提案權

1040622提案權

提案權

開會通知須公正無私的寄發給每位出席人,「提案權」是出席人享有的6大基本權利之一,也是會議前唯一行使的權利,若是開會通知未告知出席人須於會議前多少天提出提案,此提案權就被主席剝奪了,曾有一位主席說開會前都可提出,當出席人提出之後,卻說太慢提出來,來不及印刷裝訂而不了了之,真是強詞奪理,因此才需明確的規定提案須於會議前多少天提出的規定。合理的規定會員(會員代表)大會須於會議前10天提出,理事會、監事會須於會議前5天提出,記住!提案須有另一出席人附署,才能成案。出席人不要讓您的權利睡著了!(3)

 

開會通知

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開會通知

「開會通知」是公文文書的法定程序,為了解決公共事務的問題就得開會,這是議事邏輯推理的因果關係,問題在眼前,要先確定開會日期,而開會日期與「開會通知」息息相關,社團理監事會須會議前7天通知,會員大會須會議前15天,區分所有權人會議須會議前10天,開會日期確定後,再決定開會地點,因此開會事由、時間、地點都確定了,才依規定寄發開會通知給全體出席人,若違反此規定其會議是無效的,而開會通知須具備發文日期、發文字號與發文者等要件,曾有開會事由應為會員大會,卻疏失寫成委員會,名不正言不順,當然就不能成會。(2)

會議目的

1040616開會目的

會議目的

議事程序是依議事邏輯來推論,「開會、開會、愈開愈不會」顯然這句話就不合議事邏輯,照理說是愈開愈會,為什麼有此說法?因為有不少參加會議的會議人在開會中,一邊開會,一邊學習,學到的議事知識是片段的,跳躍式的,只知其然,不知所以然,這些人在議場上東施效屏,當然施展不開。為了分享議事知識將陸續推出看字推理。早期部落族人內部的紛爭靠長老調解就可搞定,然部落與部落之間因生活的磨擦而發生的問題就需雙方坐下來開會解決,而這就是早期會議的雛型,其目的是為了解決問題(1)

臺中市國民中小學校務會議實施要點

臺中市國民中小學校務會議實施要點

中華民國100年9月30日中市教小字第1000059575號函頒

一、臺中市政府教育局為利所屬國民中小學執行校務會議召開相關事宜,特訂定本要點。
二、臺中市國民中小學校務會議(以下簡稱校務會議)議決校務重大事項如下:
(一)校務發展計畫。
(二)學校各種重要章則。
(三)依法令規定應經校務會議議決之事項。
(四)校長交議事項。
三、校務會議由校長、全體專任教師或教師代表、家長會代表、職工代表組成之。
前項成員為全體專任教師或教師代表,由學校依其校內民主程序討論後決定之。
四、校務會議採教師代表制者,置代表九人至三十一人,除校長為當然委員外,其餘由下列人員組成之:
(一)兼行政之教師代表三人至九人。
(二)未兼行政之教師代表三人至九人。
(三)家長會代表一人至九人。
(四)職工代表一人至三人。
前項委員總額應為奇數。各款人數不得超過總額二分之一。
第一項第一款之代表,除處室主任為當然代表外,餘就兼行政之教師中推選產生。
第一項第二款之代表,除教師會理事長為當然代表外,餘就未兼行政之教師中推選產生。
第一項第三款之代表,除家長會會長為當然代表外,餘由家長會推選產生;設有特殊班或幼稚園之學校,應各保留一名特教班或幼稚園家長代表。
第一項第四款之代表,由全體職工推選產生。
第一項第一款至第四款之代表,得推選至多九名候補名額。
五、校務會議採全體專任教師參加者,家長會代表及職工代表依前點第一項第三款及第四款、第五項至第七項規定辦理。
六、校務會議成員,均為無給職,任期一年,連選得連任;任期自每年八月一日起算至次年七月三十一日止。
七、校務會議成員有下列情形之一者,視為出缺,由候補人員遞補之:
(一)喪失受推選或推派之身分。
(二)受有期徒刑之判決確定。
(三)本人提出書面辭職。
(四)無故連續二次或累積三次,不參加校務會議。
前項代表出缺後,已無候補人員或任期不足三個月者,不予遞補。
八、校務會議由校長召集並主持之。校長因故未克主持時,由職務代理人代為主持會議。
校務會議代表除家長會代表外,均應親自出席會議,不得委任他人代理。
九、校務會議於每學期定期召開ㄧ次。
校務會議開會通知應於開會前十四日通知與會成員;會議提案應於開會前七日提交秘書或助理;校長應於開會前三日提供會議資料予與會代表。但應扣除例假日。
學校發生重大事故或有必要時,校長得隨時召開臨時校務會議。經全體校務會議代表二分之一以上連署,認有必要召開會議時,校長應即召開臨時校務會議,不適用前項時間通知及會議資料提供之規定。
十、校務會議應有三分之二以上成員出席,始能開會。如未達法定人數,校長應宣告於七日內再行召開校務會議。延期召開之校務會議或臨時校務會議出席人數達成員總額二分之一以上,視同正式會議進行。
十一、校務會議之議案,除由校長交議外,相關處室主任有提案之義務。
前項議案,家長會或教師會得提案;本校教職員工及家長經校務會議成員六分之一以上連署者,亦得提案。
為編擬各項議案,得組成各項專案小組或委員會,其成員由校長遴聘之。
十二、校務會議所作成之決議,應於會議結束次日起五日內送經校長核可後發布,並送交各相關業務單位執行。
前項決議事項應於會議結束次日起五日內,以書面通知家長會及教師會。
前二項期間應扣除例假日;校長並得於公開集會時以口頭先行宣布;但至遲應於口頭宣布次日起五日內,以書面補行發布。
十三、校務會議得置秘書或助理若干人,由校長遴聘相關人員兼任,負責校務會議各項行政作業庶務。
十四、校務會議開會期間應避免影響正常教學及校務運作。
十五、臺中市各國民中小學得依本要點訂定補充規定。

