主席須知事務 第2項 (起動提案權)

主席須知事務 第2項 (起動提案權)

開會通知是開會的第一關卡,若不足會議前通知日期,鐵定是白開,因為違反法律規定,然在開會通知前須先確定開會日期與地點,同時也要事出有名的事由,為什麼要開會?開什麼會要說清楚,講明白,因此開會通知須告知開會日期、地點、事由等,其事由如召開會員大會、理事會、監事會是根據章程的規定而召開,舉辦各項活動是根據年度計畫,另外開會通知內須附上一份附件「提案單」,以維護出席人的基本權利之一的提案權(註1),既然開會是因問題而起,如何提出問題?出席人接到開會通知,有必要時就須起動提案的念頭,提案有3個方向,例行活動的執行方案、改善團體品質的改良方案、創新活動的計畫方案,提案須具體且完備,才不會在議場上讓與會者不斷提出會議詢問來諮詢,提案有案由、說明、辦法、提案人、附署人等5項,提案有提案人而沒有附署人不合乎成案的要件,提案須依規定日期提出,提案經彙整依經驗法則排序後,須再回流交給全體出席人(註2),提案的目的是期待出席人在會議前就知道提案內容而有所準備,使得在議場上能有效率的進行議事討論,因此在開會通知須告知何時提交提案,何時須將彙整排序的提案再交給出席人,如此才能發揮提案的功能。主席對於合乎要件的提案應給予尊重,然有些提案內容不夠嚴謹,為了會議效率,主席應適時給予協助,以建立人助自助的人際關係。(277)

陳勁達 筆 2014 / 7 / 3

註1:會議規範
第20條(出席人之權利義務) 出席人有發言、動議、提案、討論、表決及選舉等權利。出席人有遵守會議規則,服從決議等義務。未出席者亦同。

註2:新北市豐年國小校務會議實施要點
第7條 本會議之承辦單位為總務處。會議之通知、提案單彙整、會議記錄及整理等由文書組長擔任之。
一、本會議應於召開前10日通知與會人員,會議提案於開會前6日提出。
二、臨時會於召開前3日內通知之,如緊急時隨時召開之。
三、應於開會前3日提供會議資料予與會人員,前二項所述皆不含例假日。
四、提案單交由文書組長彙整後,送交主席審查。
五、為求議事效率之提升,本會議得由主席召集有關人員事先審議提案。
六、審議提案時,得邀請相關人員列席說明,經審議委員三分之一表決同意即可排入會議議程,不適宜提交校務會議之提案應轉交相關行政處室辦理或說明,並將處理情形告知提案人及連署人。通過之議案經補充整理後,作成書面,提交校務會議議決。
七、會議紀錄應於會後7日內送交主席審查無誤後,應公告周知,以昭公信,正本由總務處存查。

 

主席須知事務 第1項(開會通知)

主席須知事務 第1項(開會通知)

1987年7月15日零時台灣地區解嚴後,國人才真正享有結社、集會、言論等自由,必然會有一群志同道合的人組成團體,為了解決團體問題而召開會議,也必然會有人在議場上表達意見,然在開會之前須寄發「開會通知」告知全體出席人,須將會議行程列入個人的行事例中,此「開會通知」為法律與行政命令的位階,不可等閒視之,因疏失而少於法定日期的開會通知,其會議的召開必然是無效的。團體的理事長是會議的召集人也是會議主席(註1),主席不能只重視開會的規則與流暢,而一些行政事務雖無須主席親自辦理,然也不能置身事外,因此,主席多了解一些行政事務總比渾然不知的好,若因主席的不知,使得行政事務一時出錯,主席須概括承受督導不周之責,因此規劃100項主席須知事務,適用於人民團體法所規納的職業團體、社會團體、政治團體等會議主席,與國民教育法規定的各級中小學校務會議主席,及各級中小學校學生家長會會議主席,也適用於公寓大廈管理條例所召開的區分所權人會議與管理委員會會議主席。依人團法的規定須每年須召開一次會員(會員代表)大會,須於開會前15天寄發開會通知給出席人與主管機關(註2),而該團體理事會、監事會須於開會前7天寄發開會通知(註3),各級學校校務會議依各縣市政府教育局所定的校務會議實施要點須於會議前7天公告周知,但應扣除例假日(註4),區分所有權人會議須於開會前10天公告開會通知(註5)等等,以上這些會議是以法律或行政命令定之,不可掉以輕心,主席你能擺著一付若無其事的態度嗎?

陳勁達 筆 2014  / 7  / 1

註1:人民團體法
第 4 條 人民團體分為左列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

第 30 條  人民團體理事長或監事會召集人,無正當理由不召開理事會或監事會超過二個會次者,應由主管機關解除理事長或監事會召集人職務,另行改選或改推。

註2:人民團體法
第 26 條  人民團體會員(會員代表)大會之召集,應於十五日前通知各會員(會員代表)。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
前項會議應報請主管機關派員列席。

註3:內政部督導各級人民團體實施辦法
第 5 條 人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註4:台北市國民中小學校務會議實施要點
第 8 條 校務會議應於每年一月及八月定期各召開一次,並列入學校行事曆。
校務會議開會通知單連同會議資料應於開會日前七日通知與會成員並公告。
前項期間應扣除例假日。

註5:公寓大廈管理條例
第30條 區分所有權人會議,應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容,通知各區分所有權人。但有急迫情事須召開臨時會者,得以公告為之;公告期間不得少於二日。