主席須知事務 第24項 (議要決)

主席須知事務 第24項 (議要決)
議場上時常聽到耳熟能詳的三句話,會而不議,議而不決,決而不行,為什麼會而不議?開會之前,主辦單位須寄發開會通知,出席人除非臨時有事,大都會依開會通知上的日期出席會議,除非有特殊狀況,會眾杯葛不出席,造成開會時間已屆,未達法定出席人數而無法準時開議,像這種情況不多,是很容易查出事因的,事實上,大都是衝著主席而來,想讓主席難堪,冤有頭,債有主,只要主席身段放軟,大概都能雲過天青。致於議而不決就很棘手,開會的目的在解決問題,居然問題沒處理,懸在半空中,如何是好?開會的基本原則是任何問題一定要做成決議,沒有做決議的議題就應老老實實的空著,然有些主席自以為很聰明,交待紀錄依主席之意做成議案決議,殊不知這樣舉止已經違法且犯法了,任何會議議閉之後,須由紀錄依實際決議內容,做成會議紀錄,經主席與紀錄簽名(註1),陳報主管機關核備。對於未做決議的議題,其決議就應空著,若主席依自己之意,出現在會議紀錄上,就是業務上文書登載不實之罪,違反刑法第215條(註2),像會議記錄登載不實之案例而被判刑者,大有人在,網際網路上可搜尋。(299)

陳勁達 筆 2014 / 9 / 18

註1:會議規範
第 11 條 議事紀錄 開會應備置議事紀錄,其主要項目如左:
(一)會議名稱及會次。
(二)會議時間。
(三)會議地點。
(四)出席人姓名及人數。
(五)列席人姓名。
(六)請假人姓名。
(七)主席姓名。
(八)紀錄姓名。
(九)報告事項。
(十)選舉事項,選舉方法,票數及結果。(無此項目者,從略。)
(十一)討論事項,表決方法及結果。
(十二)其他重要事項。
議事紀錄應由主席及紀錄分別簽署。
各該會議得設置紀錄委員會,專司核對紀錄事宜,如有異議,應向大會提出報告。

註2:刑法
第215條(業務上文書登載不實罪) 從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

 

 

 

 

 

 

 

 

主席須知事務 第23項 (規要循)

主席須知事務 第23項 (規要循) 

考試院國家文官學院對於公務員基礎訓練安排【會議管理】課程,開宗明義揭示「5要」,規要循、會要議、議要決、決要行、行要果。「規要循」三個字包含2個意涵,開會要備有一套議事規則,有規則就要遵循。開會若有規則就依規則議事,出席人須請求發言地位,聲明發言性質,不得發言離題,一時不議二事,發言限次限時等為發言的5要,違反者,主席須適時提出糾正,主席不查或鄉愿不處理,在場出席人得提秩序問題糾正主席,主席死不認錯而硬坳,對秩序問題裁定不成立,出席人得提申訴動議,由出席人一起來評論主席的裁定是否合理,以求平反,這就是開會的邏輯事理;開會若沒規則,碰到爭議時,就只有吵與亂,沒有規則就沒有對與錯,最後不了了之,事後令大家忿忿不平,簡而言之,沒有規則的會議最常出現的狀況就是沒有效率,一波未平,一波又起,吵鬧的永無休止。然有些機關團體雖定訂議事規則卻不依規則進行議事,那些規則仿如璧紙是來裝飾用的,有些團體想定訂規則卻不要100條的會議規範為議事規則,若是如此,則無仿以台灣議事效率促進會所擬的「議事規則範例33條」做為參考,總之,開會一定要有規則,訂法,習法,守法是一個民主社會該有的規律步驟。(298)

陳勁達 筆 2014 / 9 / 15

議事規則範例  http://www.cpepc.org/modules/articles/article.php?id=76

 

 

 

主席須知事務 第22項 (會議效率第1關)

主席須知事務 第22項 (會議效率第1關) 