提問 14 拍掌不宜用於表決

提問 14 拍掌不宜用於表決

鼓掌通過是不是表決分式之一,不然怎麼有那麼多團體都在用?(新北市一社團提問)

積非成是的觀念真是要不得,而鼓掌通過就是一例,一直為很多團體所使用,就變成習慣成自然,圖個方便罷了。國父 孫中山先生於民國6年手著「民權初步」一書,第67節就明示拍掌不宜用於表決(註1),拍掌為讚揚稱道之謂,中西習尚皆同也。夫既用之讚揚,而又用之表決,則每易混亂耳目使會眾無所適從,故稍有經驗之議會,洵不宜用拍掌以表決也。內政部於民國54年頒布「會議規範」為全國各機關、團體共同遵守的議事規則,第55條表決之方式(註2),也沒有鼓掌通過這個方式,為何還有很多團體都還在使用?不得而知,也不用去探討。開會就像一場辯論比賽,正方與反方為求勝出,參賽選手一定要了解辯論規則才能立於不敗之地,開會也是要有規則,才能依規則判出誰對、誰錯,然中央法規標準法規定第3條行政命令的用詞有7個(註3),就是獨缺規範這個詞,也就是會議規範早已不是行政命令,是個僅供參考的議事規則,然其規則可用度還有8成,有的已不合時宜,有的只要稍做修正就可用,為了自求多福,各各團體得自行定訂議事規則,當然也可以將鼓掌通過列為表決方式之一,不過一定要做兩面俱呈(註4)才能分出多數方與少數方,主席才能宣布可決或否決(註5),為了讓會議有效率,為了讓會議符合民主的程序,歡迎鼓掌應列為表決方式之一,但須堅守兩面俱呈原則。

陳勁達  筆 2015 / 6 / 4

註1:民權初步
第67節 拍掌不宜用於表決 我國集會向有厲禁,故人民無會議之經驗及習慣。近年西化東漸,吾人始有集會之舉,然行之不久,習未成風,訛誤多所不免,則如以拍掌為表決,是其一端也。拍掌為讚揚稱道之謂,中西習尚皆同也。乃吾國集會,多用之表決,此則西俗所無也。夫既用之讚揚,而又用之表決,則每易混亂耳目使會眾無所適從,故稍有經驗之議會,洵不宜用拍掌以表決也。

註2:會議規範
第55條(表決之方式) 表決應由主席就下列方式之一行之,但出席人有異議時,應徵議場 多數之意見決定之:
(一)舉手表決。(或用機械表決)
(二)起立表決。
(三)正反兩方分立表決。
(四)唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。出席人應名時,應起立答應「贊成」、「反對」或「棄 權」。如未應名,再唱一次,但不得三唱。
(五)投票表決。
前項第五款,除對人之表決應採無記名投票外,對事之表決,以記名投票表示負責為原則。

