之報告,經主席許可者,不受前項之限制。出席人如需延長或增加發言次數,應請求主席許可為之。必要時,主席應徵詢會眾有無異議,如有異議,應付表決。

註10:會議規範
第57條  兩面俱呈 表決應就贊成與反對兩面俱呈,並由主席宣布其結果。

註11:會議規範
第60 條  無異議認可之事項 左列各款,得由主席徵詢全體出席人意見,如無異議,即為認可,如有異議,仍應提付討論及表決。
(一)宣讀會議程序。
(二)宣讀前次會議紀錄。
(三)依照預定時間宣布散會或休息。
(四)例行之報告。
第五十八條所定以獲參加表決之多數為可決之議案,得比照前項規定以徵詢無異議方式行之,但主動議及修正動議,不在此限。

註12:民權初步序文
此書譬之兵家之操典,化學之公式,非流覽誦讀之書,乃習練演試之書也。若以流覽誦讀而洽此書,則必味如嚼蠟,終無所得;若以習練演試而治此書,則將如噉蔗,漸入佳境,一旦貫通,則會議之妙用,可全然領略矣。

主席主持議事的密技

主席主持議事的密技

密技的不二法門就是嫻熟議事規則,茲將動議做歸納整理:
一、 動議分三大類(註1)
(一) 一般主動議:提案與臨時動議。
特別主動議:抽出動議、取銷動議、復議動議、預定議程動議等4個。

(二) 附屬動議:散會(位階最高)、休息(老二)、擱置(老三)、停止討論(老四)、延期(老五)、付委(老六)、修正(老七)、無期延期(老八)等8個。須有主動議在場,始得為之。

(三) 偶發動議:權宜問題、秩序問題、會議詢問、申訴動議、收回動議、分開動議、討論方式動議、表決方式動議、變更議程動議、暫時停止議事規則一部份動議等10個。
權宜問題位階最高、秩序問題次之。

偶發動議位階最高、附屬動議次之,主動議最低。

二、 有4個動議不需附議為權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議。

三、 有4個動議無須討得發言地位,甚至間斷他人發言為權宜問題、秩序問題、會議詢問、 申訴動議。(註2)

四、 處理問題的程序為動議(提案)、討論、表決。

五、 特別主動議中的抽出動議不需討論,其他3個要討論。

六、 有4個附屬動議不需討論為散會、休息、擱置、停止討論等動議。其他4個要討論。

七、 有2個偶發動議要討論為申訴動議、變更議程動議。其餘皆不討論。

八、 有3個動議的表決額數是2/3決為停止討論、變更議程動議、暫時停止議事規則一部份動議。以參加表決的人數來計算。其他的動議其表決額數為多數決。

九、 權宜問題、秩序問題、會議詢問、收回動議等4個動議不需附議、不需討論、表決。

十、 主席對權宜問題、秩序問題需做裁定;會議詢問需做答覆;收回動議需做徵詢。(註3)

陳勁達 筆 2015/12/21

註1:會議規範
第 三十 條  動議之種類 動議之種類如左:
(一)主動議 一動議不附屬於任何動議而能獨立存在者,屬之。其種類如左:
(1)一般主動議 凡提出新事件於議場,經附議成立,由主席宣付討論及表決者,屬之。
(2)特別主動議 一動議雖非實質問題而有獨立存在之性質者,屬之。其種類如左:
1復議動議。
2取銷動議。
3抽出動議。
4預定議程動議。

(二)附屬動議 一動議附屬於他動議,而以改變其內容或處理方式為目的者,屬之。其種類如左:
(1)散會動議。
(休息動議)
(2)擱置動議。
(3)停止討論動議。
(4)延期討論動議。
(5)付委動議。
(6)修正動議。
(7)無期延期動議。

(三)偶發動議:議事進行中偶然發生之問題,得提出偶發動議,其種類如左:
(1)權宜問題。
(2)秩序問題。
(3)會議詢問。
(4)收回動議。
(5)分開動議。
(6)申訴動議。
(7)變更議程動議。
(8)暫時停止實施議事規則一部之動議。
(9)討論方式動議。
(10)表決方式動議。

註2:會議規範

第二十四條  請求發言地位 主席人發言,須先以左列方式之一,請求發言地位。經主席認可後,始得發言。
(一)舉手並稱呼主席請求發言。
(二)以書面請求,遞交主席,並註明姓名或議席號數。
主席對前項各款之請求,應點首示意,或稱呼會員,准其立即發言,或紀錄各請求人之姓名席次,依次准其發言。
左列事項無需討得發言地位,並得間斷他人發言:
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)申訴動議。