召開會議過程中最早出現的表單就是開會通知與提案單,而提案是出席人行使基本權利的第一項權利,提案單有5欄為案由、說明、辦法、提案人與附署人,「案由」是提案的焦點,如召開臨時理事會、審查新會員入會申請、審議活動財務結算等;「說明」是有憑有據的事實,根據章程規定召開臨時理事會,根據章程規定審查會員入會申請,根據章程施行細則規定活動財務結算表;「辦法」是對案由的實施方案,最讓人詬病的是「說明」卻被當做「辦法」來操作,若案由是召理事會、監事會,說明是跟據章程第xx條之規定而召開,而辦法是列出開會日期、開會地點、開會須知事項。提案內容並沒有強制規定要如何寫作,通常有2種方式,一是分段式的列出提案焦點而以辦法來細說怎樣做,另一是整合式的將提案焦點與辦法合成一段文字,只要提案人與附署人皆是合法的出席人,於規定時間內提出提案,行政幕僚單位無權置啄修改任一提案內容。提案內容若過於鬆散,顧前不顧後,讓其他出席人在提案討論中不斷地提出會議詢問,而提案人疲於奔波的做答復,就可想而知,事出有因,若提案內容讓人打從心底裡佩服,讚許提案無懈可擊,完美無缺,根本不需發多少時間討論就能輕鬆議決通過,由此可知優質提案內容是會議效率第一關卡。提案人是始終如一的贊成方,提案人要向主席爭取優先發言權(註1),對提案做說明或解釋,以促進會眾更清楚了解提案內容,出席人若有反對意見,這屬於正常現象,贊成方的夥伴須提出反駁的論述,總之,提案人對提案要有非過不可的決心,然提案人要問自己,是否提出最完備的提案。(297)

陳勁達 筆 2014 / 9 / 11

註1:會議規範
第26條  發言先後之指定 二人以上同時請求發言者,由主席指定其先後次序。
主席依前項指定發言人次序時,得參酌左列情形,指定其先行發言。(一)原提案人有所補充或解釋者。
(二)就討論之議案,發言最少,或尚未發言者。
(三)距離主席較遠者。

 

 

 

 

 

 

 

主席須知事務 第21項 (提案與動議)

主席須知事務 第21項 (提案與動議)

開會的目的在解決問題,問題要如何提出?有2個方式,一為提案,一為動議。何謂提案?何謂動議?動議以書面為之者稱提案(註1),一句話道出2個語詞,書面的稱為提案,非書面的稱為動議,動議者,為對於事體處分之提案也,這是民權初步對動議的註解。一言以蔽之,會議前以書面方式提出問題稱為提案,提案要附署,才能成案,會議中以口頭方式提出問題稱為動議,動議要附議,才能成立,要多少人附署(附議)?依規定只要一人附署(附議)就行,然各種機關團體對於附署(附議)的條件各有不同,因此須以該機關的單行法規行之,立法院對於法律案須15人附署,其他提案須10人以上(註3),台北市議會議員提案須3人附署(註4),而高雄市議會議員提案只要2人附署就可成案(註5);不過社團對於提案的附署與議事機關對於提案的附署有不同的解讀,前者的附署是對提案內容覺得值得呈現在議場上討論,因此對提案得發表贊成意見,亦可發表反對的意見,而後者的附署人卻不得發表反對原提案之意見(註3)。提案為什麼要以書面提出?台北市議會規定提案須於審查會前15天提出,高雄市議會規定要在開會前10天提出,因為提案須於開會前提出,也只能以書面為之,而提案的功能何在?當然是為了提升會議效率,提案若在開會當天才呈現在議員面前,議員要如何準備而提出質詢與論述?對社團而言,要在開會前多少天提出提案,得由各社團自行管理規定,因此須於開會通知告知全體出席人須於會議前多少天提出提案,若無此告知,出席人的提案權就給主席吞噬掉了,同時還需告知提案須回流,若提案提出之後,等到開會當天才呈現在會議程序表上,提案的效能是一無是處。居於提案的效能,在確認本次會議議程時,是不可增加任一提案,否則提案的制度就蕩然無存。動議是用口頭方式在議場上提出,致於動議分3大類,將於日後陸續做解說。