註3:中央法規標準法
第3條 各機關發布之命令,得依其性質,稱規程、規則、細則、辦法、綱要、標準或準則。

註4:會議規範
第57條(兩面俱呈) 表決應就贊成與反對兩面俱呈,並由主席宣佈其結果。

註5:會議規範
第58條(可決與否決) 表決除本規範及各種會議另有規定外,以獲參加表決之多數為可 決,可否同數時,如主席不參與表決,為否決。
參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準。如以投票方式 表決,空白及廢票不予計算。

提問13 只有記名表決

提問13 只有記名表決

記名投票表決與不記名投票表決要如何應用?(台中市一社團提問)

出席會議的出席人可以不開口表達意見,這是出席人的緘默權,既然來到開會場所,出席人應勇於參與表決,表示對自己負責,不論贊成或反對都是給自己一個交待,因此不要輕意的棄權。表決有5種方式(註1),當表決同數時,主席可以參加表決,主席有3種選擇,選擇贊成時須聲明加入贊成方,因主席加入使得表決結果為贊成多於反對,議案為通過,主席若不參加表決,議案為否決(註2)。當主席採用舉手表決、起立表決、唱名表決或正反兩方分立表決時,碰到同數時如上所述的操作,然投票表決又分為對事採記名表決與對人採不記名表決,其操作就須相當慎思,當對事採記名投票表決而同數時,主席才能公開顯示其投票的方向為贊成或棄權,但對人採不記名投票表決,然同數時,主席卻要公開顯示其投票的方向,這樣對主席的要求是不公平的,因此對人採不記名投票表決是行不通的,應歸類為不記名投票選舉,當開票為同數時,以抽籤決定(註3),切記!只有記名投票表決,而沒有不記名投票表決的方式,此方式應歸類為不記名投票選舉,發選票時,主席與會眾要一起領票,主席不領票,是個人棄權行為,同數票時,才以抽籤定之。

陳勁達  筆   2015 / 6 / 1

註1:會議規範
第55條(表決之方式) 表決應由主席就下列方式之一行之,但出席人有異議時,應徵議場 多數之意見決定之:
(一)舉手表決。(或用機械表決)
(二)起立表決。
(三)正反兩方分立表決。
(四)唱名表決。唱名表決之方式,如經出席人提議,並得五分之一以上之贊同,即應採用。出席人應名時,應起立答應「贊成」、「反對」或「棄 權」。如未應名,再唱一次,但不得三唱。
(五)投票表決。
前項第五款,除對人之表決應採無記名投票外,對事之表決,以記名投票表示負責為原則。

註2:會議規範
第58條(可決與否決) 表決除本規範及各種會議另有規定外,以獲參加表決之多數為可 決,可否同數時,如主席不參與表決,為否決。
參加表決人數之計算,以表示可、否兩種意見為準。如以投票方式 表決,空白及廢票不予計算。

註3:會議規範
第95條(選舉之當選) 選舉以得票比較多數者為當選,票數相同時,以抽籤定之。如各該 會議另有規定者,從其規定。

提問12 常務理事會

提問12 常務理事會

開會通知已寄出,要變更開會日期與地點要如何處理?(台中市一社團提問)

開會有一定的法定程序,召開會員(會員代表)大會須會議前15日發會議通知(註1),理事會、監事會、理監事聯席會須會議前7天函告(註1),以郵戳為憑,開會通知因特別狀況要改變先前的開會日期、地點,要如何妥善處理才合乎法定程序?眾人之事應由眾人承擔,團體事務絕不是一個人說了就算,因此在特別狀況下,常務理事會是一個很好應變的機制,常務理事是理事成員的三分一(註2),9名理事中有3名常務理事,15名理事中有5名常務理事,依此類推,召開常務理事會亦須過半數的出席才是合法的會議,因此常務理事會的會議紀錄須送請理事會追認之,理事會在追認常務理事會會議紀錄時,可以議決通過,修正後通過,當然也可以否決,若經理事會否決的常務理事會紀錄,其損失或損害須由常務理事會成員共同承擔,然改變開會日期與地點經常務理事會議決通過,仍須依照上述所規定的開會通知期限去公告。學生家長會的運作亦是如此,開學後21天召開班級家長會選出會員代表(註4),由各班會員代表組成會員代表大會選出家長委員、會長、副會長(註5),家長委員至多25名,常務委員至多9名(註6),家長會得設常務委員會,照理說常務委員會其位階應是社團常務理事會的位階,常委會會議紀錄應送家長委員會追認才符合運作原則,然自治條例並沒有明文規定,而實務上不少學校以家長會常務委員會為運作模式,此種運作模式有待商榷。