註3:會議規範
第八十七條  裁定及申訴 權宜問題及秩序問題之當否,不經討論,由主席逕行裁定,不服主席之裁定者,得提出申訴。
申訴須有附議,始得成立。

全民大議檢解析

全民大議檢 解析

全民大議檢  議題來檢驗 

一、處理任何問題有三個程序,從動議這個程序開始,經討論程序,再由【表決】這個程序結束,其整個過程稱為基本議事程序

解析:民權初步第三十節  議場每行一事,其手續有三,其一動議,其二討論,其三表決。此三手續,乃一線而來,無論如何複雜之程序,皆以此貫之。

      會議規範 動議在第30條,討論在第45條,表決在第55條。

二、動議的種類分3類為:主動議、附屬動議、【偶發動議】

解析:會議規範第 三十 條   動議之種類 動議之種類如左:

(一)主動議 一動議不附屬於任何動議而能獨立存在者,屬之。

(二)附屬動議 一動議附屬於他動議,而以改變其內容或處理方式為目的者,屬之。

(三)偶發動議:議事進行中偶然發生之問題,得提出偶發動議。

三、不論簡單或複雜的問題,在會議前,以書面提出問題稱為【提案】,在會議中用口頭提出問題稱為動議

解析:規範第三十四條   提案 動議以書面為之者稱提案,提案除依特別規定,得由個人或機關團體單獨提出者外,須有附署。其附署人數如無另外規定,與附議人數同。

四、討論應就事論事,發言者須首先聲明【發言】性質,對在場之問題,為贊成、為反對、為修正,或為其他有關動議

解析:規範第二十五條   聲明發言性質 出席人取得發言地位後,須首先聲明其發言性質對在場之問題,為贊成,為反對,為修正,或為其他有關動議。

五、討論應一個時間討論【一】個問題。

解析:規範第四十五條  動議之討論 動議之討論,應依優先秩序,逐一進行,在同一時間,不得討論二動議。如有違反前項情事發生,主席應予制止,或不予接述。

六、同一問題,每人發言以不超過【五分鐘】為宜。

解析:規範第二十八條   發言次數及時間 發言應簡單扼要,同一議案,每人發言以不超過兩次,每次以不超過五分鐘為宜,但所有出席人均已輪流講畢,或另有規定者不受此限。          提案之說明,質疑之應答,事實資料之補充,工作或重要事項之報告,經主席許可者,不受前項之限制。          出席人如需延長或增加發言次數,應請求主席許可為之。必要時,主席應徵詢會眾有無異議,如有異議,應付表決。

七、主席對於討論事項,以不參與發言或討論為原則,如必須參與發言,需聲明離開主席地位行之。主席對於表決,也是以不參與原則。

解析:規範第十八條   主席之發言 主席對於討論事項,以不參與發言或討論為原則,如必須參與發言,須聲明離開主席地位行之。          主席如必須參與討論時,如有副主席之設置,應由副主席暫代主席,如副主席亦須參與討論,應選舉臨時主席主持會議。但機關之幕僚會議,由首長主持者,不在此限。

八、表決應就贊成【反對】兩面俱呈,並由主席宣布表決結果。

解析:第五十七條   兩面俱呈 表決應就贊成與反對兩面俱呈,並由主席宣布其結果。

九、問題進行表決,出席人有三種選項贊成反對【棄權】

解析:規範第五十五條   表決之方式 表決應由主席就左列方式之一行之,但出席人有異議時,應徵求議場多數之意見決定之。

(一)舉手表決。(或用機械表決。)

(二)起立表決。

(三)正反兩方分立表決。

(四)唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。出席人應名時,應起立答應「贊成」,「反對」或「棄權」。如未應名,再唱一次,但不得三唱。

(五)投票表決。

前項第五款,除對人之表決應採無記名投票外,對事之表決,以記名投票表示負責為原則。

十、議事紀錄應由【主席】及紀錄分別簽署。

解析:規範第 十一 條   議事紀錄 開會應備置議事紀錄,其主要項目如左:          (一)會議名稱及會次。

(二)會議時間。

(三)會議地點。

(四)出席人姓名及人數。

(五)列席人姓名。

(六)請假人姓名。

(七)主席姓名。

(八)紀錄姓名。

(九)報告事項。

(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略。)

(十一)討論事項,表決方法及結果。

(十二)其他重要事項。

議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。          各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向大會提出報告。

享有言論、集會結社自由的公民,透過會議來表達自己的意見。因此,參加民主會議的出席人與列席人,對會議的程序與邏輯,都應該有基本素養,才算是成熟的公民。 

台灣議事效率促進會 推廣公民議事素養委員會提供

獲得70分以上者,恭喜您憑自己實力及格了以下者要加油了!