陳勁達 筆 2014 / 9 / 8

註1:會議規範
第 34 條 提案 動議以書面為之者稱提案,提案除依特別規定,得由個人或機關團體單獨提出者外,須有附署。其附署人數如無另外規定,與附議人數同。

註2:會議規範
第32條 動議之附議 動議必須有一人以上附議始得成立。主席對動議得自為附議。各種會議,對附議另有規定者,從其規定。
左列事項不需附議。
(一)權宜問題。
(二)秩序問題。
(三)會議詢問。
(四)收回動議。

註3:立法院議事規則
第 8 條  立法委員提出之法律案,應有十五人以上之連署;其他提案,除另有規定外,應有十人以上之連署。
連署人不得發表反對原提案之意見;提案人撤回提案時,應先徵得連署人之同意。

註4:臺北市議會議事規則
第 9 條 (議案提出) 議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員三人以上之附署;如為三人以上共同提出者,得不經附署;但巿法規之提案,應有議員總額五分之一以上之附署,且均應於分組審 查十五日前提出。
二、市政府提案,應經巿政會議通過,並於下列時間前以府函提出;但經大會同意之緊急提案不在此限:
(一)定期大會之提案,應於分組審查十五日前提出。
(二)臨時大會之提案,應於開會十日前提出。

註5:高雄市議會議事規則
第11條 (提案之程序)  內容  議案之提出依下列規定:
一、議員提案,應有議員二人以上之連署;如為三人以上共同提出者,得不經連署,其共同提案人以不超過十人為限,且均應於開會十日前以書面提出。如 不克於限期內提出時,仍得於分組審查五日前提出。
二、市政府提案,應經市政會議之通過,並於大會開會十日前以府函提出。
前項市政府提案,應先經程序委員會之審查通過後,始得提付大會討論。

主席須知事務 第20項 (上次決議案執行情形報告)

主席須知事務 第20項 (上次決議案執行情形報告)

【規要循,會要議,議要決,決要行,行要果】這是考試院國家文官學院編製會議管理課程的內容,強調會議管理須5要。任何會議須自訂議事規則,有規則就要遵循,召開會議須有事由,明正言順寄發開會通知,就要讓會議順利召開,會議中任何討論問題都須做成決議,議案決議如獲通過,就要執行,執行的成果要做檢討與紀錄。然並不是每個議案的執行都很順暢,有的出點小遇外,拐個彎自行排除;有的難度高,受制於外部協調難於承受,就得回報待決,因此每次會議需列一項程序為【上次決議案執行情形報告】,將執行的議案提出受阻狀況說明,並提出因應之道,對報告內容須接受與會者的諮詢,與會者在這種情況之下只能就報告內容做了解,而不能在當下對因應之道提出解決方案,何以故?每次會議都有設定討論的新議題,此為最優先待決的問題,若無先後待決問題的處理順序,會壓縮當次會議討論新議題的時間,因此只能聽其上次議案執行中待決問題的報告,對上次議案待決問題的解套之道須等到臨時動議時,才能提出討論。有一案例在游錫堃先生當行政院長時,時為馬英久市長到行政院院會做報告,要求對當下待決問題做因應之道的討論,被斥為不懂開會處理問題的先後思維。(295)

陳勁達 筆 2014  / 9  / 4

 

 

主席須知事務 第19項(確認上次會議紀錄)

主席須知事務 第19項(確認上次會議紀錄)