陳勁達   筆 2015 / 5 / 29

註1:督導各級人民團體施辦法
第5條 人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。
會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。
主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註2:人民團體法
第 17 條 人民團體均應置理事、監事,就會員(會員代表)中選舉之,其名額依左列之規定:
一、縣(市)以下人民團體之理事不得逾十五人。
二、省(市)人民團體之理事不得逾二十五人。
三、中央直轄人民團體之理事不得逾三十五人。
四、各級人民團體之監事名額不得超過該團體理事名額三分之一。
五、各級人民團體均得置候補理監事;其名額不得超過該團體理監事名額三分之一。
前項各款理事、監事名額在三人以上者,得分別互選常務理事及常務監事,其名額不得超過理事或監事總額之三分之一;並由理事就常務理事中選舉一人為理事長,其不設常務理事者,就理事中互選之。常務監事在三人以上時,應互推一人為監事會召集人。

註3:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 6 條 家長會設班級學生家長會、家長委員會、會員代表大會。會員代表大會為家長會最高決策組織。會員代表大會閉會期間,由家長委員會代行職權。
家長會依實際運作需要,得設立常務委員會。

註4:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 12 條 每學年第一次班級家長會由班級導師協助於開學後二十一日內召開,召開時由出席家長公推一人擔任主席,並推選出班級家長代表。
各班級導師應列席班級家長會就班級事務與家長溝通。

註5:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 8 條 會員代表大會任務如下:
一 研討參與學校推展教育及提供改進建議事項。
二 審議家長會組織章程。
三 審議會務計畫,收支預、決算案。
四 選舉及罷免家長委員會委員、會長、副會長。
五 選派代表參與學校各種依法令必須參與之委員會會議及執行教育法令明定家長會之職權。

註6:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 9 條 家長委員會置委員七至二十五人,由會員代表大會就會員代表中選舉組成之;全校班級數四十八班以上學校(包括國小附設幼稚園),每滿十班得增置二人。
學校有特殊教育學生者,於前項委員總額內至少一人應為特殊教育學生家長;學校附設幼稚園者,至少應有幼教班班級代表一人為委員;每校原住民學生超過五人者,由原住民家長互推一人列席。
前項家長會委員,任期一學年,連選得連任。
家長委員會組成後,得由委員互選五至九人為常務委員,組成常務委員會,負責執行家長委員會經常性會務,會長及副會長應為當然常務委員,常務委員人數至多以九人為限。設常務委員會時,應於組織章程中自定常務委員任務,開會時由會長擔任主席,可否同數時取決於會長。
會員代表大會於每學年召開時,得依優先順序增置家長委員總數三分之一為候補委員,家長委員出缺時,依次遞補至原任期屆滿為止。

提問11 對事後提先決

提問11   對事後提先決

對人先提先決,對事後提先決,是正確的概念嗎?(桃園市一學校老師提問)

在校園裡從50年代就曾有「對人先提先決,對事後提先決」的論述,直到現在104年還有人對這句話仍是傳述不墜,似乎言之鑿鑿,可見是公說公有理,婆說婆有理。議事須講求效率,「對人先提先決」是天經地意,不容懷疑其效率,然「對事後提先決」這句話以效率來驗證就可議多了,為了求「先表決」就得「後提」的概念若能成立的話,這個會議必定拖拖拉拉的,若是有心人都想先決,你等我,我等你,就是不提案,那到底要等到何時才會有人提案呢?為什麼會有這樣的論述?如果從修正案的邏輯推理去探究就不難找到答案,先從議事基本程序談起,處理問題的步驟是動議(提案)、討論、表決,一主動議經附議成立,由主席宣付討論及表決(註1),在主動議討論中得提出附屬動議中的修正案,居於附屬動議優先於主動議(註2),此時須將主動議擺在一邊,優先處理修正案的討論,稱為第一修正案,第一修正案討論中得提出另一修正案,稱為第二修正案,其修正案的處理順序是第二修正案、第一修正案(註3),再回到本題(主動議),不就是後提的第二修正案先做表決,如獲可決,再處理第一修正的表決,如獲可決,再處理主動議的表決,如獲可決,本題就拍板定案,因此對於「對事後提先決」是斷章去義的說法,大都數人不探究修正案的論理,而自編其理(註4),正確的說詞是「對於修正案是後提先決」。

