主席須知事務 第1項(開會通知)

主席須知事務 第1項(開會通知)

1987年7月15日零時台灣地區解嚴後,國人才真正享有結社、集會、言論等自由,必然會有一群志同道合的人組成團體,為了解決團體問題而召開會議,也必然會有人在議場上表達意見,然在開會之前須寄發「開會通知」告知全體出席人,須將會議行程列入個人的行事例中,此「開會通知」為法律與行政命令的位階,不可等閒視之,因疏失而少於法定日期的開會通知,其會議的召開必然是無效的。團體的理事長是會議的召集人也是會議主席(註1),主席不能只重視開會的規則與流暢,而一些行政事務雖無須主席親自辦理,然也不能置身事外,因此,主席多了解一些行政事務總比渾然不知的好,若因主席的不知,使得行政事務一時出錯,主席須概括承受督導不周之責,因此規劃100項主席須知事務,適用於人民團體法所規納的職業團體、社會團體、政治團體等會議主席,與國民教育法規定的各級中小學校務會議主席,及各級中小學校學生家長會會議主席,也適用於公寓大廈管理條例所召開的區分所權人會議與管理委員會會議主席。依人團法的規定須每年須召開一次會員(會員代表)大會,須於開會前15天寄發開會通知給出席人與主管機關(註2),而該團體理事會、監事會須於開會前7天寄發開會通知(註3),各級學校校務會議依各縣市政府教育局所定的校務會議實施要點須於會議前7天公告周知,但應扣除例假日(註4),區分所有權人會議須於開會前10天公告開會通知(註5)等等,以上這些會議是以法律或行政命令定之,不可掉以輕心,主席你能擺著一付若無其事的態度嗎?

陳勁達 筆 2014  / 7  / 1

註1:人民團體法
第 4 條 人民團體分為左列三種:
一、職業團體。
二、社會團體。
三、政治團體。

第 30 條  人民團體理事長或監事會召集人,無正當理由不召開理事會或監事會超過二個會次者,應由主管機關解除理事長或監事會召集人職務,另行改選或改推。

註2:人民團體法
第 26 條  人民團體會員(會員代表)大會之召集,應於十五日前通知各會員(會員代表)。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。
前項會議應報請主管機關派員列席。

註3:內政部督導各級人民團體實施辦法
第 5 條 人民團體應於召開會員 (會員代表) 大會十五日前,或召開理事會議、監事會議、理事監事聯席會議七日前,將會議種類、時間、地點連同議程通知各應出席人員並報請主管機關及目的事業主管機關備查。但因緊急事故召集臨時會議,經於開會前一日送達通知者,不在此限。會員 (會員代表) 大會會議紀錄,應載明出席、缺席、請假者之人數,於閉會後三十日內報請主管機關及目的事業主管機關備查。會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議及理事監事聯席會議之決議應報請主管機關或目的事業主管機關核辦者,須檢附會議紀錄分別專案處理,並將處理情形提報下次會議。主管機關及目的事業主管機關於人民團體召開會員 (會員代表) 大會、理事會議、監事會議、理事監事聯席會議時得派員列席。

註4:台北市國民中小學校務會議實施要點
第 8 條 校務會議應於每年一月及八月定期各召開一次,並列入學校行事曆。
校務會議開會通知單連同會議資料應於開會日前七日通知與會成員並公告。
前項期間應扣除例假日。

註5:公寓大廈管理條例
第30條 區分所有權人會議,應由召集人於開會前十日以書面載明開會內容,通知各區分所有權人。但有急迫情事須召開臨時會者,得以公告為之;公告期間不得少於二日。

 

 

 

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