會議結束後,會議紀錄人要開始整理會議紀錄,只有一個原則就是忠實登載議案決議內容。會員(會員代表)大會須於閉會後30天內會議紀錄須報請主管機關備查(註1),尤其是改選理監事與章程修改的會議紀錄須特別謹慎,會議召集程序與決議方法(註2)常被提起會議決議無效,大都是因此而起,各地方法院最多訴訟案件以區分所權人會議紀錄為數最多。會議紀錄到底要閉會後多少天完成才是合理?沒有規定,然有一法可以提供參考,台北市國民中小學校務會議實施要點規定須於閉會後7天內提出宣告(註3),這是一個合理的規定,議而要決,議案決議之後就要執行,會議紀錄遲遲不公告,會造成不少的困擾,執行者更是無所適從,為了釐清權責,任何會議紀錄需經主席與紀錄共同簽署的那份才是正確的會議紀錄,若有登載不實,紀錄與主席需承擔法律責任(註4),若紀錄經公告後有偽造、變造之實,其刑責加重(註5)。會議紀錄為什麼要在下次會議提出確認?一般團體大都是三個月召開一次理事會、監事會,一年召開一次會員(會員代表)大會,閉會後7天內完成會議紀錄,經主席與紀錄簽署公告,然心圖不軌的主席與無知受騙的紀錄可能會狼輩為奸,登載不實,若不於下次會議確認上次會議紀錄,會讓有心人乘虛而入,無所欲為,造成團體無比的傷害,若有確認上次會議紀錄的程序,多少能預防犯罪者矯幸的機會,因此會議程序「確認上次會議紀錄」程序不可闕漏,曾有團體在會議上沒有進行這個程序,而被提起訴訟,法官提問被告,為什麼獨缺這道程序,是否心虛所致,被告無言以對而敗訴,實事求是是最基本原則。

陳勁達 筆 2014 / 9 / 1

註1:督導各級人民團體實施辦法
第  5  條   人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註2:民法
第56條   總會之召集程序或決議方法,違反法令或章程時,社員得於決議後三個月內請求法院撤銷其決議。但出席社員,對召集程序或決議方法,未當場表示異議者,不在此限。
總會決議之內容違反法令或章程者,無效。

註3:臺北市國民中小學校務會議實施要點
十五、校務會議所作成之決議,應於會議結束次日起三日內送經校長簽署公告;送交各相關業務單位執行。並以書面通知家長會及教師會。
依第五點規定辦理校務會議之學校,並應於會議結束後七日內向全校教職員工說明校務會議決議情形。
前項期間應扣除例假日,校長並得於公開集會時以口頭先行宣布。但至遲應於口頭宣布次日起三日內,以書面補行公布。
校務會議決議執行情況,應於下次會議時報告並公告。

註4:刑法
第215條   從事業務之人,明知為不實之事項,而登載於其業務上作成之文書,足以生損害於公眾或他人者,處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。

註5:刑法
第211條   偽造、變造公文書,足以生損害於公眾或他人者,處一年以上七年以下有期徒刑。

 

 

 

主席須知事務 第18項 (確認本次會議議程)

主席須知事務 第18項 (確認本次會議議程) 

開會有一定的基本程序,依會議規範規定列有5項(註1),若做細分則為10項,一、報告出席人數。二、主席宣布開會。三、確認本次會議議程。四、宣讀上次會議紀錄。五、報告上次會議決議案執行情形。七、主席報告與其它報告。八、討論事項。九、選舉。十、散會。有些團體將討論事項拆成提案討論與臨時動議是無可厚非的,然各種團體因需要而發展出自己的開會文化,融入朗誦信條、唱會歌等,是可以理解的,其基本會議程序仍是不變,但選舉時,經會員過半數之同意,可將選舉程序調到討論事項之前,報告事項之後(註2)。會議能不能開議,取決於出席人數是否達法定出席人數(註3),因此每次會議第一項程序必定是報告出席人數,報告出席人數是以簽到或報到為準(註4),須報告親自出席人數與委託出席人數;若未達法定人數時,主席須宣布延會或改開談話會(註5),然準時到的出席人卻在等遲到的人來開會,這是不合乎邏輯的道理,因此建議主席開會時間已屆,須宣布改開談話會,對準時到出席人才能有所交待,也才不會讓時間無謂虛耗,請參閱主席須知事務第15項(準時開會)。經主席宣布開議之後,接著是確認本次會議議程,確認會議議程在確認什麼?在確認大會提供的會議程序與提案排序,首先由主席徵詢出席人有無異議,若無異議,主席宣布議程認可(註6),若有異議須提付討論、表決,對會議程序可刪、可加,若原定有頒獎程序,因作業疏失而無法頒獎,得須刪除頒獎程序,若有重要貴賓確定會到議場,為了慎重與尊重須增加一項貴賓致詞,出席人須提修正案,依修正程序進行;而提案排序是大會安排的,當然是大會幕僚人員依經驗法則排定的,若出席人對提案順序有意見,要調整順序,出席人得提修正案,有人附議,修正案成立,依修正程序進行,會議程序經確認後,主席須依修正後的會議程序進行議事,若出席人認為有必要,得行使動議權,提變更議程動議,有人附議,動議成立,主席須交付討論,對變更議程動議內容做實質研討,因為要改變現況,要求變更議程動議要2/3決,總之,議程要先確認,才有變更議程之發生,不能在確認議程時,提變更議程動議,應提修正動議(修正案),其兩種動議的表決額數不同,前者是2/3決,後者是多數決,不可不慎!(293)