陳勁達  筆  2015 / 5 / 27

註1:會議規範
第30條 (動議之種類)動議之種類如下:
一、主動議 一動議不附屬於任何動議而能獨立存 在者,屬之。其種類如下:
(一)一般主動議 凡提出新事件於議場,經附議成立,由主席宣付討論及表決者,屬之。
(二)特別主動議 一動議雖非實質問題而有獨立存在之性質者,屬之。其種類如下:
1復議動機。
2取銷動議。
3抽取動議。
4預定議程動議。
二、附屬動議
一動議附屬於他動議,而以改變其內 容或處理方式為目的者,屬之。其種類如下:
(一)散會動議。(休會動議)
(二)擱置動議。
(三)停止討論動議。
(四)延期討論動議。
(五)付委動議。
(六)修正動議。
(七)無期延期動議。
三、偶發動議
議事進行中偶然發生之問題,得提出 偶發動議,其種類如下:
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)收回動議。
(五)分開動議。
(六)申訴動議。
(七)變更議程動議。
(八)暫時停止實施議事規則一部之動議。
(九)討論方式動議。
(十)表決方式動議。

註2:會議規範
第36條 (附屬動議之優先順序) 附屬動議優先於主動議。其本身之優先順序如下:
(一)散會動議。(休息動議)
(二)擱置動議。
(三)停止討論動議。
(四)延期討論動議。
(五)付委動議。
(六)修正動議。
(七)無期延期動議。
前項附屬動議如有順序較低之附屬動議待決時,得另提出順序較高 之附屬動議。但有順序較高之附屬動議待決時,不得提出順序較低之附屬動議。

註3:會議規範
第50條 (七)修正案之處理 有修正案之動議,其處理依下列順 序:
甲、第二修正案。
乙、第一修正案。
丙、本題。
第二修正案經討論後,即提出表決, 如經可決,即納入第一修正案,而變為修正後之第一修正案。
對前項修正後之第一修正案,如尚有修正意見提出,即為其他第二修正案,如又經可決,即納入該項修正後之第一修正案,而變為再度修正後之第一修正案。
對前項再度修正後之第一修正案,得再提其他第二修正案,其處理如前,直至再無其他第二修正案提出時,即將最後修正之第一修正案,提付表決。前項表決結果,如又經可決,即納入本題,而變為修正後之本題。
對前項修正後之本題,如尚有修正意見提出,即為其他第一修正案,如又經可決,即納入該向修正後之本題,而變為再度修正後之本題。
對前向再度修正後之本題,得再提其他第一修正案,其處理如前,直至再無其他第一修正案提出時,即將最後修正之本題,提付表決。
第二修正案如經否決,並無其他第二修正案提出時,即將第一修正案提付表決,第一修正案如經否決,並無其他第一修正案提出時,即將本題提付表決。

註4:網路蒐尋「對事後提先決」
有些單位的議事規則會寫人選是先提名先表決,事情是後提名先表決,都是希望達到最高效率,認為越早提名的人選越先表決好,而越後面提出的事情動議越完善,所以事情越後面越先表決,無論如何,都是希望達成最好的效率和結果。

提問 10 談話會紀錄

提問 10   談話會紀錄

上次會議紀錄與談話會紀錄都可以修正嗎?(新北市一社團提問)