 

陳勁達 筆  2007 / 4 / 1

第一次理事會是預備會議?

第一次理事會是預備會議?

有人提問:同濟會各分會在每年5月召開會員大會選舉下一屆理事、監事,而後旋即召開下一屆第一次理事會、監事會或理堅監事聯席會是正式會議,還是準備會議?
依內政部規定,會員大會須於閉會後30天內,其會議紀錄須報請主管機關備查(註1),至於召開下一屆理事會、監事會亦有規定,人民團體之理事、監事選出後,應於大會閉會之第7日起至15日內分別召開理事會、監事會,由原任理事長、監事會召集人 (常務監事) 召集之,若理事會、監事會會議於大會當日召開者,應於召開會員 (會員代表) 大會時一併通知(註2),而召開第一次理事會最主要的議題就是從理事中選舉常務理事,理事再從常務理事中選舉理事長,監事會的議題是監事互選常務監事,從以上條文應該很清楚,會員大會閉會後第7日起至15日內須召開下一屆理事會、監事會是正式會議,另規定自召開第一次理事會為理事、監事任期的開始(註3),為什麼會有人認為下一屆第一次理事會是準備會議?其因是同濟總會規定同濟會各會會長之任期統一於每年10月1日開始,下一屆會長還未就就職,其所召開的理事會是準備會議,然內政部的規定是理事、監事任期從第一次理事會,因此對於任期有但書,國際性社會團體章程另有規定,並報經主管機關核准者,從其規定(註3)。因此於於10月1日為任期開始,須每月召開1次理事會,其10份理事會為第2次理事會,若為第一次理事會,不就與5月份召開的理事會,出現同次會了。

陳勁達  筆  2015 / 11 / 30

註1:督導各級人民團體實施辦法
第5條 人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事件召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。
會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。
主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註2:人民團體選舉罷免辦法
第20條 人民團體之理事、監事選出後,應於大會閉會之第七日起至十五日內分別召開理事會、監事會,由原任理事長、監事會召集人 (常務監事) 召集之,許可設立中之團體由籌備會召集人召集,如逾期不為召集時,由得票最多數之理事、監事或由主管機關指定理事、監事召集之。無法於規定時間內召開,得報請主管機關核准延長之。
理事會、監事會會議於大會當日召開者,應於召開會員 (會員代表) 大會時一併通知。但依法令或章程規定,理事、監事之當選不限於出席之會員(會員代表) ,不得於大會當日召開理事會、監事會會議。
經當選之全體理事、監事同意在會員 (會員代表) 大會當日召開理事會、監事會會議,且全數出席者,不受前項但書規定限制。

註3:人民團體選舉罷免辦法
第45條 人民團體理事、監事之任期應自召開本屆第一次理事會之日起計算。但國際性社會團體章程另有規定,並報經主管機關核准者,從其規定。

開會通知是公文嗎?

開會通知是公文嗎?

連續7年參加台中市議事效每月一次的議事研討會,第76次例會談「開會通知是公文嗎?」。開會通知若是公文,有何依據?
依據公文程式條例第2條第1項第6款其他公文,何謂其他公文?
查行政院文書處理手冊第4頁,召集會議時使用開會通知單,因此開會不發開會通知公文,是否為正式的會議就值得探討?
發開會通知公文之前須先確定3件事,開會事由,開會日期,開會通知,
請參考工會法第22條 召開會會議時,其會議通知之記載事項如下:
一、事由。
二、時間。
三、地點。
四其他事項。何謂其他事項?稍後再談。
其公文須有發文日期、發文字號(字號第xxx號,須10個數字)及發文者,請參考公文程式條例第6條。
為了減少紙本,可以用電傳文件,傳真或其他電子方式行之,請參考程式條例第2條第2項。
有哪些是其他事項?在開會通知上須告知出席人應於會議前多少天(內規自訂)提交提案,若未告知,出席人的提案權就被剝奪了,因為提案一定要在開會前提出,動議以書面為之提案,請參考會議規範第34條 ,不是書面提案就是動議,在各縣市議會議事規則明訂議員提案與市府提案須於會議前7天(各縣市規定不一)提交(註1),提交之後,彙整提案後,須於會議會議前4天將提案發文給議員及市府單位,因此開會通知須告知提案須於會議前多少天將會議資料予與會人員(註2);除此之外,還須告知預定散會時間,若未告知,開會就變成有始無終。