陳勁達 筆 2014 / 8 / 28

註1:會議規範
第 8 條 會議程序 開會應於事先編訂會議程序,其項目如左:
(一)由主席或臨時主席(發起人或籌備人)報告出席人數,並宣布開會。
(1)推選主席。(由臨時主席宣布開會者,應正式推選主席,但臨時主席得當選為主席。
(2)主席報告議程,及各項程序預定之時間。(已另印發議事日程者,此項從略。)
(3)主席報告議程後,應徵詢出席人有無異議,如無異議,即為認可;如有異議,應提付討論及表決。

(二)報告事項:
(1)宣讀上次會議紀錄。(如係第一次會議此項從略。)
(2)報告上次會決議案執行情形。(無此項報告者從略。)
(3)委員會或委員報告。(無此項報告者從略。)
(4)其他報告。(如有其他各種報告,應將報告之事項或報告人,一一列舉,無則從略。
(5)以上各款報告完畢後,得對上次決議案之執行,或其他會務進行情形,檢討其利弊得失, 及其改進之方法。

(三)討論事項:
(1)前會遺留之事項。(如前會有未完之事項,或指定之事項,須於本次會議討論者,應將其 一一列舉,如無此種事項者,從略。)
(2)本次會議預定討論之事項。(應將各預定討論事項一一列舉。(3)臨時動議。

(四)選舉。(如有必要,此項得移於討論事項之前)

(五)散會。
各該會議如已設置紀錄委員會者,本條第一項第二款第一目從略。
會議紀錄,如未失去機密性質者,應在秘密會中宣讀之。

註2:人民團體選舉罷免辦法
第 6 條  人民團體之選舉或罷免如經出席人數過半數之同意得移列於報告事項之後討論事項之前舉行。

註3:人民團體法
第 27 條   人民團體會員(會員代表)大會之決議,應有會員(會員代表)過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之。但左列事項之決議應有出席人數三分之二以上同意行之:
一、章程之訂定與變更。
二、會員(會員代表)之除名。
三、理事、監事之罷免。
四、財產之處分。
五、團體之解散。
六、其他與會員權利義務有關之重大事項。

註4:督導各級人民團體實施辦法
第  8  條  人民團體各項會議出席人數之計算,以簽到或報到人數為準。但出席人提出清查在場人數之動議時,應清查在場人數,以清查結果為準。前項動議不需附議。但原動議人得於清查結果宣布前收回之。

註5:會議規範
第 4 條  開會額數 各種會議之開會額數,依左列規定:
(一) 永久性集會,得自定其開會額數。如無規定,以出席人超過應到人數之半數 ,始得開會。
前款應到人數,以全體總數減除因公、因病人數計算之。
(二) 處理議案之委員會,應有全體委員過半數之出席,始得開會。
(三) 會員無定額者,不受開會額數之限制。
開會時間已至,不足開會額數者,得宣布延長之,延長兩次仍不足額時,主席應宣告延會,或改開談話會。