開完會後,首要工作就是會議紀錄的整理,而紀錄須以當時所做的決議內容,須詳實記載為原則,其會議紀錄須經主席與紀錄分別簽署為正式會議紀錄(註1),而上次會議紀錄須於下次會議提出宣讀並確認為必要的會議程序(註2),然會議紀錄在下次會議中宣讀時,若有錯字或登載不時時,要如何處理?若有錯字,主席須說明因一時失誤而打錯字,請在場會眾「更正」,若是登載內容與當時所做的決議內容有出入,那就非同小可了,何者為對?就需求證,因此任何會議都要錄音存證以求事證明確,若是明知為不實之事項而登載,就有違反刑法第215條(註3)的可能,主席與紀錄須承擔其責任,如原決議為否決,會議紀錄卻登載為通過,或者在原案內容自行增加文字,為無中生有,都要背負刑責,若是因外在環境所致,以致於其決議執行有困難,不能在宣讀會議紀錄時,以修正案來便宜行事,這樣做法其原決議就失真了,因此須依議事程序來處理,對該案提修正後的新提案來前後呼應,才有連慣性的接軌。若是因法定出席人數不足,以致於會議不能開議,可以改開談話會,其談話會記錄須於下次會議追認(註4),有些團體將談話會紀錄當做正式紀錄來處理,亦屬不當,追認談話會會議紀錄須以提案方式入列於提案討論中,經討論、表決,其決議為通過、修正後通過、否決,如同常務理事會之決議也需在理事會追認,因常務理事成員為理事成員的1/3,不足全體理事的過半數之故。

陳勁達  筆  2015 / 5 / 25

註1:會議規範
第 11 條(議事紀錄) 開會應備置議事紀錄,其主要項目如下:
(一)會議名稱及會次。
(二)會議時間。
(三)會議地點。
(四)出席人姓名及人數。
(五)列席人姓名。
(六)請假人姓名。
(七)主席姓名。
(八)紀錄姓名。
(九)報告事項。
(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略)
(十一)討論事項,表決方法及結果。
(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向 大會提出報告。

註2:會議規範
第 8 條(會議程序) 開會應於事先編制會議程序,其項目如下:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣佈開會:
(1)推選主席。(由臨時主席宣佈開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。)
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(以另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提付討論及表決。
(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略)
(2)報告上次會議決議案執行情形。(無此項報告者從略)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事或報告人,一一列舉,無則從略)
(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議之情形,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失,及其改進之方法。
(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應將其一一列舉,如無此種事項者,從略)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉)
(3)臨時動議。
(4)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)
(5)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第二項第一目從略。會議紀錄,如未失去機密性質者,應在祕密會中宣讀之。

註3:刑法
第215條 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註4:會議規範
第六條(談話會) 因天災人禍,須為緊急處理,而出席人數因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知為出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

提問 9 開會通知

提問 9  開會通知

開會要開6、7個小時,要如何改善?(台北市一社團提問)

參加會議的出席人要謹記在心,開會要養成有始有終的開會概念,然不少機關、單位、團體的開會文化是有始無終,從哪裡可以見真章?看看開會通知公告(註1)便可見分曉,只告知開會時間,但無告知預定散曾時間,因此有從下午7點開到次日凌晨2點的社團理事會,有從下午1點開到下午7點的校務會議,不禁要問,有必要開那麼久嗎?一般會議以2小時為原則,最多不超過3小時,為什麼會開到6-7個小時呢?曾有主席為滿足所有出席人的需求,臨時動議一個一個的提出,直到沒有人提臨時動議才宣布散會,如果有公告預定散會時間,會出現這種情況嗎?要如何改善呢?首先要建立開會通知須公告開會時間,也要預告散會時間,這樣才叫做有始有終的開會文化。準時開會是必然的,預定散會時間已到,要依狀況處理,若散會時間已屆,主席須問在場會眾是否同意依公告的預定散會時間而散會,會眾若同意,主席則當下立即宣布散會,皆大歡喜,若不同意,要延長會議時間多久,須說清楚,談妥就可繼續開會,延會時間已到,如前法泡製處理,延一次,二次就很多了,每次以半小時計,了不起也只延長1小時而已; 如果開會通知無預告散會時間,參加會議的出席人就被主席軟性綁架,主席想開多久,就得奉陪到底,尤其是公家機關為甚,因此開會通知預告散會時間須劍及履及,才能達到會議有始有終的地步。

陳勁達  筆 2015 / 5 / 22

註1:公文程序條例
第2條 公文程式之類別如下:
一、令:公布法律、任免、獎懲官員,總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
二、呈:對總統有所呈請或報告時用之。
三、咨:總統與立法院、監察院公文往復時用之。
四、函:各機關間公文往復或人民與機關間之申請與答復時用之。
五、公告:各機關對公眾有所宣布時用之。
六、其他公文。
前項各款之公文,必要時得以電報、電報交換、電傳文件、傳真或其他電子文件行之。