陳勁達 筆 2015 / 11  / 27

註1:新竹市議會議事規則
第八條 議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員四人以上之連署;市規章之提案,應有議員總額五分之一以上之連署。
二、市政府提案,以府函提出。
前項提案均應於大會開會七日前以書面提出,但經大會同意之緊急提案不在此限。

註2:新北市新莊國小校務會議實施要點:
第7條 本會議之承辦單位為總務處。會議之通知、提案單彙整、會議記錄及整理等由文書組長擔任之。
一、本會議應於召開前10日通知與會人員,會議提案於開會前6日提出。
二、臨時會於召開前3日內通知之,如緊急時隨時召開之。
三、應於開會前3日提供會議資料予與會人員,前二款所述皆不含例假日

問21 會議紀錄失真要如何善了?

提問21 會議紀錄失真要如何善了?

開完會,還有一項善後工程就是整理會議紀錄,紀錄者須以當時主席宣布的表決結果(註1),真實登載為原則。有人提問:有一活動提出2個執行方案A案與B案,討論中眾說分歧,主席一時不察,竟宣布「照案通過」,10天後會議紀錄出爐,卻登載「修正後通過」,顯然與事實不符,該如何善了?主席與紀錄須全責承擔會議紀錄的責任(註2),若有不實,需承受刑事責任,業務上明知為不實之事項刑責(註3)。每次開會其會議議程中有一項「宣讀並確認上次會議紀錄」程序(註4),若是以公告的會議紀錄來確認,與事實不符,定會出包,不要心存僥倖,姑且一試,與其知道會有難堪的場面,何不亡羊補牢,撤回會議紀錄的公告,更正後,再重新張貼,在下次會議時坦然面對失誤之責;然執行方案只能二擇一,無法兩案並存執行,會議中亦有一項「報告上次會決議案執行情形」程序(註4),必須實話實說,該案無法執行,然後對該案提議取消,如獲通過,就圓滿處置,若該活動仍然要辦理的需要,則重新提案,重新討論,重新議決,才能善了。在執行上若有時間困擾,得適時召開臨時會議來解燃眉之急。

陳勁達  筆   2015 / 10 / 26

註1:會議規範
第 17 條  主席之任務 主席之任務如左:
(一)依時宣布開會及散會或休息,暨按照程序,主持會議進行。
(二)維持會場秩序,並確保議事規則之遵行。
(三)承認發言人地位。
(四)接述動議。
(五)依序將議案宣付討論及表決,並宣布表決結果。
(六)簽署會議紀錄及有關會議之文件。
(七)答復一切有關會議之詢問,及決定權宜問題與秩序問題。
其他有關大會會務之重大問題事事件,得依本規範第六十三條第四款之規定,設立綜合委員會處理之,以維持主席公正超然之地位。副主席之任務,在協助主席處理有關會議進行之事務,或因主席因故不能主持會議時,代行主席職務。

註2:會議規範
第 11 條 議事紀錄 開會應備置議事紀錄,其主要項目如左:
(一)會議名稱及會次。
(二)會議時間。
(三)會議地點。
(四)出席人姓名及人數。
(五)列席人姓名。
(六)請假人姓名。
(七)主席姓名。
(八)紀錄姓名。
(九)報告事項。
(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略。)
(十一)討論事項,表決方法及結果。
(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向大會提出報告。

註3:刑法
第 215 條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:會議規範
第8條 會議程序 開會應於事先編訂會議程序,其項目如左:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣布開會。
(1)推選主席。(由臨時主席宣布開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。)
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(已另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提
付討論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略。)
(2)報告上次會決議案執行情形。(無此項報告者從略。)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略。)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事項或報告人,一一列舉,無則從略。)
(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議案之執行,或其他會務進行情形,檢討其利弊
得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,
應將其一一列舉,如無此種事項者,從略。)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉。)
(3)臨時動議。
(四)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(五)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第一項第二款第一目從略。
會議紀錄,如未失去機密性質者,應在秘密會中宣讀之。

主席主持議事用語12 宣布本次會議散會

主席主持議事用語12  宣布本次會議散會
會議要有始有終,主席依出席人簽到數達法定出席人數時,宣布會議開始,而會議程序進行到臨時動議時,會眾若無人提臨時動議時,主席得順勢宣布「本席宣布xx協會第x屆理事會第x次會議,會議散會。」;若散會時間已屆,而出席人仍要繼續提臨時動議時,主席應適時徵詢出席人,是否散會或延長會議?每次延長時間以半小時為宜,若議案討論時,未屆預定散會時間,出席人提散會動議,如獲通過,主席應執行其決議,須宣布會議散會。

陳勁達 筆  2015 / 9 / 29