第 7 條   開會後缺額問題 會議進行中,經主席或出席人提出數額問題時,主席應立即按鈴,或以其他方法,催促暫時離席之人,回至議席,並清點在場人數,如不足額,主席應宣布散會或改開談話會,但無人提出額數問題時,會議仍照常進行。在談話會中,如已足開會額數時,應繼續進行會議。

註6:會議規範
第 60 條 無異議認可之事項 左列各款,得由主席徵詢全體出席人意見,如無異議,即為認可,如有異議,仍應提付討論及表決。
(一)宣讀會議程序。
(二)宣讀前次會議紀錄。
(三)依照預定時間宣布散會或休息。
(四)例行之報告。
第五十八條所定以獲參加表決之多數為可決之議案,得比照前項規定以徵詢無異議方式行 之,但主動議及修正動議,不在此限。

 

 

 

 

 

 

主席須知事務 第17項(清點人數)

主席須知事務 第17項(清點人數)

會議時間已至,主席須以簽到人數(註1)來計算出席人數,已達法定出席人數,主席須宣布會議開始,若未達法定人數,主席須宣布改開談話會,曾有一國際團體召開會員代表大會,司儀卻一一唱名,看似很合乎「人在場」的規定,然光是點名卻耗掉半小時,而點名之後,出席人會乖乖的在場嗎?頗值得懷移!因此點名動作是不智的,有些真心的出席人向主席老實告白,是來簽到捧場,有事須提早離席,碰到這種現象早就是司空見慣了,只能苦笑,徒呼奈何!因此主席宣布開議之後,會場人數可能比簽到人數少,若出席人察覺低於法定人數,任何出席人都有權利提出「權宜問題,要求主席清點在場人數」,主席不得拒絕,權宜問題是偶發動議的一種,是出席人的基本權利—動議權(註2),清查後,以清點結果為準,但原動議人得於清查結果宣布前收回,只要主席宣布清查結果未達法定人數時,就得立即宣布改開談話會,所以「清點人數」是主席宣布會議開議之後,隨時都可提出,其目的在維持法定出席人數的概念。然會場確實超過法定出席人數,卻還是有些搗亂份子要求清點人數,主席該如何處置?接還是不接?主席若能篤定會場人數確時超過法定人數時,主席應宣布「權宜問題不成立,會議繼續進行議事。」,然原動議人會善罷方休嗎?在場出席人得提出申訴動議(註3),有人附議,始得成立,成立之後就需對申訴動議進行討論、表決,如獲通過,代表主席宣布裁定不成立是錯誤的,主席須向在場會眾致歉,若表決結果是否決,就維持主席的裁定。因此議場上,出席人第1次提出清點人數時,主席一定要清點人數,第2次以後,由主席自行決定,接了就需點數,但須以會場人數為準,以安定出席人的疑慮,若裁定不成立,可能會面臨出席人提申訴動議來反正,總之,主席與出席人要正確認知「清點人數」的意涵,是在維持會場保持法定出席人數的概念。但不要為了表決額數去動用清點人數那就有點走偏了。 (292)

陳勁達 筆 2014 / 8 / 26

註1:督導各級人民團體實施辦法
第  8  條  人民團體各項會議出席人數之計算,以簽到或報到人數為準。但出席人提出清查在場人數之動議時,應清查在場人數,以清查結果為準。前項動議不需附議。但原動議人得於清查結果宣布前收回之。

註2:會議規範
第 20 條(出席人之權利義務)  出席人有發言、動議、提案、討論、表決及選舉等權利。出席人有遵守會議規則,服從決議等義務。未出席者亦同。

註3:會議規範
第 87 條(裁定及申訴)  權宜問題及秩序問題之當否,不經討論,由主席逕行裁定,不服主席之裁定者,得提出申訴。
申訴須有附議,始得成立。

 

 

 

 

 

 

主席須知事務 第16項 (談話會)

主席須知事務 第16項 (談話會) – 291

開會時間已至,不足開會額數時,主席不應讓準時到場的出席人,無奈的等候遲到的人來開議,應果斷的準時宣布改開談話會,要從何談起,有人認為須從原定會議程序一一起步,若是如此,後續有人簽到,已達法定出席人數時,該談話會已進行到提案二的討論,要怎麼進行正式會議?曾有一案例,因已達開會額數,主席宣布會議正式開始,試圖想從提案二繼續討論,卻為晚到的出席人提出會議詢問,會議不是正式開議,怎麼馬上進行到提案二討論,主席的解釋不為晚到的出席人所接受,要求從原定的會議程序一一進行,因此,主席宣布改開談話會後,須直接進行提案討論,依規定只要獲得2/3以上的同意,就可可做成決議(註1),所謂2/3以上(註2)同意的意涵,不用做兩面俱呈,而只問贊成方,以在場人數達2/3以上同意就可做成決議,其決議有通過、否決,須於正式會議中追認,追認該怎樣操作?假設該次會議有5個提案,談話會提案一的決議為通過,提案二在進中,主席在宣布正式會議開議之前,先要調整提案內容,提案一要改成「追認提案一(內容一字不漏照列),其決議通過案」。任何談話會通過的假決議須在正式會議做追認討論,其討論之後的決議有通過、修正後通過、否決等,這樣做代表何種意義?假設出席人有9名,開會時間已至,只來4名,尚缺1名才達法定人數,主席宣布改開談話會,提案一做假決議,而晚到出席人簽到後,已達法定人數,依會議程序一一進行,到追認提案一的決議通過案時,主席徵詢晚到的出席人,對提案一有無異議,若有異議,進行討論,其結果會翻盤嗎?剛剛有4人在談話會中討論,晚到的人加入再討論一次,其翻盤機會是不多的。若當次會議一直保持未達法定人數情況下,所有的提案都做假決議,到了下次正式會議,依其假決議一一追認,該通過就通過,該修正就修正,該否決就否決,從法的位階,談話會不具有法律效力,然經過正式會議的追認,其談話會也成為正式的會議紀錄,然修正後或否決的提案,若有損害全體權益,須由談話會的成員承擔責任,因此談話會在做決議時,須很慎重為之。(291)

陳勁達 筆 2014 / 8 / 22

註1:會議規範
第 6 條(談話會) 因天災人禍,須為緊急處理,而出席人數因故未達開會額數者,得開談話會,依出席人三分之二以上之同意,作成決議行之,但該項決議應於會後儘速通知為出席人,並須於下次正式會議,提出追認之。

註2:刑法
第 10 條 稱以上、以下、以內者,俱連本數或本刑計算。
稱公務員者,謂下列人員:
一、依法令服務於國家、地方自治團體所屬機關而具有法定職務權限,以 及其他依法令 從事於公共事務,而具有法定職務權限者。
二、受國家、地方自治團體所屬機關依法委託,從事與委託機關權限有關之公共事務者。
稱公文書者,謂公務員職務上製作之文書。
稱重傷者,謂下列傷害:
一、毀敗或嚴重減損一目或二目之視能。
二、毀敗或嚴重減損一耳或二耳之聽能。
三、毀敗或嚴重減損語能、味能或嗅能。
四、毀敗或嚴重減損一肢以上之機能。
五、毀敗或嚴重減損生殖之機能。
六、其他於身體或健康,有重大不治或難治之傷害。
稱性交者,謂非基於正當目的所為之下列性侵入行為:
一、以性器進入他人之性器、肛門或口腔,或使之接合之行為。
二、以性器以外之其他身體部位或器物進入他人之性器、肛門,或使之接合之 行為。
稱電磁紀錄者,謂以電子、磁性、光學或其他相類之方式所製成,而供電腦處理之紀錄。

主席須知事務 第15項 (準時開會)

主席須知事務 第15項 (準時開會) 

加拿大人認為守時是做人基本素養,在瑞士守時是他們國家最恪守的基本禮儀,而在台灣不守時卻是一種常態,怪哉!開會通知須告知開會事由、開會日期、開會地點(註1),開會時間已至,不足開會額數者,得宣佈延長之,延長兩次仍不足額時,主席應宣告延會,或改開談話會(註2),這是目前社團因不足法定出席額數時,因循的模式,一般會議以不超過2小時為原則,若因不足開會額數,主席得宣布延會2次,試問還剩下多少時間可以用來開會,試問準時到的人卻空等不準時的人來開會,這是那一門的道理,像這種不合時宜的條文是否應該與時俱進的修改,因此,建議主席開會時間已至,須對在場會眾告知實情,因未達法定出席人數(註3),主席應宣布改開談話會(註4),這樣的主席作為才是一位對得起準時來開會的出席人有個交待,讓受到主席尊重的出席人,還是會繼續堅持準時來出席會議,否則若是空等,每次都是如此,想必會劣幣驅除良幣,就會出現惡性循環,明智的主席你要選擇宣布改開談話會,還是延會呢? (290)

陳勁達 筆 2014 / 8 / 19

註1:工會法
第 22 條  工會召開會議時,其會議通知之記載事項如下:
一、事由。
二、時間。
三、地點。
四、其他事項。

註2:會議規範
第4條(開會額數) 各種會議之開會額數,依下列規定:
(一) 永久性集會,得自定其開會額數。如無規定,以出席人數超過應到人數之半數,始得開會。
前款應到人數,以全體總數減除因公、因病人數計算之。
(二) 處理議案之委員會,應有全體委員通過半數之出席,始得開會。
(三) 會員無定額者不受開會額數之限制。
開會時間已至,不足開會額數者,得宣佈延長之,延長兩次仍不足額時,主席應宣告延會,或改開談話會。

註3:人民團體法
第 27 條   人民團體會員(會員代表)大會之決議,應有會員(會員代表)過半數之出席,出席人數過半數或較多數之同意行之。但左列事項之決議應有出席人數三分之二以上同意行之:
一、章程之訂定與變更。
二、會員(會員代表)之除名。
三、理事、監事之罷免。
四、財產之處分。
五、團體之解散。
六、其他與會員權利義務有關之重大事項。

註3:公寓大廈管理條例
第 31 條 區分所有權人會議之決議,除規約另有規定外,應有區分所有權人三分之二以上及其區分所有權比例合計三分之二以上出席,以出席人數四分之三以上及其區分所有權比例占出席人數區分所有權四分之三以上之同意行之。

註3:臺北市中小學校學生家長會設置自治條例
第 14 條 召開會員代表大會須有應出席人員三分之一以上之出席,家長委員會須有應出席人員過半數之出席,始得開會;並經出席人員過半數之通過,始得決議;出席人數不足得改開座談會,並以出席人數過半數之同意為假決議。假決議應明確訂定下次會議時間、相關議程,並通知各會員代表及公布於家長會辦公室。

註3:臺北市國民中小學校務會議實施要點
十、校務會議應有過半數成員出席,始得開會。如未達法定人數,校長應宣告於七日內再行召開校務會議。
再行召開之校務會議或臨時校務會議,因出席人數未符前項規定時,主席應宣布流會,並於三日內由校長(或其職務代理人)邀集校務會議成員就議案進行協商,如仍無法作成決議,則由校長裁示並於三日內報送臺北市政府教育局(以下簡稱教育局)核定。教育局於作成核定前,認為必要時,得邀請學校、臺北市教師會、家長聯合會及校長協會協調處理。
再行召開之校務會議,其次數以一次為限。

註4:議事規則範例(台灣議事效率促進會)
第 1 條 準時開會 出席人依時到達會場,主席應準時宣布開會,未達法定出席人數時,主席應宣佈改開談話會或延長之,延長二次,主席得宣佈流會。http://www.cpepc.org/modules/articles/article.php?id=76